Alle handleidingen, opgebouwd zoals Zonote zelf: per onderdeel, met per functie uitleg voor gebruik én voor beheer. Van je eerste inlog tot de noodknop, het PGB-budget en de exit-export.
Zoek eerst gerust in de kennisbank — meestal is dat sneller. Lukt het niet, stuur dan je vraag: je krijgt antwoord van iemand die het product écht kent, niet van een keuzemenu. Vermeld nooit namen of BSN's van cliënten in je bericht; een cliëntnummer is genoeg.
Zonote is gemaakt om zonder cursus te beginnen. Dit is de route die nieuwe teams meestal lopen.
Dag 1 — inloggen en rondkijken
Je ontvangt een uitnodiging per e-mail van je beheerder. Daarmee stel je je wachtwoord in en log je in op het adres van je organisatie: jouwnaam.zonote.nl. Wat je daarna ziet hangt af van je rol: als zorgmedewerker start je in je eigen agenda en je cliëntenlijst.
Dag 2 — je agenda
Je afspraken staan klaar in de agenda (maand-, week- of lijstweergave). Rond je een afspraak af, dan worden je gewerkte uren automatisch klaargezet — je hoeft niets over te typen.
Dag 3 — je eerste rapportage
Rapporteren kan getypt of ingesproken. Probeer het inspreken een keer op je telefoon: de tekst staat er vrijwel direct, en de audio verlaat je apparaat nooit.
Tip: loop je ergens tegenaan, gebruik dan eerst de zoekbalk bovenaan dit portaal — de meeste antwoorden staan er al.
Elke organisatie heeft in Zonote een eigen adres: jouwnaam.zonote.nl. Daar log je in met je inlognaam en wachtwoord. Je hoeft geen rol te kiezen — het systeem weet wie je bent, en je rol bepaalt automatisch wat je ziet.
Wachtwoord vergeten?
Klik op het inlogscherm op Wachtwoord vergeten?
Vul je inlognaam of e-mailadres in; je ontvangt een herstellink per e-mail.
De link is beperkt geldig — vraag zo nodig gewoon een nieuwe aan.
Goed om te weten
Na een aantal mislukte pogingen pauzeert het inloggen even. Dat is een rem tegen raden, geen storing.
Gebruikt je organisatie tweestapsverificatie, dan vraagt het scherm na je wachtwoord om je code.
Zonote werkt in de browser, ook op je telefoon of tablet — er is niets te installeren. Voor snel bereik zet je hem op je beginscherm:
Open jouwnaam.zonote.nl in je browser (Safari of Chrome).
Kies in het deelmenu voor Zet op beginscherm (iPhone) of Toevoegen aan startscherm (Android).
Zonote staat nu als app-icoon tussen je andere apps.
Onderweg rapporteren? Juist op de telefoon is inspreken het snelst — zie Een rapportage inspreken.
Loop je even weg, dan gaat Zonote vanzelf op slot: na 15 minuten zonder activiteit wordt het scherm vergrendeld. Zo ligt er nooit een dossier open op een onbeheerde computer — in de zorg is dat geen luxe maar een vereiste.
Verder werken
Je ontgrendelt met alleen je wachtwoord; je hoeft niet opnieuw de hele inlog (met tweestapsverificatie) te doorlopen. Je werk staat er nog precies zoals je het achterliet.
Goed om te weten
De vergrendeling geldt per werkplek: je collega kan er niet "doorheen" op jouw sessie.
Beheerders kunnen de termijn voor de organisatie aanpassen; 15 minuten is de standaard.
Het zorgplan in Zonote is opgebouwd rond leefdomeinen — wonen, gezondheid, financiën, sociaal netwerk, daginvulling. Dat is bewust: zo praat je met een cliënt óók over het leven, niet over een formulier. Elk domein is een tegel met een voortgangsring, zodat het hele plan in één oogopslag leesbaar is — voor jou, voor je collega die invalt, en voor de cliënt zelf.
Zo ziet het eruit — klik een domein aan
Een doel toevoegen
Open het dossier van de cliënt en ga naar Zorgplan.
Kies het leefdomein en klik op Doel toevoegen.
Beschrijf het doel in de woorden van de cliënt — "ik wil weer zelf boodschappen doen", niet "cliënt vergroot zelfredzaamheid m.b.t. ADL".
Kies een streefperiode en sla op. Het doel verschijnt op de domeintegel en telt mee in de ring.
Hoe de voortgangsring gevuld raakt
De ring is geen gevoel maar een optelsom: elk doel heeft een status (nieuw, loopt, aandacht nodig, behaald) en de tegel telt ze op. Werk je statussen bij tijdens je rapportages, dan is het zorgplan altijd actueel — zonder aparte administratieronde.
Doelen en rapportages horen bij elkaar
Bij het rapporteren koppel je je verslag aan een doel. Dat kost één tik en levert veel op: de voortgang bouwt zich vanzelf op, en bij de evaluatie staan alle verslagen per doel al klaar als onderbouwing. Rapporteren zónder doelkoppeling kan ook — niet elke observatie hoort bij een doel.
Tip voor het gesprek: laat de domeintegels aan de cliënt zien. De ringen maken voortgang zichtbaar zonder cijferbrij — dat werkt in de praktijk beter dan een tabel.
Bij een evaluatie loop je per doel na wat er bereikt is. Zonote zet de gekoppelde rapportages per doel voor je klaar, zodat de evaluatie op feiten steunt en niet op geheugen.
Zo werkt het
Open Zorgplan → Evalueren in het dossier.
Beoordeel per doel de voortgang en leg de conclusie vast.
Rond de evaluatie af; het zorgplan krijgt een nieuwe periode en het oude blijft in het archief staan.
De cliënt en de evaluatie
De evaluatie bespreek je persóónlijk: je print hem en overhandigt hem in het gesprek. Bewust — een evaluatie hoort uitgelegd te worden, niet koud in een portaal te verschijnen.
Brieven, beschikkingen, verslagen van ketenpartners — je bewaart ze per cliënt in het dossier onder Documenten, en je bekijkt ze direct in de ingebouwde viewer zonder ze te hoeven downloaden.
Een document toevoegen
Open het dossier en ga naar Documenten.
Sleep het bestand erin of kies Toevoegen.
Geef het een herkenbare naam en categorie, zodat je collega het ook terugvindt.
Goed om te weten
Wie een document mag zien volgt uit de rol — niet iedereen hoeft alles te kunnen openen.
Elke inzage wordt in het auditlogboek vastgelegd.
Huisarts, apotheek, bewindvoerder, wijkteam: het professionele netwerk van de cliënt staat gewoon in het dossier, met één aangewezen hoofdbehandelaar of regievoerder zodat iedereen weet wie het aanspreekpunt is.
Een contact toevoegen
Open het dossier en ga naar Netwerk.
Kies de rol (bijv. huisarts) en zoek de praktijk op — zorgverleners koppel je via hun AGB-registratie, zodat de gegevens kloppen en actueel blijven.
Sla op; het contact staat nu bij de cliënt, met telefoonnummer en adres bij de hand.
Waarom AGB? Door aan het landelijke register te koppelen voorkom je verouderde adressen en tikfouten — en bij declareren heb je de juiste nummers al in huis.
Eerlijk is eerlijk: op de live omgeving staat inspreken op dit moment uit. Hieronder lees je waarom, en wat ervoor in de plaats komt.
Probeer het — zo werkt de lokale variant (losse opname)
In het echt spreek jíj — hier spreekt het voorbeeld voor je.
Na het stoppen van de opname verschijnt hier de tekst…
Meting gevonden: temperatuur 38,1 °C — opslaan bij Medisch → Metingen?
Waarom de knop nu ontbreekt
Het gewone dictaat werkte via de spraakherkenning van je browser. Bij Chrome en Edge betekent dat: de audio gaat naar de servers van de browserfabrikant, buiten de EER. Voor een demo is dat geen probleem, maar voor rapportages over echte cliënten vinden we dat niet verantwoord. Sinds 15 augustus 2026 verschijnt de inspreekknop daarom niet meer zodra je in een omgeving met echte cliëntgegevens werkt. Je ziet dan de melding dat inspreken uitstaat en dat er een eigen spraakdienst binnen de EU voor terugkomt.
Wat eraan komt: herkenning op je eigen apparaat
In de demo-omgeving kun je de opvolger alvast proberen. Die variant downloadt eenmalig een herkenningsmodel (ongeveer 1,6 GB als je grafische chip meewerkt, met een terugval van zo'n 300 MB op de processor) en draait daarna volledig op je apparaat. Goed om te weten: deze proef werkt met een losse opname. Je spreekt in, stopt de opname, en dán verschijnt de tekst — niet woord voor woord terwijl je praat.
Wat hetzelfde blijft
Zonote poetst aarzelingen zoals "eh" en valse starts uit je tekst.
Herkende metingen (bijvoorbeeld een bloeddruk of gewicht) legt het systeem pas vast nadat jij ze hebt bevestigd.
Tip voor een goed dictaat: spreek in korte zinnen, noem de cliënt niet bij volledige naam als dat niet hoeft, en lees de tekst altijd even na voordat je opslaat.
Zeg of typ je in een rapportage iets als "ze woog vandaag 72 kilo" of "temperatuur 38,1", dan herkent Zonote dat als meting. Herkende metingen worden nooit stilletjes opgeslagen: je krijgt ze eerst ter bevestiging te zien.
Zo werkt het
Na het opslaan van je tekst toont Zonote de gevonden metingen met waarde en eenheid.
Klopt de waarde? Bevestig hem. Klopt hij niet? Pas hem aan of gooi hem weg.
Bevestigde metingen komen in het dossier onder Medisch → Metingen, met datum en bron.
Bewust geen automaat: de herkenning werkt met vaste patronen en jouw bevestiging — er beslist geen black box over medische waarden.
Lees je je verslag terug en zie je een fout — een verkeerde naam, een halve zin, een vergeten detail — dan kun je het bijwerken. Maar niet altijd, en niet iedereen: daar gelden duidelijke grenzen voor.
Wie mag corrigeren, en hoe lang
Alleen de schrijver van een verslag kan het zelf bijwerken. Collega's — ook je beheerder — kunnen dat niet via het potlood; probeert iemand anders het, dan legt Zonote uit dat alleen de schrijver het verslag kan bijwerken.
Daarnaast geldt een venster: standaard kun je je eigen verslag tot 24 uur na het vastleggen bijwerken. Je organisatie kan dat venster ruimer of krapper zetten, of het bijwerken van eigen verslagen helemaal uitzetten. Is het venster verstreken, dan meldt Zonote dat en verwijst het je naar een aanvullend verslag.
Na het venster
Kom je te laat, dan zijn er twee nette routes:
Een aanvullend verslag. Je legt een nieuw verslag vast waarin je de fout benoemt en rechtzet. Voor de meeste correcties is dit de kortste weg.
Een rectificatie. Moet het oorspronkelijke verslag zelf worden aangepast — bijvoorbeeld op verzoek van de cliënt — dan doet een beheerder of zorgcoördinator dat via de rectificatieroute.
