De volledige catalogus
Alles wat er in Zonote zit
68 functies in 9 modules — allemaal inbegrepen in die ene prijs. En omdat opsommingen makkelijk beloven: elke functie heeft een openbare handleiding op het supportportaal, die je nu al kunt lezen.
De volledige catalogus
68 functies in 9 modules — allemaal inbegrepen in die ene prijs. En omdat opsommingen makkelijk beloven: elke functie heeft een openbare handleiding op het supportportaal, die je nu al kunt lezen.
Eén dossier per cliënt, met een zorgplan dat is opgebouwd rond het leven — leefdomeinen, geen formulieren — en leesbaar voor jou, je invallende collega en de cliënt zelf.
Het zorgplan is opgebouwd rond wonen, gezondheid, financiën, sociaal netwerk en daginvulling; elk domein is een tegel met een voortgangsring die de doelstatussen optelt.
Tussen twee evaluaties leg je op de doelkaart vast hoe een doel ervoor staat — loopt door, behaald, niet gehaald, vervalt — met het verplichte veld 'Waar blijkt dat uit?' als onderbouwing.
Zonote zet de gekoppelde rapportages per doel voor je klaar, zodat de evaluatie op feiten steunt; na afronding start een nieuwe planperiode en blijft het oude plan in het archief staan.
Het plan wordt formeel vastgesteld — mét of zonder digitale ondertekening, dat is een organisatie-instelling — en is als PDF met ondertekenvak te exporteren.
Elk dossier heeft een kort invallersprofiel met benadering, afspraken en aandachtspunten, zodat een collega die de cliënt niet kent in één minuut op weg is.
Brieven en beschikkingen bewaar je per cliënt en bekijk je direct in de viewer zonder te downloaden; wie een document mag openen volgt uit de rol, en elke inzage wordt gelogd.
Huisarts, apotheek en bewindvoerder koppel je via hun AGB-registratie — met één aangewezen hoofdbehandelaar of regievoerder als aanspreekpunt.
Gestandaardiseerde vragenlijsten maken momenten vergelijkbaar met elkaar, en korte werknotities ('reservesleutel ligt bij de buren') houden praktische weetjes buiten de formele rapportage.
Verder lezen in de kennisbank: Dossier & zorgplan
Rapporteren zoals het moment het vraagt — vrij, gestructureerd of achteraf — met grenzen die het dossier betrouwbaar houden.
Je verslag koppel je aan een doel uit het zorgplan, zodat rapportage en voortgang bij elkaar horen en de evaluatie later op feiten steunt.
Vier aparte velden — Subjectief, Objectief, Evaluatie, Plan — elk met een voorbeeldzin als hulp, en de rapportagelijst toont de vier onderdelen weer los van elkaar.
Het herkenningsmodel wordt eenmalig gedownload en draait daarna volledig lokaal; op de live omgeving staat inspreken bewust uit tot de eigen EU-spraakdienst er is, omdat browser-spraak audio buiten de EER stuurt.
Typ 'temperatuur 38,1' en Zonote herkent de meting via vaste patronen — geen black box — en jij bevestigt hem vóórdat er iets bij Medisch → Metingen belandt.
Binnen de door je organisatie ingestelde grens (24 uur tot onbeperkt) kies je de echte zorgdatum met een verplichte reden; het verslag krijgt het label 'Achteraf vastgelegd'.
Alleen de schrijver kan een verslag bijwerken, standaard tot 24 uur na vastleggen, en het origineel blijft in het auditspoor bewaard zoals NEN 7513 vraagt.
Verder lezen in de kennisbank: Rapporteren & spraak
Een agenda die niet op zichzelf staat: wat je plant en afrondt, stroomt zonder overtypen door naar uren en declaratie.
Elk item is een gekleurde chip — gepland, uitgevoerd, geannuleerd — en ook zorgmomenten die uit een rapportage komen staan gewoon in de agenda.
Wekelijks, om de week of maandelijks plan je in één keer, en bij het wijzigen vraagt Zonote of het om die ene afspraak gaat of om de hele reeks.
Een overlappende afspraak wordt op het moment van plannen geweigerd, met de botsende afspraak erbij — niet pas als de declaratie wordt afgekeurd.
Direct na het bezoek (ook op je telefoon) controleer je de werkelijke tijden en schrijf je je rapportage; je uren staan dan als concept klaar, gekoppeld aan de afspraak.
Teamoverleg, intervisie en casuïstiek tellen als gewerkte tijd voor de deelnemers, zonder declaratie en zonder rapportageplicht.
In één overzicht zie je wie er wanneer werkt en welke bezoeken er die week gepland staan; wat je precies van collega's ziet, hangt af van je rol.
Het vaste zorgpatroon van één cliënt staat per weekdag in het dossier, naast de geïndiceerde omvang per week — die twee mogen van elkaar verschillen.
Verder lezen in de kennisbank: Agenda & afspraken
Van bezoek tot gefiatteerde uren in één doorlopende keten — met de spelregel dat één bezoek maar één keer tijd oplevert.