Wat er niet verandert
Een correctie komt altijd bóvenop het origineel; de oorspronkelijke tekst blijft in het auditspoor bewaard, zoals NEN 7513 vraagt. Een reden opgeven is verplicht. En hangt er geregistreerde tijd aan het verslag, dan beweegt die mee met de correctie.
Waarom een venster? Een verslag is een momentopname. Kort erna een typefout herstellen is gezond; weken later nog schaven doet afbreuk aan de waarde van het dossier.
Veel begeleiding is ritme: elke dinsdag om 10:00 bij dezelfde cliënt. Dat plan je één keer.
Zo werkt het
Maak een nieuwe afspraak en vul cliënt, tijd en locatie in.
Zet Herhalen aan en kies het patroon (wekelijks, om de week, maandelijks) en tot wanneer.
Sla op — de hele reeks staat in de agenda.
Eén afspraak uit de reeks wijzigen
Verzet of annuleer je één keer, dan vraagt Zonote of het om die ene afspraak gaat of om de hele reeks. De rest van het ritme blijft staan.
Niet alles in je agenda is cliëntgebonden. Voor teamoverleg, intervisie of casuïstiek gebruik je de afspraak-soort niet-cliëntgebonden.
Het verschil
Cliëntgebonden afspraak: hoort bij een cliënt, telt mee voor declaratie en vraagt om een rapportage.
Niet-cliëntgebonden afspraak: gedeeld met de deelnemers uit je team, telt als gewerkte tijd — maar er wordt niets gedeclareerd en er hoeft geen rapportage.
Zo blijft je urenoverzicht compleet (ook overleg is werk) zonder dat er per ongeluk zorgtijd op een cliënt belandt.
Twee afspraken tegelijk op dezelfde medewerker: in veel systemen kan het gewoon, en het valt pas op als de declaratie wordt afgekeurd. Zonote blokkeert het op het moment van plannen.
Wat je ziet
Plan je een afspraak die overlapt met een bestaande, dan weigert Zonote de boeking en toont hij met welke afspraak het botst. Je kiest zelf: verschuiven, inkorten of de andere afspraak aanpassen.
Probeer het — veroorzaak een botsing
09:00
10:00
11:00
12:00
S. de Boer · begeleiding thuis 10:00–11:00 (incl. reistijd)
K. Visser 10:30–11:30
Deze afspraak overlapt met S. de Boer, 10:00–11:00. Kies een andere tijd of pas de bestaande afspraak aan.
Waarom zo streng?
Omdat de agenda de bron is van de uren- en declaratieketen. Eén bezoek is één keer tijd — een overlap zou verderop in de keten dubbele zorgtijd betekenen, en die fout wil je niet in je administratie laten sluipen. Bij een retour van de gemeente is "we hadden per ongeluk dubbel geboekt" een vervelend gesprek; dit slot voorkomt dat het gesprek überhaupt nodig is.
En als de overlap klopt?
Sommige overlap is echt — een teamlid dat tijdens een groepsactiviteit even apart met iemand zit bijvoorbeeld. Daarvoor gebruik je groepszorg (één afspraak, meerdere cliënten) in plaats van twee losse afspraken over elkaar heen; zo blijft de tijdregistratie kloppend.
Afronden is het scharnier van de keten: op dat moment wordt van je afspraak zorgtijd gemaakt.
Zo werkt het
Open de afspraak (dat kan direct na het bezoek, op je telefoon).
Controleer de werkelijke tijden — liep het uit, pas ze aan.
Kies Afronden en schrijf (of spreek) je rapportage.
Wat er dan gebeurt
Je gewerkte uren staan klaar als concept, gekoppeld aan de afspraak. Na fiattering stromen ze door naar de declaratie — zonder dat iemand iets overtypt.
De registratieketen van Zonote is één doorlopende lijn: afspraak → afronden → uren → fiatteren → declaratie. Elke stap voedt de volgende; niets wordt twee keer ingevoerd.
De keten in beeld
1. Afspraakdi 10:00–11:00, S. de Boer
→
2. Afrondenwerkelijke tijd + rapportage
→
3. Uren1,0 uur als concept, gekoppeld aan de afspraak
→
4. Fiatgecontroleerd en declarabel
→
5. Declaratiemee in de maandronde naar VECOZO
De spelregels van de keten
Eén bezoek is één keer tijd. Rond je een afspraak af én schrijf je een rapportage met zorgmoment, dan ontdubbelt Zonote dat automatisch — er ontstaat nooit dubbele zorgtijd voor hetzelfde bezoek.
Uren volgen de registratie. Wijzigt de werkelijke tijd van de afspraak, dan bewegen de uren mee zolang ze nog niet gefiatteerd zijn.
Correcties laten sporen na. Wat na fiattering nog verandert, is zichtbaar in het auditspoor.
Fiatteren
Wie mag fiatteren volgt uit de rol. Na fiattering zijn de uren declarabel en pakt de maandrun ze automatisch mee.
Zonote declareert rechtstreeks via het VECOZO-berichtenverkeer: Wmo en Jeugdwet via het gemeentelijke berichtenverkeer, Wlz via het zorgkantoor. Je hoeft geen bestanden te slepen of aparte portalen te bezoeken.
Zo loopt een declaratieronde
Open Declareren en start de periode; Zonote bundelt de gefiatteerde uren per gemeente of zorgkantoor.
Controleer het voorstel: per cliënt zie je de regels, de prestatiecode en het tarief uit de tarievenmodule.
Verstuur. Het bericht wacht daarna echt op zijn retour — de status "verstuurd" belooft nooit meer dan er is.
Waar de tarieven vandaan komen
Tarieven staan bij je producten en prestaties, met periodes en zo nodig afspraken per cliënt of gemeente. Declaraties rekenen daar altijd mee — wijkt een regel af van het standaardtarief, dan zie je dat vóór het versturen.
Na het indienen van een declaratie komt er een retourbericht terug. Zonote zet dat automatisch op de juiste declaratieregel — je hoeft niets te matchen. Per regel zie je één van drie uitkomsten:
Toegekend — de regel is akkoord en wordt als binnen geboekt.
Deels toegekend — alleen het toegekende deel wordt als binnen geboekt; het restant blijft openstaan om te herstellen.
Afgekeurd — de hele regel is geweigerd, met een retourcode als reden.
Probeer het — open de afgekeurde regel
ToegekendS. de Boer · begeleiding individueel · 4,0 uur€ 274,80
Retourcode 9307 — de begindatum van de prestatie valt buiten de periode van de toewijzing. De toewijzing van M. Jansen liep tot 31 juli; deze zorg is van augustus.
Herstel: lees het nieuwe toewijzingsbericht in (of leg de verlenging handmatig vast) en dien de regel opnieuw in.
Retourcodes begrijpen
De codes komen uit de landelijke standaardlijsten van iWmo, iJw en iWlz. Een veelvoorkomend voorbeeld: valt de begindatum van je prestatie buiten de periode van de toewijzing, dan krijg je code 9307; ligt de einddatum erbuiten, dan 9308. In beide gevallen is de oplossing meestal een correctie van de datum, of een toewijzing die de periode wél dekt.
Krijg je een code die niet in de standaardlijsten staat? Dan toont Zonote de code precies zoals hij binnenkwam, zonder er een eigen betekenis bij te verzinnen. Werkt jouw financier met eigen codes, dan kan je beheerder die zelf vastleggen onder Instellingen → Integraties → Retourcodes, inclusief betekenis en de bijbehorende oplosactie. Vanaf dat moment ziet iedereen die uitleg bij de regel.
Herstellen en opnieuw indienen
Open de afgekeurde of deels toegekende regel.
Herstel de oorzaak — vaak een datum, tarief of toewijzing.
Dien de regel opnieuw in.
De volledige historie — eerste indiening, retour, herindiening — blijft aan de regel hangen, zodat je later altijd kunt terugzien wat er is gebeurd.
Dagbesteding declareer je niet per uur maar per dagdeel. De eenheid (iWmo-eenheidcode 16) zit vast aan de prestatie, dus je kunt een dagbestedingsproduct niet per ongeluk als uren declareren. Toch zijn er twee dingen die je scherp moet hebben: hoe dagdelen worden geteld, en hoe je omgaat met een afwezige deelnemer.
Zo telt Zonote dagdelen
Zonote rekent de geregistreerde tijd om naar dagdelen, naar boven afgerond per blok van 240 minuten. Vier uur is één dagdeel. Maar let op: een bezoek van 4 uur en 15 minuten telt als twee dagdelen — die 15 minuten tikken een nieuw blok aan.
Wil je één dagdeel declareren? Registreer dan de werkelijke bloktijd, bijvoorbeeld 09.00–13.00 uur. De afronding werkt altijd naar boven; er is geen marge.
Afwezige deelnemer? Regel het vóór het afronden
Bij het afronden van een groepsafspraak krijgt elke deelnemer van de afspraak een eigen regel op de eigen toewijzing. Er is geen aanwezigheidslijst die je achteraf afvinkt. Was iemand er niet, dan haal je die deelnemer uit de geplande afspraak voordat je afrondt:
Open de groepsafspraak (status moet nog gepland zijn).
Verwijder de afwezige deelnemer.
Rond daarna de afspraak af.
Van een uitgevoerde sessie staat de deelname definitief vast — verwijderen kan dan niet meer. Corrigeren loopt in dat geval via de gewone correctieroute op de zorgregel.
Per deelnemer ontstaat zo een regel op de eigen toewijzing, met het eigen tarief. Vandaaruit volgt alles de normale declaratieketen.
Vervoer van en naar de dagbesteding declareer je als één etmaal-prestatie: de heenreis en de terugreis samen vormen één vervoersdag. Het is een dagtarief — per cliënt per dag ontstaat er hooguit één vervoeretmaal, hoe vaak er ook gereden is.
Waar leg je het vast?
Er is precies één plek waar een vervoeretmaal ontstaat: bij het afronden van de afspraak. Kies je bij een dagbestedingsafspraak voor Markeer uitgevoerd, dan stelt Zonote de vervoersvraag. Er is geen aparte aanwezigheids- of vervoersstap vooraf; sla je het afronden over, dan is er ook geen vervoer vastgelegd.
Je rondt af voor de hele groep
De afronddialoog toont alle deelnemers van het bezoek met vervoerrecht — ook als je de afspraak opent vanuit het dossier van één cliënt. Wie een groepsbezoek afrondt, legt dus in één keer het vervoer van de hele groep vast. Standaard staan heen én retour aangevinkt; reisde iemand maar één kant mee, dan pas je dat in de dialoog aan (het blijft overigens één etmaal).
Wie verschijnt er in de dialoog?
Alleen deelnemers die volgens hun toewijzing recht op vervoer hebben.
Alleen bij dagbesteding — bij andere afspraaksoorten komt de vraag niet voor.
Niet wie die dag al een vervoeretmaal kreeg bij een ander bezoek: voor die deelnemer valt niets meer vast te leggen, want het dagtarief is al geboekt.
Het vervoeretmaal wordt daarna een gewone declaratieregel die dezelfde keten volgt als de dagbesteding zelf: fiatteren, indienen, retour verwerken.
Bij groepszorg staat één afspraak in je agenda met meerdere deelnemers erop. Zonote splitst de administratie automatisch goed uit.
Hoe de tijd telt
Per deelnemer: elke aanwezige cliënt krijgt eigen zorgregels, op het tarief en de toewijzing die bij hém horen.
Jouw werktijd: die telt één keer — je hebt één middag gewerkt, ook al waren er acht deelnemers. Dubbeltelling van medewerkertijd is uitgesloten.
Deelname wijzigen
Stroomt iemand uit de groep, dan beëindig je de deelname vanaf een datum; de historie blijft intact en de toekomstige afspraken tellen die cliënt niet meer mee.
Cliënten (of hun wettelijk vertegenwoordigers) kunnen meelezen in hun eigen dossier via het cliëntportaal. De toegang begint altijd met een uitnodiging vanuit jullie kant — niemand kan zichzelf toegang geven.
Zo werkt het
Open het dossier en ga naar Portaaltoegang.
Kies wie je uitnodigt: de cliënt zelf of een vertegenwoordiger.
Vul het e-mailadres in en verstuur; de ontvanger maakt met de uitnodiging een eigen account aan.
Goed om te weten
De uitnodiging is beperkt geldig; verlopen? Stuur gewoon een nieuwe.
Wie toegang heeft en sinds wanneer, zie je altijd terug op het tabblad Portaaltoegang.
Het cliëntportaal is in deze versie bewust alleen-lezen en begint met smalle deuren: de cliënt leest mee, maar het dossier blijft het werkinstrument van het team.
Probeer het — wissel van blik
Rapportage · "Samen boodschappen gedaan…" cliënt ziet dit
Zorgplan · doelen per leefdomein cliënt ziet dit
Interne notitie · "reservesleutel ligt bij de buren" alleen team
Evaluatie · wordt geprint en persoonlijk overhandigd alleen team
Wel zichtbaar
De eigen rapportages, zoals het team ze schrijft.
Het eigen zorgplan met de doelen per leefdomein.
Niet (of anders) zichtbaar
De evaluatie verschijnt niet in het portaal: die bespreekt en overhandigt de begeleider persoonlijk.
Interne notities en stukken van derden vallen buiten het portaal.
Schrijf ervoor: wat je rapporteert kan meegelezen worden. Dat is geen beperking maar een kwaliteitsimpuls — respectvol rapporteren is goed rapporteren.
Portaaltoegang is geen abonnement voor het leven: je kunt hem op elk moment sluiten, en in sommige situaties sluit Zonote hem zelf.
Zelf sluiten
Open Portaaltoegang in het dossier.
Kies bij het account voor Toegang sluiten en bevestig.
Automatisch dicht
Na het overlijden van een cliënt gaat het portaal dicht. Inzage voor nabestaanden loopt daarna via de organisatie, volgens de wettelijke regels die daarvoor gelden — niet via een doorlopend account.
Nieuwe collega? Als beheerder nodig je medewerkers uit; zij maken met de uitnodiging hun eigen account aan en kiezen hun eigen wachtwoord — jij hoeft (en kunt) nooit wachtwoorden van anderen te kennen.
Zo werkt het
Ga naar Beheer → Medewerkers en kies Uitnodigen.
Vul naam en e-mailadres in en kies de rol.
Verstuur; zodra de collega de uitnodiging afrondt, staat het account actief.
Goed om te weten
Alleen actieve medewerkers tellen mee voor de maandprijs.
Uit dienst? Deactiveer het account — de historie (rapportages, uren) blijft netjes op naam staan.
In Zonote bepaalt je rol wat je ziet en kunt — niet alleen welke knoppen, maar ook welke schermen überhaupt bestaan.
De hoofdrollen
Zorgmedewerker: het uitvoerende portaal — eigen agenda, cliëntdossiers, rapporteren, eigen uren. Geen financiële schermen, geen beheer.
Beheerder: daarbovenop medewerkerbeheer, instellingen en de inrichting van de organisatie.
Financieel/administratie: de declaratie- en retourketen, tarieven en overzichten.
Waarom zo strikt
Minder zien is veiliger én rustiger werken: wie geen declaraties hoeft te doen, wordt er ook niet mee lastiggevallen. De toegangsgrenzen worden centraal afgedwongen — ook als iemand een adres rechtstreeks intypt.
Declareren kan alleen op een geldige toewijzing (Wmo/Jeugdwet) of indicatie (Wlz). Die komen bij voorkeur automatisch binnen via het berichtenverkeer.
Automatisch via berichten
Stuurt de gemeente een toewijzingsbericht, dan verwerkt Zonote dat en hangt de zorglegitimatie aan de juiste cliënt — inclusief periode, product en omvang. Je ziet in het dossier precies waarop gedeclareerd mag worden.
Met de hand
Komt er (nog) niets via berichten — bijvoorbeeld bij een nieuwe gemeente — dan leg je de toewijzing handmatig vast met dezelfde velden. Zonote bewaakt ook dan de grenzen: buiten de periode of boven de omvang declareren wordt tegengehouden vóór het versturen.
Onder Instellingen richt de beheerder de organisatie in. Alles wat je daar verandert, geldt alleen voor jullie eigen omgeving.
Wat je er vindt
Organisatiegegevens: naam, AGB, KvK — de gegevens die ook op declaraties en brieven verschijnen.
Huisstijl: jullie eigen logo en kleuren, tot op het inlogscherm van jouwnaam.zonote.nl.
Voorkeuren: werkafspraken zoals de vergrendeltermijn en rapportage-instellingen.
Privacy: het auditspoor van leveranciershandelingen en de exit-export.
Wijzigingen in de inrichting worden vastgelegd in een eigen auditspoor, zodat achteraf te zien is wat wanneer veranderd is — en door wie.
Met tweestapsverificatie is een gestolen wachtwoord alleen niet genoeg om in te loggen: er is ook een code van je telefoon nodig.
Voor jezelf instellen
Ga naar Mijn account → Beveiliging.
Scan de QR-code met een authenticator-app (bijvoorbeeld die van je telefoon zelf).
Bevestig met de eerste code — klaar. Vanaf nu vraagt het inloggen om je code.
Voor de organisatie
Beheerders kunnen tweestapsverificatie verplicht stellen voor iedereen. Voor een omgeving met zorgdata is dat de aan te raden stand.
Vergrendeld scherm? Na de automatische schermvergrendeling volstaat je wachtwoord — de tweede stap is alleen nodig bij echt opnieuw inloggen.
Alles wat er met zorgdata gebeurt, staat in het auditlogboek: wie wat inzag, wijzigde of verstuurde, wanneer en in welke rol. Het logboek is onveranderbaar — ook voor beheerders, ook voor ons als leverancier.
Wat erin staat
Inzagemomenten: ook alleen kíjken in een dossier wordt vastgelegd.
Wijzigingen en correcties, met het origineel bewaard.
Handelingen van de leverancier in jullie omgeving — die zien jullie dus ook.
Waarom dit zo is
De zorgnorm NEN 7513 vraagt een sluitende logging van dossiertoegang. Maar belangrijker: het beschermt cliënt én medewerker. Bij een vraag ("wie heeft dit gezien?") is er altijd een feitelijk antwoord.
Jouw gegevens zijn van jouw organisatie, niet van Zonote. Daarom kun je op elk moment een volledige export starten, zonder toestemming te vragen aan de leverancier. Wel gelden er twee grenzen: je vult altijd een aanleiding in (bij een leeg veld blijft de startknop uitgeschakeld, melding ZE001) en je kunt hoogstens drie exportrondes per etmaal starten (ZE002). Elke ronde wordt vastgelegd in het auditspoor, zodat achteraf te zien is wie wanneer exporteerde en waarom.
Probeer het — start een exportronde
Ronde gestart · downloads 24 uur geldig · vastgelegd in het auditspoor
Cliënten & dossiers gereed · ndjson
Rapportages & evaluaties gereed · ndjson
Uren & declaratiehistorie gereed · ndjson
Documentenlijst (metadata) gereed · ndjson
Zo werkt een exportronde
Start een nieuwe ronde en vul de aanleiding in.
Zonote stelt per onderdeel (cliënten, rapportages, uren, declaraties, enzovoort) een downloadbestand samen.
Download de onderdelen die je nodig hebt. De downloadkoppelingen zijn 24 uur geldig; daarna start je gewoon een nieuwe ronde.
De bestanden zijn in NDJSON: een open, regelgebaseerd formaat dat elke ontwikkelaar of importtool kan lezen. Je zit dus nergens aan vast.
Let op: documenten zitten er niet in
De NDJSON-export bevat de metadata van je documenten (naam, type, datum, bij welke cliënt), maar niet de bestanden zelf. Voor de bestanden zelf — pdf's, foto's, gescande beschikkingen — komt een aparte bijlagen-export die ze één voor één ophaalt; die staat op de planning maar is er nog niet. Tot die tijd open en bewaar je bestanden per dossier via Documenten. Plan je een migratie, controleer dan met de documentenlijst uit de export of je alles hebt.
BSN reist niet automatisch mee. Burgerservicenummers zitten niet in de gewone export. Het exporteren daarvan is een eigen, afzonderlijk gelogde stap, zodat deze extra gevoelige gegevens nooit ongemerkt in een bestand belanden.
Twijfel je of je alles hebt? Loop na de export de onderdelenlijst langs en vink af wat je hebt binnengehaald. Zo stap je over — of maak je een reservekopie — zonder verrassingen achteraf.
Zonote is ingericht op de AVG en de zorgnormen (NEN 7510/7513), met alle gegevens binnen de EU. Maar privacy is ook werkwijze. De gewoontes die het verschil maken:
In supportvragen: gebruik nooit namen of BSN's van cliënten — een cliëntnummer is genoeg, wij kunnen daar niets mee en jij wel.
In rapportages: schrijf over derden (buren, familie) alleen wat voor de zorg nodig is.
Op gedeelde werkplekken: vertrouw op de automatische vergrendeling, maar vergrendel zelf als je wegloopt.
Papier: print zo min mogelijk; wat je print (zoals de evaluatie voor de cliënt), overhandig je persoonlijk.
Met je organisatie sluiten we een verwerkersovereenkomst; wat wij als leverancier wél en niet kunnen zien, staat daarin zwart op wit — en is technisch afgedwongen: zorginhoud kunnen wij niet lezen.
Welkom op het supportportaal van Zonote. Dit is de plek waar je antwoorden vindt, ziet hoe het platform ervoor staat en terugleest wat er is gebeurd. Het portaal bestaat uit drie delen.
De driedeling
Kennisbank — handleidingen en uitleg per onderwerp, van je eerste week tot declareren. Zoek op trefwoord of blader per rubriek.