Afspraak → afronden → uren → fiatteren → declaratie is één lijn; rond je een afspraak af én rapporteer je een zorgmoment, dan ontdubbelt Zonote dat automatisch.
In een werkblad keur je regels goed per medewerker of voor het hele team, en alleen concept-regels waarvan de zorg al geleverd is zijn selecteerbaar.
Geregistreerde tijd wordt per blok van 240 minuten naar boven afgerond naar dagdelen, en de eenheid zit vast aan de prestatie — per ongeluk in uren declareren kan niet.
Heen- en terugreis vormen samen één vervoeretmaal per cliënt per dag, en je legt het bij het afronden van de afspraak voor de hele groep in één keer vast.
Eén afspraak met meerdere deelnemers: elke cliënt krijgt eigen zorgregels op het eigen tarief en de eigen toewijzing, terwijl jouw werktijd maar één keer telt.
Bij een maandtarief declareer je per kalendermaand één vast bedrag, en de gebroken maand is een vastgelegde contractafspraak (volle maand, naar rato of niet) met verplichte vindplaats.
Vier tegels — Omzet, Gedeclareerd, Ongedeclareerd en 'Afgekeurd, wacht op herstel' — met per ongedeclareerde regel de reden waarom er (nog) niet gedeclareerd kan worden.
Verder lezen in de kennisbank: Uren & declareren
Rechtstreeks berichtenverkeer met gemeenten en zorgkantoor via VECOZO — waarbij 'verstuurd' nooit meer belooft dan er is.
Wmo en Jeugdwet lopen via het gemeentelijke berichtenverkeer en Wlz via het zorgkantoor, vanuit het systeem zelf — geen bestanden slepen, geen aparte portalen.
Toewijzingsberichten worden automatisch aan de juiste cliënt gehangen met periode, product en omvang; handmatig vastleggen kan ook, met dezelfde bewaking vóór het versturen.
Aanvang en einde van de zorg (en bij de Wlz de maandelijkse aanwezigheid) meld je vanuit de toewijzing — en declareren staat op slot totdat de aanvang gemeld is.
Retourberichten landen vanzelf op de juiste declaratieregel: toegekend, deels toegekend of afgekeurd, met de retourcode, de betekenis én de aanbevolen hersteldactie erbij.
Een al toegekende maar foute regel draai je terug met een creditregel via hetzelfde berichtenverkeer, waarbij origineel en credit gekoppeld zichtbaar blijven.
Tarieven staan bij producten en prestaties met geldigheidsperiodes; een prijsafspraak per cliënt gaat vóór die per debiteur, en die weer vóór het standaardtarief.
Zonote maakt per cliënt per maand een PDF-factuur voor de budgethouder in je eigen huisstijl, en telt mee hoeveel van het toegekende budget er nog resteert.
Per bericht zie je richting, type, wet, status en de VECOZO-referentie, en met één klik open je de onderliggende XML om te kopiëren of te downloaden.
Verder lezen in de kennisbank: Berichten & toewijzingen · PGB & facturen
De medische kant van het dossier — van toedienlijst tot waarschuwingen — zonder dat Zonote op de stoel van de arts gaat zitten.
Per middel leg je naam, dosering en voorschrijver vast; Zonote is bewust geen voorschrijfsysteem en heeft geen apotheekkoppeling — voorschrijven blijft bij arts en apotheek.
Je tekent per gepland moment af (gegeven, geweigerd, niet gegeven of uitgesteld, met verplichte reden), en bij ingestelde dubbele controle kan alleen een ándere medewerker de gift bevestigen.
Gewicht, bloeddruk en temperatuur staan met datum en bron bij elkaar — uit bevestigde rapportage-herkenning of handmatig toegevoegd — zodat je het verloop ziet.
Valrisico's en andere aandachtspunten leg je vast met ernst en ingangsdatum; de ernstigste verschijnt als fiche in de kopzone van het dossier, en beëindigde waarschuwingen blijven als historie staan.
Per vastlegging noteer je naam, soort en de verplichte reactiebeschrijving; verwijderen kan niet — medische gegevens blijven in het dossier, aanpassen wel.
Zorgperiodes zoals een revalidatie houd je bij als lopende of afgesloten episode, zodat rapportages en gebeurtenissen in hun verband leesbaar zijn.
Incidenten meld je via een eigen formulier met een eigen opvolgroute, los van de rapportage — melden is leren, geen afrekenen.
Per onderwerp staat vast of de cliënt toestemming geeft — en ook het intrekken wordt vastgelegd met datum en wie het registreerde, zodat het hele verloop terug te lezen is.
Verder lezen in de kennisbank: Medisch & medicatie
De cliënt leest mee en houdt grip op het eigen dossier — langs routes die kloppen met de wet, tot na een overlijden aan toe.
De cliënt of wettelijk vertegenwoordiger leest de eigen rapportages en het zorgplan mee; het portaal is in deze versie bewust alleen-lezen, met smalle deuren.