Actueel — de live status van het platform: een statuschip bovenaan en, zodra er iets aan de hand is, een site-brede balk die je overal op het portaal ziet. De status ververst elke minuut zichzelf; dit is dus geen archief maar een livebeeld.
Berichten — het archief van onderhouds- en storingsberichten, met per bericht een label en de tijden. Onderhoud en verstoringen verschijnen hier; productupdates staan er niet in.
Is de ECD-omgeving dicht voor onderhoud, dan verwijst die dichte deur zelf naar dit portaal. Dit is dus dé plek waar je kijkt als je er even niet in kunt.
Contact opnemen
Vermoed je een datalek? Mail dan meteen, wacht nergens op.
Zie je een verstoring die nog niet op het portaal staat? Meld die.
Klopt een handleiding niet meer met wat je op je scherm ziet? Laat het weten, dan passen we hem aan.
Huisregel: zet nooit cliëntnamen of BSN's in een supportbericht. Omschrijf de situatie; samen komen we er zonder persoonsgegevens ook uit.
Gemeenten en het zorgkantoor communiceren niet per e-mail met je, maar via het beveiligde berichtenverkeer van VECOZO. Daarlangs komen bijvoorbeeld toewijzingen en retouren binnen. Zonote haalt die berichten voor je op, zodat je er zelf niet achteraan hoeft.
Het grootste deel van dit werk gebeurt automatisch. Jij merkt er vooral iets van als er iets is dat aandacht vraagt.
Zo werkt het
Zonote haalt nieuwe berichten op via VECOZO.
Elk bericht wordt gelezen en automatisch verwerkt naar de juiste cliënt. Een toewijzing verschijnt dus vanzelf in het dossier waar die hoort.
Kan een bericht niet automatisch geplaatst worden — bijvoorbeeld omdat de cliënt niet eenduidig te herkennen is — dan komt het in een werkvoorraad te staan, met uitleg waarom het daar staat.
Vanuit de werkvoorraad handel je zulke berichten zelf af, met de uitleg als leidraad.
Goed om te weten
Elke verwerking is achteraf terug te zien: je kunt per bericht nagaan wat ermee gebeurd is en wanneer. Zo houd je grip, ook op wat automatisch ging.
De werkvoorraad is geen foutenlijst, maar een nette wachtrij: niets verdwijnt, alles wacht op een besluit van jou.
Retourberichten op je declaraties komen via dezelfde route binnen en worden op dezelfde manier verwerkt.
Tip: kijk na een declaratieronde even in de werkvoorraad. Wat daar staat, is precies het lijstje dat menselijke aandacht nodig heeft — de rest is al gedaan.
Wlz-zorg declareer je niet bij de gemeente, maar bij het zorgkantoor. Dat brengt eigen spelregels mee, die net wat strakker zijn dan je misschien gewend bent vanuit de Wmo of Jeugdwet. Zonote kent die regels en bewaakt ze vóór er iets de deur uitgaat.
Het uitgangspunt is steeds de indicatie en de toewijzing van de cliënt: wat daarin staat, bepaalt wat je mag declareren.
Zo werkt het
De declaratie volgt de toewijzing strikt: de periode en de soort zorg moeten kloppen met wat het zorgkantoor heeft toegewezen.
Je declareert een afgesloten maand, nooit een lopende. Begin augustus declareer je dus juli.
Bij verblijfszorg wordt per etmaal gerekend; bij MPT (modulair pakket thuis) lopen de declaraties via de urenketen, net als bij andere geleverde uren.
Bij de maand hoort ook de maandelijkse aanwezigheid (MAZ): de opgave waarmee het zorgkantoor ziet dat de cliënt er die maand was.
Goed om te weten
Zonote controleert deze punten vóór het versturen. Past een regel niet binnen de toewijzing, dan zie je dat vooraf — niet pas in een afkeurend retourbericht.
Toewijzingen van het zorgkantoor komen via het berichtenverkeer binnen en staan automatisch bij de juiste cliënt.
Goed om te weten: je hoeft de verschillen niet uit je hoofd te kennen. Kies je werkwijze zoals altijd; Zonote past per cliënt vanzelf de Wlz-regels toe.
Elke declaratieregel die naar een gemeente of het zorgkantoor gaat, draagt een prestatie- of productcode. Die code komt uit het contract dat je met die financier hebt en vertelt precies wélke zorg je declareert. Voor de ontvanger is de code de taal waarin jullie afspraken zijn vastgelegd.
Klinkt technisch — en dat is het ook. Daarom is Zonote zo ingericht dat je er in de dagelijkse praktijk niet over hoeft na te denken.
Wat de code bepaalt
De eenheid waarin gerekend wordt: per uur, per dagdeel of per etmaal.
Het tarief dat bij die prestatie hoort.
Onder welke afspraak met de financier de regel valt.
Zo werkt het in Zonote
De codes waarop je mag declareren komen uit de toewijzing van de cliënt. Je hoeft ze dus niet zelf op te zoeken of over te typen.
Zonote koppelt afspraaksoorten aan de juiste prestatie. Plan je bijvoorbeeld een begeleidingsafspraak, dan weet het systeem al onder welke code die straks gedeclareerd wordt.
Bij het declareren zet Zonote de juiste code, eenheid en het bijbehorende tarief op de regel.
Tip: zie je een code die je niet herkent, kijk dan eerst in de toewijzing van de cliënt. Daar staat waar de code vandaan komt en voor welke periode die geldt.
Zo blijft het codewerk waar het hoort — in de inrichting — en kan het team zich richten op de zorg zelf.
Wat een uur, dagdeel of etmaal zorg kost, verschilt per contract en soms per cliënt. Om te voorkomen dat die kennis in hoofden of losse lijstjes leeft, staan alle tarieven in Zonote op één plek: bij de producten en prestaties zelf, elk met een eigen geldigheidsperiode.
Declaraties rekenen altijd met deze tarievenmodule. Er is dus nooit een regel die "zomaar" een bedrag krijgt.
Zo werkt het
Bij elke prestatie of elk product leg je een standaardtarief vast, met een periode waarin het geldt.
Heb je met een gemeente of andere debiteur iets anders afgesproken, dan leg je dat vast als afspraak per debiteur. Die gaat vóór het standaardtarief.
Geldt voor één cliënt een eigen prijsafspraak, dan gaat die afspraak per cliënt weer vóór de debiteurafspraak.
Bij het declareren pakt Zonote automatisch het meest specifieke tarief dat op dat moment geldig is.
Goed om te weten
Verandert een tarief per een bepaalde datum, dan voeg je een nieuwe periode toe. Oude declaraties blijven zo rekenen met het tarief van toen.
Wijkt een regel af van het standaardtarief, dan zie je dat vóór het versturen. Je verstuurt dus nooit onbewust een afwijkende prijs.
Tip: loop bij een nieuw contractjaar de geldigheidsperiodes even na. Een tarief zonder geldige periode valt op vóór de declaratieronde, niet erna.
Soms blijkt een declaratieregel achteraf niet te kloppen, terwijl de financier hem al heeft toegekend. Misschien is er te veel tijd geschreven, of stond de regel op de verkeerde prestatie. Dan draai je de regel netjes terug met een creditregel.
Crediteren voelt misschien als iets beladens, maar het is gewoon onderdeel van zorgvuldig declareren: fouten herstellen langs de officiële weg, zodat jouw administratie en die van de financier gelijk blijven lopen.
Zo werkt het
Je crediteert de toegekende regel; Zonote maakt daarvoor een creditregel aan.
De creditregel gaat via hetzelfde berichtenverkeer naar de gemeente of het zorgkantoor als de oorspronkelijke declaratie.
Is de credit verwerkt, dan kun je een verbeterde regel opnieuw indienen — met de juiste tijd, prestatie of periode.
Goed om te weten
De creditregel en de oorspronkelijke regel blijven allebei zichtbaar en aan elkaar gekoppeld. Je ziet dus altijd wat er eerst stond, wat er is teruggedraaid en wat ervoor in de plaats kwam.
Er verdwijnt niets: crediteren is geen wissen, maar een correctie die zelf ook vastligt en terug te vinden is.
Tip: dien de verbeterde regel pas opnieuw in nadat de credit is verstuurd. Zo voorkom je dat dezelfde zorg twee keer tegelijk bij de financier openstaat.
Declareren wordt een stuk rustiger als het een vaste routine is in plaats van een maandelijkse klus die "er nog bij moet". Begin van de maand sluit je de vorige maand af: je declareert een afgeronde periode, niet een lopende.
De routine bestaat uit vier stappen die steeds in dezelfde volgorde terugkomen.
Zo werkt het
Uren fiatteren. Loop de geschreven uren van de vorige maand na en keur ze goed. Alleen gefiatteerde uren gaan mee.
Declaratieronde starten. Zonote bouwt de declaraties op uit de gefiatteerde uren en verstuurt ze naar de gemeenten en het zorgkantoor.
Retouren nakijken. De financiers sturen retourberichten terug. Toegekende regels zijn klaar; afgekeurde regels vragen aandacht.
Herstellen en herindienen. Corrigeer wat afgekeurd is en dien het opnieuw in. Zit de fout in een al toegekende regel, dan crediteer je die eerst.
Goed om te weten
Kon een regel niet mee — bijvoorbeeld omdat de toewijzing nog ontbreekt — dan blijft die gewoon klaarstaan. Zodra de toewijzing binnen is, gaat de regel mee met de volgende ronde.
Er raakt dus niets kwijt: elke regel is óf verstuurd, óf staat herkenbaar te wachten met de reden erbij.
Tip: prik een vast moment in de eerste week van de maand voor deze vier stappen. Een routine die op de kalender staat, schuift niet door.
Soms wil je niet alleen vrij rapporteren, maar juist gestructureerd uitvragen hoe het met een cliënt gaat. Daarvoor zijn er vragenlijsten in Zonote: gestandaardiseerde lijsten die je bij een cliënt invult, bijvoorbeeld bij de intake, bij een evaluatie of als je iets wilt signaleren.
Omdat iedereen dezelfde vragen beantwoordt, kun je antwoorden van verschillende momenten naast elkaar leggen. Zo zie je niet alleen hoe het vandaag gaat, maar ook hoe dat zich verhoudt tot een paar maanden geleden.
Zo werkt het
Open het dossier van de cliënt en ga naar de vragenlijsten.
Kies de lijst die past bij het moment, bijvoorbeeld een intake- of evaluatielijst.
Vul de vragen in, samen met de cliënt of op basis van je eigen observaties.
Sla de lijst op; de antwoorden horen vanaf dat moment bij het dossier.
Goed om te weten
Ingevulde lijsten zijn altijd terug te lezen. Handig bij een evaluatie of een overdracht naar een collega.
Wie een vragenlijst mag invullen of inzien, volgt uit de rol die je in Zonote hebt. Niet iedereen ziet dus automatisch alles.
Antwoorden zijn onderdeel van het dossier en worden met dezelfde zorgvuldigheid behandeld als de rest van de cliëntgegevens.
Tip: vul een vragenlijst zo veel mogelijk samen met de cliënt in. De antwoorden worden er eerlijker van, en het gesprek erover is vaak minstens zo waardevol als de lijst zelf.
Niet alles wat je over een cliënt wilt onthouden, hoort in de formele rapportage. Dat de reservesleutel bij de buren ligt, of dat de cliënt liever 's middags gebeld wordt: het is belangrijk om te weten, maar het is geen zorginhoudelijk verslag. Daarvoor zijn er notities.
Een notitie is een korte werkaantekening bij een cliënt, apart van de rapportage. Zo blijft de rapportage schoon en inhoudelijk, terwijl praktische weetjes toch vindbaar zijn voor het hele team.
Zo werkt het
Open het dossier van de cliënt.
Maak een nieuwe notitie aan en schrijf kort op wat collega's moeten weten.
Sla op; de notitie staat direct bij de cliënt en is voor het team te lezen.
Goed om te weten
Notities zijn bedoeld voor praktische zaken. Alles wat over de zorg zelf gaat — hoe het met iemand gaat, wat je hebt gedaan, wat opviel — hoort thuis in de rapportage.
Een notitie is dus geen vervanging van rapporteren. Twijfel je? Rapporteer het dan gewoon.
Ook notities vallen onder het auditlogboek. Er is altijd terug te zien wie een notitie heeft aangemaakt of aangepast, net als bij de rest van het dossier.
Let op: schrijf ook in een notitie alsof de cliënt meeleest. Het blijft onderdeel van het dossier, dus houd het feitelijk en respectvol.
Als begeleider wil je weten welke medicatie een cliënt gebruikt. Niet om die voor te schrijven — dat doet de arts — maar om goed te kunnen begeleiden: signaleren als iets niet klopt, herinneren als dat is afgesproken, en weten waar je op moet letten.
Daarom kun je in Zonote per cliënt een medicatieoverzicht vastleggen en actueel houden. Per middel noteer je de naam, de dosering en de voorschrijver. Iedereen in het team die met de cliënt werkt, ziet zo in één oogopslag wat er gebruikt wordt.
Zo werkt het
Open het dossier van de cliënt en ga naar het medicatieoverzicht.
Voeg een middel toe met naam, dosering en wie het heeft voorgeschreven.
Wijzigt er iets, bijvoorbeeld na een bezoek aan de huisarts? Pas het overzicht dan direct aan, zodat het klopt met de werkelijkheid.
Goed om te weten
Zonote is geen voorschrijfsysteem en heeft geen koppeling met de apotheek. De huisarts en de apotheek blijven altijd de bron; het overzicht in Zonote is er om de begeleiding te ondersteunen.
Wijzigingen in het medicatieoverzicht worden gelogd. In het auditlogboek is terug te zien wie wat wanneer heeft aangepast.
Let op: twijfel je of het overzicht nog klopt? Vraag het na bij de huisarts of apotheek en werk het daarna bij. Een verouderd overzicht is verraderlijker dan een leeg overzicht.
Gewicht, bloeddruk, temperatuur: losse waarden zeggen weinig, maar het verloop vertelt een verhaal. Daarom verzamelt Zonote alle metingen van een cliënt op één plek, zodat je ziet hoe waarden zich in de tijd ontwikkelen.
Je vindt de metingen in het dossier onder Medisch → Metingen. Daar staan zowel metingen die uit de rapportage komen als metingen die handmatig zijn toegevoegd.
Zo werkt het
Open het dossier van de cliënt en ga naar Medisch → Metingen.
Bekijk per meting de datum, de waarde en de bron: zo zie je waar een waarde vandaan komt.
Wil je zelf een meting toevoegen? Kies het type meting, vul de waarde en de datum in en sla op.
Goed om te weten
Metingen komen op twee manieren binnen: Zonote herkent waarden in je rapportagetekst en zet ze — nadat jij ze hebt bevestigd — automatisch in het overzicht, of je voegt ze handmatig toe.
Een herkende meting belandt dus nooit ongezien in het dossier; jij bevestigt eerst dat de waarde klopt.
Het verloop is altijd terug te lezen. Dat helpt bij evaluaties en bij het gesprek met bijvoorbeeld de huisarts.
Tip: meet je iets tijdens een bezoek, noem de waarde dan gewoon in je rapportage. Zonote pikt de meting op en jij hoeft alleen nog te bevestigen — zo blijft het overzicht vanzelf bij.
Om iemand goed te begeleiden, helpt het om de medische achtergrond te kennen: welke diagnoses er zijn, of er allergieën spelen en waar je in het dagelijks contact rekening mee houdt. In Zonote leg je dat beknopt vast in de medische voorgeschiedenis van de cliënt.
Het gaat nadrukkelijk om een samenvatting voor de begeleiding, niet om een compleet medisch dossier. De huisarts houdt het volledige beeld bij; jij noteert alleen wat het team nodig heeft om goed werk te leveren.
Zo werkt het
Open het dossier van de cliënt en ga naar de medische voorgeschiedenis.
Noteer beknopt de relevante diagnoses, allergieën en aandachtspunten.
Leg belangrijke datums vast, bijvoorbeeld van een operatie, zodat het team weet wat er wanneer is gebeurd.
Werk het overzicht bij als er iets verandert.
Goed om te weten
Schrijf alleen op wat voor de begeleiding relevant is. Het is geen kopie van het huisartsdossier en dat moet het ook niet worden — minder is hier echt meer.
Wie de medische voorgeschiedenis kan inzien, volgt uit de rol in Zonote. Medische gegevens zijn gevoelig, dus niet iedere rol ziet ze.
Tip: loop de voorgeschiedenis even na bij een evaluatiemoment. Zo voorkom je dat er verouderde aandachtspunten blijven staan waar niemand meer naar handelt.
Waar zorg wordt verleend, gaat soms iets mis: een cliënt valt, er wordt een fout gemaakt met medicatie, of er is een agressie-incident. Zulke gebeurtenissen meld je in Zonote als MIC-melding: melding incidenten cliëntenzorg.
Melden voelt soms als jezelf of een collega aanwijzen, maar zo is het niet bedoeld. Een MIC-melding is er om als organisatie te leren: waarom kon dit gebeuren, en wat kunnen we doen om het een volgende keer te voorkomen? Melden is leren, geen afrekenen.
Zo werkt het
Start een MIC-melding vanuit dezelfde omgeving waarin je ook rapporteert.
Vul het meldformulier in: wat is er gebeurd, met wie en onder welke omstandigheden.
Verstuur de melding. Deze komt terecht bij de rol die binnen jouw organisatie is aangewezen voor de opvolging.
Goed om te weten
Een MIC-melding staat los van de rapportage. Het is een eigen formulier met een eigen route, ook al start je het vanaf dezelfde plek.
Blijf feitelijk in je beschrijving: wat zag je, wat gebeurde er, wat heb je gedaan. Dat maakt de opvolging makkelijker.
Tip: twijfel je of iets een MIC-melding waard is? Meld het dan. Juist de bijna-missers en kleine incidenten leren een organisatie het meest.
Mag je informatie over een cliënt delen met de huisarts? Mag er een foto worden gemaakt tijdens een activiteit? Dat bepaalt de cliënt zelf. In Zonote leg je per cliënt vast welke toestemmingen er zijn gegeven, zodat het hele team weet waar het aan toe is.
Zo hoeft niemand te gokken of iets "vast wel goed" is: je kijkt in het dossier en ziet de actuele stand.
Zo werkt het
Open het dossier van de cliënt en ga naar de toestemmingen.
Leg per onderwerp vast of de cliënt toestemming geeft, bijvoorbeeld voor het delen van informatie met de huisarts of voor het maken van foto's.
Bij elke toestemming worden de datum en degene die het vastlegde geregistreerd.
Goed om te weten
Een cliënt mag een toestemming altijd weer intrekken. Ook dat intrekken leg je vast in Zonote, met datum en wie het registreerde, zodat het hele verloop terug te lezen is.
Het team ziet in het dossier steeds de actuele stand: wat er nu wél en niet mag.
Zorgvuldig omgaan met toestemmingen hoort bij de privacy-werkwijze van Zonote; het is een kernonderdeel van hoe je als organisatie aan de AVG voldoet.
Tip: bespreek toestemmingen niet alleen bij de intake, maar sta er ook bij evaluaties even bij stil. Wat iemand een jaar geleden prima vond, kan inmiddels anders liggen.
Je eigen agenda laat zien wat jíj vandaag en deze week doet. Maar zorg is teamwerk: wie werkt er morgen, welke bezoeken staan er bij collega's gepland, en wie kan bijspringen als iemand uitvalt? Daarvoor heeft Zonote naast de persoonlijke agenda een teamweergave: de weekplanning.
In één overzicht zie je wie er wanneer werkt en welke bezoeken er die week op de planning staan. Dat maakt de overdracht rustiger en het opvangen van uitval een stuk minder puzzelwerk.
Zo werkt het
Open de agenda en wissel van je eigen agenda naar de teamweergave.
Blader naar de week die je wilt bekijken.
Je ziet per collega wie er wanneer werkt en welke bezoeken er die week gepland staan.
Goed om te weten
Wat je precies van collega's ziet, hangt af van je rol. Niet iedereen heeft dezelfde blik op de planning van het team — dat is bewust zo ingericht.
De weekplanning is een weergave naast je eigen agenda. Voor je eigen werkdag blijft je persoonlijke agenda gewoon het startpunt.
Gebruik de teamweergave vooral bij de overdracht: je ziet in één keer wat er die dag en die week bij het hele team speelt.
Tip: valt een collega onverwacht uit? Kijk in de weekplanning welke bezoeken er voor die dag stonden. Je ziet dan meteen wat er opgevangen moet worden én wie er die dag nog meer werken, zodat je gericht kunt schuiven in plaats van rond te bellen.
Een zorgorganisatie draait niet alleen op cliëntdossiers, maar ook op de mensen die de zorg leveren. Daarom kun je in Zonote per medewerker basisgegevens bijhouden: contactgegevens, functie en informatie over het dienstverband. Zo staat wat je over je team wilt vastleggen op één plek, in plaats van verspreid over losse lijstjes en mapjes.
Zo werkt het
Beheer houdt de personeelsgegevens bij: contactgegevens, functie en dienstverband-informatie worden daar ingevoerd en actueel gehouden.
Verandert er iets — een nieuw telefoonnummer, een andere functie — dan past beheer dat aan.
Als medewerker kun je je eigen gegevens altijd inzien, zodat je kunt controleren wat er over jou geregistreerd staat.
Goed om te weten
Personeelsgegevens staan volledig los van de cliëntdossiers. Het zijn twee gescheiden werelden, elk met hun eigen toegangsregels.
Toegang tot personeelsgegevens is dus niet gekoppeld aan toegang tot zorgdata: wie in dossiers mag werken, kan daarmee nog niet bij de gegevens van collega's — en andersom.