Toegang begint altijd met een uitnodiging vanuit jullie kant, is op elk moment te sluiten en gaat na een overlijden automatisch dicht.
Bij een formeel verzoek stelt de organisatie een dossierafschrift samen waarbij gegevens over derden — familieleden, andere betrokkenen — beschermd worden.
Feitelijke onjuistheden worden gecorrigeerd met de wijziging zichtbaar in het auditspoor; professionele oordelen vallen er niet onder, daarvoor is de eigen verklaring.
Is de cliënt het oneens met een professioneel oordeel, dan komt zijn eigen lezing ernaast te staan (een Wgbo-recht), zodat wie later leest beide kanten ziet.
Alle inzage-, rectificatie- en vernietigingsverzoeken staan op één scherm, met per verzoek de lopende wettelijke afhandeltermijn.
Een door de cliënt gevraagde uitsluiting van een specifieke medewerker wordt technisch afgedwongen, en noodtoegang in acute situaties kan alleen met een verplichte motivering.
De cliënt legt bij leven vast wie na overlijden inzage mag vragen, en de organisatie beslist over zo'n verzoek met die wens als vertrekpunt.
Verder lezen in de kennisbank: Cliëntportaal · Rechten van de cliënt
Eén signalenstelsel, één stuurscherm en een eigen postbus — zodat werkoverleg en opvolging in het systeem blijven in plaats van in losse appjes.
Eén signalenstelsel voedt de bel, de menubadges en het dashboardpaneel, met categorieën als verlopende zorglegitimaties, te fiatteren zorg, komende evaluaties en incidenten.
Een coördinator of beheerder zet een taak uit bij een medewerker, eventueel gekoppeld aan een cliënt en met vervaldatum, en de ontvanger vinkt hem af zodra het klaar is.
Een eigen postbus voor collega's en teams — met bijlagen, draadjes en een archief — zodat overleg over cliënten niet via mail en telefoons verspreid raakt.
Vier kerncijfers in één oogopslag — geleverde zorg, te fiatteren regels, cliënten in zorg en open MIC-meldingen — met doorkliktegels naar de onderliggende schermen.
Kant-en-klare cliënt-, medewerker- en organisatierapporten (zoals de omzetstaat en het MIC-register), op scherm te bekijken en te exporteren naar Excel of CSV.
Naast dit portaal zit er in Zonote zelf een doorzoekbare kennisbank die op jouw rol is gefilterd, zodat een zorgmedewerker geen beheeruitleg hoeft door te spitten.
Een oefenomgeving met verzonnen personen, strikt gescheiden van de echte omgeving, waarin je alle handelingen vrijuit kunt proberen.
De statuschip op het supportportaal (/support) komt uit een publieke statusdeur van het platform zelf, en onderhoud wordt dagen van tevoren aangekondigd — tot de starttijd sluit er niets.
Verder lezen in de kennisbank: Overzicht & samenwerking · Team & organisatie
Beveiliging die je kunt aantonen en gegevens die van jou blijven — tot en met de dag dat je zou willen vertrekken.
Inloggen kan om een code uit je authenticator-app vragen (door de beheerder verplicht te stellen) en na 15 minuten inactiviteit gaat het scherm vanzelf op slot, te ontgrendelen met alleen je wachtwoord.
Ook alléén kijken in een dossier wordt vastgelegd, conform NEN 7513, en zelfs handelingen van de leverancier in jullie omgeving staan erin — het logboek is voor niemand te wijzigen.
Je rol bepaalt niet alleen welke knoppen je ziet maar welke schermen überhaupt bestaan, en die grenzen worden centraal afgedwongen — ook bij een rechtstreeks ingetypt adres.
De leverancier kan alleen meekijken als de beheerder de schakelaar aanzet, elke supportsessie heeft een reden en een tijdslimiet, en alles is achteraf na te lezen.
Elke organisatie werkt op jouwnaam.zonote.nl met eigen logo en kleuren, tot op het inlogscherm aan toe.
Zonote rekent per dossier de wettelijke bewaartermijn voor (twintig jaar Wgbo en Jeugdwet, vijftien jaar Wmo 2015) vanaf de laatste wijziging, en bij een klacht of procedure gaat een bewaarblokkade vóór de termijn.
Vernietiging van (delen van) een dossier verloopt via een beoordeeld verzoek met wettelijke weigeringsgronden, en is daarna definitief — er is geen prullenbak.
Een volledige export van je gegevens start je op elk moment zelf, met een verplichte aanleiding en maximaal drie rondes per etmaal, vastgelegd in het auditspoor.
Verder lezen in de kennisbank: Veilig werken · Bewaren & vernietigen · Beheer & instellingen
In een demo van een half uur lopen we het pad van afspraak tot declaratie met je door — met jouw soort zorg als voorbeeld. Of lees eerst zelf verder: alle handleidingen staan open, ook zonder account.