Je eigen gegevens inzien kan altijd; het bijwerken ervan loopt via beheer. Zo blijft duidelijk wie er verantwoordelijk is voor wat er geregistreerd staat.
Klopt er iets niet? Zie je in je eigen gegevens een verouderd telefoonnummer of een functie die niet meer klopt, geef het dan door aan de beheerder van je organisatie. Die past het voor je aan, en jij kunt daarna meteen nakijken of het goed staat.
Niet iedereen met een Zonote-account kan zomaar elk cliëntdossier openen. Toegang tot een dossier wordt bepaald door betrokkenheid: het behandelteam rondom een cliënt — de collega's die daadwerkelijk bij de zorg voor die cliënt betrokken zijn — kan erin, de rest niet.
Dat is geen wantrouwen richting collega's, maar een kernprincipe van het systeem: een dossier gaat over iemands persoonlijke leven en gezondheid, en alleen wie er voor de zorg iets in te zoeken heeft, hoort erin te kijken.
Zo werkt het
Per cliënt is vastgelegd wie er bij de zorg betrokken is: samen vormen zij het behandelteam.
Hoor je bij het behandelteam, dan open je het dossier gewoon en werk je erin zoals je gewend bent.
Sta je buiten het team, dan kun je het dossier alleen openen door eerst te motiveren waarom dat nodig is.
Goed om te weten
Zo'n gemotiveerde inzage buiten het team wordt extra vastgelegd in het auditlogboek. Achteraf is altijd te zien wie het dossier opende, en met welke reden.
Zo blijft nieuwsgierigheid aantoonbaar buiten de deur: je kunt richting cliënten én toezicht laten zien dat inzage in jullie organisatie geen vrijblijvende zaak is.
Let op: gebruik een gemotiveerde inzage alleen als er echt een zorginhoudelijke reden is om in het dossier te kijken. De motivering die je opgeeft, blijft bewaard en moet achteraf uit te leggen zijn.
Zonote is één systeem, maar jouw organisatie is niet zomaar "een organisatie". Daarom krijgt elke organisatie een eigen omgeving op een eigen adres: jouwnaam.zonote.nl. Die omgeving draagt je eigen logo en je eigen kleuren — tot op het inlogscherm aan toe.
Medewerkers loggen dus niet in op een generiek, grijs systeem, maar op de omgeving van hún organisatie. Dat oogt vertrouwd, zeker voor collega's die net beginnen, en het maakt in één oogopslag duidelijk waar je bent.
Zo werkt het
Bij de start van je organisatie wordt de huisstijl ingericht: het eigen adres, het logo en de kleuren.
Vanaf dat moment zien alle medewerkers de omgeving in de eigen huisstijl, vanaf het inlogscherm tot in het dagelijkse werk.
Wil je later iets wijzigen — een nieuw logo, andere kleuren — dan kan dat via de leverancier of via beheer.
Goed om te weten
De huisstijl geldt voor de hele omgeving van je organisatie; medewerkers hoeven er zelf niets voor in te stellen.
Elke organisatie heeft haar eigen adres op zonote.nl. Je logt dus altijd in op het adres van je eigen organisatie.
Tip: zet het adres van jullie eigen omgeving (jouwnaam.zonote.nl) als favoriet in je browser. Dan kom je altijd direct op het juiste inlogscherm uit, herkenbaar aan jullie eigen logo en kleuren.
De beste manier om Zonote te leren kennen is er gewoon in werken: een rapportage schrijven, een afspraak plannen, door een dossier klikken. Maar oefenen in echte dossiers is geen goed idee — daar staat echte zorgdata in. Daarom heeft Zonote een demo-modus: een oefenomgeving met verzonnen personen, waarin je vrijuit kunt proberen zonder iets echts te raken.
Zo werkt het
In de demo-omgeving werk je met verzonnen cliënten en gegevens. Niets daarvan is echt.
Je oefent er gewoon de handelingen die je in het echte werk ook doet: klikken, invoeren, plannen, rapporteren.
Alles wat je in de demo doet, is en blijft oefenmateriaal. Het komt nergens in de echte omgeving terecht.
Goed om te weten
De echte omgeving en de demo zijn strikt gescheiden. Je kunt vanuit de demo dus niet per ongeluk iets in een echt dossier veranderen.
De demo is vooral handig bij het inwerken van nieuwe collega's: zij kunnen het systeem leren kennen voordat ze met echte zorgdata werken.
Fouten maken mag hier juist. Iets verkeerd invoeren in de demo heeft geen enkel gevolg — dat is precies waar de omgeving voor bestaat.
Tip voor het inwerken: laat een nieuwe collega de eerste dagen eerst in de demo-omgeving werken. Zo went iemand aan de schermen en de werkwijze, en stapt daarna met veel meer rust over naar het echte werk.
Zonote factureert € 29,50 ex btw per medewerker per maand, achteraf. Op de factuur staat een specificatie waarmee je het bedrag zelf kunt narekenen. Hier lees je precies wie er meetelt — dat is soms anders dan je verwacht.
Wie telt mee?
De telling is een dienstverbandtelling, geen gebruikstelling. Iedereen die ergens in de maand bij jullie in dienst was, telt voor die maand mee. Dus ook:
een medewerker die de hele maand niet heeft ingelogd;
een medewerker die halverwege de maand uit dienst ging — er is geen korting voor een deel van de maand.
Wie telt niet mee?
Een account dat is gedeactiveerd zonder uitdiensttreding — bijvoorbeeld een profiel dat nooit in gebruik is genomen.
Cliëntaccounts. Die tellen nooit mee, in geen enkele maand.
Waarom de factuur altijd over een afgesloten maand gaat
Zonote stelt het bedrag pas vast als de maand is afgesloten, en bevriest op dat moment de telling. Dat is bewust: de status van accounts kan met terugwerkende kracht veranderen, en een bevroren telling voorkomt dat je factuur achteraf nog verschuift. Je ontvangt dus nooit een factuur over de lopende maand.
Klopt het bedrag niet met je verwachting? Kijk eerst in de specificatie op de factuur welke medewerkers zijn geteld. Negen van de tien keer zit het verschil in iemand die kort in dienst was of van wie de uitdiensttreding nog niet was vastgelegd. Kom je er dan niet uit, neem contact op met support.
Een mailtje naar de verkeerde ontvanger, een verloren telefoon, een inlogpoging die je niet thuis kunt brengen: een (mogelijk) datalek is meestal geen kwade opzet, maar wel iets waar je meteen mee aan de slag moet. Snelheid telt hier echt. De AVG verplicht de verwerkingsverantwoordelijke — jouw organisatie — om een meldplichtig datalek waar mogelijk binnen 72 uur na ontdekking te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Je hoeft niet zeker te weten dat het een datalek is. Twijfel je? Meld het toch. Beter tien keer loos alarm dan één keer te laat.
Zo werkt het
Informeer direct je eigen beheerder of privacycontactpersoon. Zij beoordelen of het om een meldplichtig datalek gaat.
Mail tegelijk Zonote, met wat je weet: wat er is gebeurd, wanneer, en om welke gegevens het mogelijk gaat.
Zonote helpt vervolgens de feiten boven tafel te krijgen. In het auditlogboek staat wie wanneer wat heeft ingezien of gewijzigd — precies de informatie die je nodig hebt om de omvang te bepalen.
Je beheerder of privacycontactpersoon verzorgt zo nodig de melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Goed om te weten
De 72-uurstermijn begint bij de ontdekking, niet pas als alles duidelijk is. Melden kan ook met de kennis van dat moment.
Ruim nooit zelf sporen op — geen berichten verwijderen, geen accounts opschonen. Juist die sporen zijn nodig om te achterhalen wat er is gebeurd.
Tip: zet het mailadres van je privacycontactpersoon ergens waar je het zó terugvindt. Op het moment dat je het nodig hebt, wil je niet hoeven zoeken.
Jouw organisatie vertrouwt cliëntgegevens toe aan Zonote. De AVG regelt netjes hoe die verhouding zit: jouw organisatie is verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt waarom en hoe er gegevens worden verwerkt; Zonote is verwerker en doet dat uitsluitend in opdracht van jou. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst.
Die overeenkomst is geen formaliteit voor in de la. Het is het document dat vastlegt wat Zonote wél en niet met de gegevens mag — en het hoort vanaf dag één bij het contract.
Wat erin staat
Zonote verwerkt gegevens alleen voor het leveren van het ECD, nooit voor eigen doeleinden.
Welke subverwerkers Zonote inschakelt, en de afspraak dat opslag binnen de EU plaatsvindt.
Afspraken over beveiliging, het melden van incidenten en wat er met de gegevens gebeurt als de samenwerking eindigt.
Goed om te weten
Zorginhoud — rapportages, zorgplannen, dossiernotities — kan de leverancier technisch niet lezen. De verwerkersovereenkomst beschrijft dus geen belofte die op vertrouwen leunt, maar een grens die ook technisch is dichtgezet.
Als verwerkingsverantwoordelijke blijft jouw organisatie aanspreekpunt voor cliënten die hun rechten willen uitoefenen, zoals inzage of rectificatie. Zonote ondersteunt daarbij, maar de beslissing ligt bij jullie.
Handelingen in het systeem worden vastgelegd in het auditlogboek, zodat achteraf altijd te herleiden is wie wat heeft gedaan.
Tip: vraagt een gemeente, zorgkantoor of auditor naar jullie afspraken met de ECD-leverancier? De verwerkersovereenkomst is dan het document dat je laat zien.
Hoe lang je een dossier moet bewaren, hangt af van de wet waaronder de zorg valt. Zonote rekent dit per dossier voor je uit en bewaakt de datum, maar het helpt om te weten wat erachter zit.
De drie termijnen
Wlz en andere Wgbo-zorg: twintig jaar (art. 7:454 lid 3 BW).
Jeugdwet: ook twintig jaar (art. 7.3.8 lid 3 Jeugdwet) — dezelfde termijn als de Wgbo, geen afwijkende regeling.
Wmo 2015: vijftien jaar (art. 5.3.4 lid 1 Wmo 2015). Dit is de échte uitzondering.
Wanneer begint de teller?
De termijn loopt vanaf de laatste wijziging in het dossier — niet vanaf het moment dat de zorg eindigde. Voeg je een half jaar na uitschrijving nog een document toe, dan schuift de vernietigingsdatum mee. Wie rekent vanaf het einde van de zorg, komt op een te vroege datum uit en vernietigt mogelijk te vroeg.
Meerdere wetten? Het zwaarste regime wint
Een dossier kun je niet half vernietigen. Kreeg een cliënt zorg onder de Jeugdwet én de Wmo, dan houdt Zonote voor het hele dossier de langste termijn aan: twintig jaar.
Wat Zonote voor je doet
Per dossier de geldende termijn bepalen en de einddatum bewaken.
Elke stap rond bewaren en vernietigen vastleggen in het auditlogboek.
Let op: een vernietigingsverzoek van de cliënt gaat vóór de bewaartermijn. De termijn is een plicht om te bewaren, geen recht om een verzoek te weigeren. Zie daarvoor het artikel over dossiers vernietigen.
Een cliënt kan vragen om vernietiging van het dossier, of van delen ervan. Dat is een serieus recht, en Zonote ondersteunt het proces van verzoek tot afronding. Maar het is geen knop die iedereen zomaar kan indrukken: vernietiging is definitief, dus zorgvuldigheid gaat hier vóór snelheid.
Zo werkt het
De cliënt dient een verzoek in bij de zorgverlener of de organisatie.
De zorgverlener beoordeelt het verzoek. Er zijn wettelijke gronden om te weigeren: bijvoorbeeld als bewaring van aanmerkelijk belang is voor iemand anders dan de cliënt, of als een wettelijke plicht zich tegen vernietiging verzet.
Wordt het verzoek ingewilligd, dan worden de betreffende gegevens vernietigd. Dat is definitief — er is geen prullenbak waaruit je iets terughaalt.
De vernietiging wordt vastgelegd met een vernietigingsverklaring, zodat aantoonbaar is wat er wanneer en op wiens verzoek is vernietigd.
Goed om te weten
De financiële administratie valt buiten zo'n verzoek: daarvoor gelden eigen, fiscale bewaarplichten. Facturen en declaratiegegevens blijven dus bewaard, ook als het zorgdossier wordt vernietigd.
Gaat het de cliënt eigenlijk om een feitelijke fout in het dossier? Dan is rectificatie vaak passender dan vernietiging — zie het artikel daarover.
De stappen in dit proces staan in het auditlogboek, zodat de afhandeling achteraf te verantwoorden is.
Let op: neem bij twijfel over een weigeringsgrond altijd contact op met je privacycontactpersoon voordat je iets vernietigt. Vernietigd is vernietigd.
Een verkeerde geboortedatum, een verwisselde naam, een adres dat nooit heeft geklopt: feitelijke onjuistheden horen niet in een dossier thuis. Een cliënt heeft het recht om rectificatie van zulke fouten te vragen, en dat is in Zonote goed te regelen — zonder dat de geschiedenis van het dossier zoekraakt.
Zo werkt het
De cliënt geeft aan welke gegevens feitelijk onjuist zijn en wat de juiste gegevens zijn.
De organisatie beoordeelt of het inderdaad om een feitelijke onjuistheid gaat.
Klopt het verzoek, dan wordt het gegeven gecorrigeerd. De rectificatie is als wijziging zichtbaar in het auditspoor: wie heeft wat wanneer aangepast, en wat stond er eerst.
Goed om te weten
Rectificatie gaat over feiten, niet over meningen. Een professioneel oordeel — een observatie, een conclusie van een begeleider — valt er niet onder, ook niet als de cliënt het er hartgrondig mee oneens is.
Is de cliënt het oneens met zo'n oordeel? Dan kan hij of zij een eigen verklaring aan het dossier laten toevoegen. Het oordeel blijft staan, maar de zienswijze van de cliënt staat er voortaan naast. Vaak lost dat meer op dan een discussie over schrappen.
Doordat rectificaties in het auditspoor staan, kun je bij vragen — van de cliënt, een collega of een toezichthouder — altijd laten zien hoe een gegeven tot stand is gekomen.
Tip: leg bij een afgewezen rectificatieverzoek kort vast waarom het om een professioneel oordeel gaat, en wijs de cliënt actief op de mogelijkheid van een eigen verklaring.
Het dossier gaat over de cliënt — en de cliënt heeft dan ook het recht om erin te kijken én er een afschrift van te krijgen. In Zonote zijn beide goed geregeld, elk langs een eigen route.
Voor het dagelijkse meelezen is er het cliëntportaal: daar kan de cliënt zelf meekijken. Vraagt een cliënt om een volledig afschrift van het dossier, dan is dat een formeler verzoek, dat de organisatie zorgvuldig afhandelt.
Zo werkt het
De cliënt dient een verzoek om inzage of afschrift in bij de organisatie.
Voor een volledig afschrift maakt de organisatie een dossierafschrift vanuit Zonote.
Bij het samenstellen worden gegevens over derden beschermd. Informatie over anderen — bijvoorbeeld familieleden of andere betrokkenen — wordt niet zomaar meegeleverd, want het inzagerecht van de cliënt is geen inzagerecht in andermans gegevens.
Zowel het verzoek als de verstrekking wordt vastgelegd, zodat later altijd duidelijk is wat er wanneer aan wie is verstrekt.
Goed om te weten
Meelezen via het cliëntportaal en een formeel afschrift sluiten elkaar niet uit: het portaal dekt de dagelijkse inzage, het afschrift het volledige, overdraagbare document.
Ziet de cliënt bij het inzien een feitelijke fout? Wijs dan op de mogelijkheid van rectificatie.
Ook deze handelingen staan in het auditlogboek — passend bij hoe Zonote met privacy omgaat: transparant voor de cliënt, verantwoordbaar voor de organisatie.
Tip: spreek binnen je organisatie af wie afschriftverzoeken afhandelt, zodat een verzoek nooit tussen wal en schip belandt.
Zonote houdt op één plek bij wat er aandacht vraagt. Eén signalenstelsel voedt de bel in de topbalk, de badges in het menu en het paneel op je dashboard. Waar je ook kijkt, je ziet dus dezelfde stand van zaken.
De signalen zijn ingedeeld in categorieën: zorglegitimaties die verlopen, te fiatteren zorg, zorgplan-evaluaties die eraan komen, incidenten, berichtenverkeer, taken, verouderde rapportages en medicatie. Per categorie zie je wat er openstaat.
Probeer het — werk de bel leeg
Meldingen 3
Verstreken Zorglegitimatie van S. de Boer eindigt vandaag
Komt eraan Zorgplan K. Visser te evalueren (over 3 weken)
Komt eraan 6 zorgregels wachten op fiattering
Alles opgelost — zo hoort de bel eruit te zien aan het einde van de dag.
Zo werkt het
Klik op de bel in de topbalk om alle open signalen te zien.
Let op de urgentie: er is verschil tussen een termijn die al verstreken is en iets dat eraan komt.
Kies of je alleen mijn werk wilt zien of de signalen van de hele organisatie.
Klik op een melding: je komt direct op de plek waar je het oplost, bijvoorbeeld het zorgplan of de fiatteerlijst.
Is het opgelost, dan verdwijnt het signaal vanzelf uit de bel, de badges en het dashboard.
Goed om te weten
Een melding is een wegwijzer, geen extra administratie: je handelt altijd af op de onderliggende plek.
De beheerder kan per categorie instellen of die meetelt, en welke termijnen gelden. Zie je een categorie niet, dan staat die voor jouw organisatie uit.
De menubadges laten per onderdeel zien hoeveel er openstaat, zodat je ook zonder de bel te openen weet waar werk ligt.
Begin je dag met een blik op de bel: eerst de verstreken termijnen, dan wat eraan komt. Zo loop je nooit achter de feiten aan.
Met taken leg je werk bij een collega neer zonder losse briefjes of appjes. Een coördinator of beheerder zet een taak uit bij een medewerker; die ziet de taak vanzelf terug in Zonote en vinkt hem af zodra het klaar is.
Zo blijft voor iedereen zichtbaar wat er nog moet gebeuren en wat al gedaan is.
Probeer het — vink een taak af
Afgehandeld
Nog niets afgevinkt.
Zo werkt het
Maak als coördinator of beheerder een nieuwe taak aan en kies de medewerker die hem gaat oppakken.
Koppel de taak eventueel aan een cliënt, zodat meteen duidelijk is over wie het gaat.
Geef desgewenst een vervaldatum mee; zo weet de ontvanger wanneer het af moet zijn.
De medewerker ziet open taken op het dashboard en achter de meldingenbel.
Is de taak klaar, dan vinkt de medewerker hem af.
Goed om te weten
Afgehandelde taken verdwijnen niet: je ziet terug wie de taak heeft afgevinkt en wanneer. Handig bij overdracht of als er later vragen komen.
Een vervaldatum is niet verplicht, maar wel aan te raden voor werk dat aan een termijn hangt.
De koppeling aan een cliënt is optioneel; een taak kan ook over iets algemeens gaan, zoals het bijwerken van een rooster.
Open taken tellen mee in het signalenstelsel, dus ze blijven in beeld tot ze zijn afgevinkt.
Formuleer een taak zo dat de ontvanger hem zonder toelichting kan oppakken: wat moet er gebeuren, voor wie en voor wanneer.
Naast het officiële berichtenverkeer met gemeenten heeft Zonote een eigen postbus voor collega's onderling. Daarmee stuur je een bericht aan één collega of aan een heel team, gewoon binnen de omgeving waar je toch al werkt.
Zo blijft werkoverleg over cliënten binnen het systeem, in plaats van verspreid over mail en telefoons.
Zo werkt het
Open je berichten: je vindt er Postvak IN, Verzonden en Archief.
Schrijf een nieuw bericht aan een collega of een team en verstuur het.
Wil je iets meesturen, voeg dan een bijlage toe; de ontvanger kan die downloaden.
Antwoorden komen in hetzelfde draadje terecht, zodat je het gesprek in één keer terugleest.
Klaar met een gesprek? Archiveer het draadje; het blijft terug te vinden in het Archief.
Goed om te weten
Ongelezen berichten zijn duidelijk gemarkeerd, zodat je in één oogopslag ziet wat nieuw is.
Dit interne verkeer staat los van het berichtenverkeer met gemeenten; verwar de twee niet.
Schrijf ook hier alsof je tekst in het dossier terecht kan komen: professioneel, zakelijk en zonder onnodige details over een cliënt. Noem alleen wat de ontvanger nodig heeft.
Twijfel je of iets een bericht of een taak moet zijn? Vuistregel: moet er iets gebeuren, zet dan een taak uit; wil je iets weten of delen, stuur dan een bericht.
In de rapporten-module vind je kerncijfers van de lopende maand en een reeks kant-en-klare rapporten. Handig voor de maandafsluiting, een teamoverleg of een vraag van een financier: je hoeft niets zelf te bouwen.
Zo werkt het
Open de rapporten-module; bovenaan zie je de kerncijfers van de lopende maand.
Kies het rapport dat je nodig hebt, bijvoorbeeld het cliëntenoverzicht, zorglegitimatie, geleverde zorg per periode of te evalueren zorgplannen.
Bekijk het resultaat op het scherm.
Wil je verder rekenen of delen? Exporteer naar Excel of CSV.
Goed om te weten
Naast de cliënt- en zorgrapporten zijn er medewerkerrapporten en organisatiebrede rapporten, zoals de omzetstaat, het berichtenverkeer, de zorgplan-dekking en het MIC-register.
Het scherm en de export tonen dezelfde rijen; wat je op het scherm ziet, staat ook in het bestand. In het bestand staat bovendien de peildatum, zodat later duidelijk is van welk moment de cijfers zijn.
Privacygevoelige dossierinhoud blijft bewust buiten de exports. Een rapport laat zien dat en hoeveel er is geleverd, niet wat er inhoudelijk in rapportages of zorgplannen staat.
Bewaar exports niet langer dan nodig en deel ze alleen met wie ze nodig heeft. Het rapport is altijd opnieuw te draaien; een oud bestand is snel verouderd.
Je leest nu het publieke supportportaal van Zonote, maar je hoeft er tijdens het werk niet voor uit de app. In Zonote zelf zit namelijk ook een kennisbank met werkinstructies, bedoeld voor snelle hulp op het moment dat je ergens vastloopt.
Het grote verschil met dit portaal: de kennisbank in de app is gefilterd op jouw rol. Een zorgmedewerker ziet alleen artikelen die over het eigen werk gaan, en wordt niet afgeleid door uitleg over bijvoorbeeld declaraties of beheer.
Zo werkt het
Open de kennisbank in Zonote.
Typ een zoekwoord, bijvoorbeeld de naam van het scherm of de handeling waar je mee bezig bent.
Open het artikel en volg de werkinstructie; je kunt de kennisbank naast je werk open houden.
Goed om te weten
De kennisbank is volledig doorzoekbaar; je hoeft dus niet te weten onder welk kopje iets staat.
Zie je een artikel niet dat een collega wel ziet? Dat komt door de rolfiltering: ieder ziet de instructies die bij de eigen rol horen.
Dit publieke portaal blijft daarnaast gewoon bestaan. Dat is de plek voor bredere uitleg, ook als je even niet bent ingelogd.
Wijs nieuwe collega's in hun eerste week meteen op de kennisbank in de app: zo vinden ze antwoorden op het moment dat de vraag ontstaat, midden in het werk.
Onder Mijn account regel je alles rond je eigen inlog: je wachtwoord, je e-mailadres en de koppeling met je authenticator-app. Je vindt er ook wat er over jou is vastgelegd.
Zo werkt het
Open Mijn account in Zonote.
Wil je een nieuw wachtwoord? Wijzig het hier; het geldt direct bij je volgende inlog.
Wil je een ander e-mailadres? Voer het nieuwe adres in. Je ontvangt op dat nieuwe adres een bevestiging; pas nadat je die bevestigt, gaat de wijziging in.
Koppel hier ook je authenticator-app voor de extra inlogstap.
Goed om te weten
Je e-mailadres is tegelijk je inlognaam. Daarom gaat een adreswijziging niet meteen in: zolang je het nieuwe adres nog niet hebt bevestigd, log je in met het oude. Zo raak je nooit buitengesloten door een typfout.
Onder Mijn account zie je ook wat er over jou is vastgelegd: je eigen personeelsgegevens. Klopt daar iets niet, meld dat dan bij je beheerder of coördinator.
Kies een wachtwoord dat je nergens anders gebruikt. Je werkt met cliëntgegevens, dus jouw inlog beschermt meer dan alleen je eigen account.
Krijg je een nieuw werkadres van je organisatie? Wijzig je e-mailadres dan zelf onder Mijn account en bevestig de mail op het nieuwe adres vóór het oude adres wordt opgeheven.
Open je een cliëntdossier voor het eerst, dan wil je snel kunnen zien waar alles staat. De opbouw is overal hetzelfde, dus wat je in het ene dossier leert, geldt ook voor het volgende.
Elk dossier opent met een overzicht. Bovenaan staan kopsignalen: de punten die op dit moment aandacht vragen. Daaronder vind je een tijdlijn met gebeurtenissen, zodat je in één oogopslag ziet wat er recent is gebeurd.
Zo is het dossier opgebouwd
Overzicht — de kopsignalen en de tijdlijn. Begin hier als je snel wilt weten hoe het ervoor staat.
Tabbladen per onderwerp — de inhoud is verdeeld over vaste tabbladen: zorgplan, rapportages, medisch, documenten, netwerk en administratie.
Verdieping — klik een tabblad aan en je werkt binnen dat onderwerp verder, zonder de rest van het dossier kwijt te raken.
Goed om te weten
De linkerzijbalk verschijnt alleen wanneer je ín een dossier bent. Buiten het dossier zie je hem niet; dat is dus geen fout.
Wat je precies te zien krijgt, hangt af van je rol en van de vraag of je bij het behandelteam van deze cliënt hoort. Mis je een tabblad dat een collega wél ziet, dan ligt dat meestal daaraan.
Tip: maak er een gewoonte van om bij het openen van een dossier eerst de kopsignalen en de tijdlijn te bekijken. Zo stap je een gesprek of huisbezoek in met het actuele beeld.
Een zorgplan is pas klaar als het formeel is vastgesteld. In Zonote heet dat accorderen: het moment waarop het plan van concept overgaat in het geldende plan.
Hoe dat accorderen eruitziet, bepaalt je organisatie. Het kan mét digitale ondertekening, maar een organisatie kan er ook voor kiezen om zonder ondertekening te werken. In dat geval geldt het accorderen zelf als de vaststelling.
Zo werkt het
Rond het zorgplan inhoudelijk af en controleer of alles klopt.
Accordeer het plan. Werkt jouw organisatie met digitale ondertekening, dan hoort die stap hierbij; zo niet, dan is het plan met het accorderen vastgesteld.
Exporteer het vastgestelde plan desgewenst als PDF. Die export bevat een ondertekenvak, bijvoorbeeld om het plan te printen en door de cliënt op papier te laten tekenen.
Goed om te weten
Stel je een nieuw zorgplan vast, dan verhuizen oudere plannen naar het archief. Ze verdwijnen dus niet, maar staan niet meer tussen het actuele werk.
Of er wel of niet digitaal ondertekend wordt, is een organisatie-instelling. Twijfel je wat er bij jullie geldt, vraag het dan na bij je beheerder.
Tip: de PDF met ondertekenvak is een prettige vorm om het plan samen met de cliënt door te nemen. Zo heeft de cliënt iets tastbaars, ook als jullie digitaal accorderen.
Een tikfout in de eindtijd, een bezoek op de verkeerde datum geboekt: het gebeurt iedereen. Zolang een zorgregel nog niet gedeclareerd is, pas je zo'n fout gewoon zelf aan.
Is de regel al wél gedeclareerd, dan ligt hij vast. Correctie loopt dan via crediteren, zodat de administratie en de declaratie op elkaar blijven aansluiten.
Zo werkt het
Zoek de zorgregel op die niet klopt.
Pas de datum of de begin- en eindtijd aan. Zonote rekent de regel automatisch opnieuw door; je hoeft zelf niets na te rekenen.
Controleer het resultaat en sla op. De correctie is daarmee verwerkt.
Goed om te weten
Gedeclareerde regels zijn vergrendeld. Zie je geen mogelijkheid om te wijzigen, dan is de regel al mee geweest in een declaratie en is crediteren de aangewezen route.
Je kunt een selectie zorgregels afdrukvriendelijk printen, bijvoorbeeld om iets op papier na te lopen of te bespreken.
Als medewerker vind je onder mijn zorgregels de zorg die je zelf hebt geleverd. Handig om regelmatig even na te lezen of alles klopt.
Tip: loop je eigen zorgregels na vóórdat er gedeclareerd wordt. Een correctie vooraf is een kwestie van seconden; na declaratie vraagt dezelfde fout een creditering.
Bij outputgerichte financiering betaalt de gemeente niet per geleverd uur, maar voor een afgesproken resultaat. In Zonote bepaalt de prestatie de route: sommige prestaties declareer je per uur, andere per dagdeel, en bij outputgericht werken hoort vaak een vast bedrag per maand. Bij een maandtarief declareer je per kalendermaand één vast bedrag, ongeacht hoeveel uur er die maand geleverd is; het tarief volgt uit de prestatie op de toewijzing.
De gebroken maand: een afspraak, geen automatisme
Start of eindigt de zorg halverwege een maand, dan is de vraag wat je die maand factureert. Zonote rekent dat niet eigenhandig naar rato uit: de gebroken maand is een afspraak die per organisatie wordt vastgelegd, in drie smaken — volle maand, naar rato of niet. Alleen de beheerder legt die afspraak vast, en de vindplaats is verplicht: noteer in welk artikel van de overeenkomst de afspraak staat. Zonder vindplaats is het een aanname, en dan is de factuur betwistbaar.
Kies je 'niet', dan meldt Zonote bij instroom dat er over de instroommaand volgens de afspraak niets in rekening wordt gebracht.
Twee soorten instroom
Een écht nieuwe cliënt die halverwege de maand instroomt: de gebroken instroommaand mag, volgens het landelijke facturatieprotocol iWmo (§5.1.1).
Overname van een andere aanbieder: hier weigert Zonote de gebroken maand hard. Het facturatieprotocol (§5.6.3) bepaalt dat de gemeente die maand aan de vorige aanbieder betaalt; jouw maandbedrag begint met de eerstvolgende hele maand.
Blijf registreren
Dat de gemeente per maand betaalt, maakt registreren niet zinloos. Je uren en rapportages houden hun waarde voor het dossier, voor de kwaliteit van zorg en voor het gesprek met de gemeente over wat er werkelijk geleverd is.
Soms is een cliënt het oneens met een professioneel oordeel in het dossier. Denk aan een conclusie in een rapportage of een inschatting in een evaluatie. Het oordeel zelf hoeft dan niet te worden aangepast — een professionele weging mag blijven staan — maar de cliënt heeft het recht om er een eigen verklaring naast te laten opnemen. Dat recht is wettelijk vastgelegd in de Wgbo.
De eigen verklaring is het weerwoord van de cliënt: zijn of haar eigen lezing, naast die van de professional. Wie het dossier later leest, ziet beide kanten.
Zo werkt het
De cliënt geeft aan het oneens te zijn met een oordeel en levert een eigen verklaring aan.
Je voegt de verklaring toe bij het stuk waar hij over gaat, zodat lezing en weerwoord bij elkaar staan.
Je legt daarbij de grondslag en de wijze van afgifte vast: op welk recht de toevoeging berust en hoe de verklaring is aangeleverd.
Goed om te weten
Er is geen weigergrond. Een eigen verklaring toevoegen is een recht van de cliënt, geen verzoek dat je inhoudelijk beoordeelt.
Toevoegen kan ook als het correctievenster van het stuk al gesloten is. Het stuk zelf wijzigt niet; de verklaring komt ernaast.
Verwar de eigen verklaring niet met rectificatie: bij rectificatie gaat het om feitelijke onjuistheden, hier om een verschil van inzicht.
Een cliënt kan vragen dat een specifieke medewerker zijn of haar dossier niet inziet. Bijvoorbeeld omdat cliënt en medewerker elkaar privé kennen. Zonote legt zo'n uitsluiting vast én dwingt hem af: de uitgesloten medewerker komt het dossier niet in.
Tegelijk kan zorg niet altijd wachten op wie er toevallig beschikbaar is. Voor situaties van levensbelang bestaat daarom de noodknop.
Probeer het — de noodknop vraagt altijd waarom
Je staat niet in het behandelteam van M. Jansen, maar er is een acute situatie.
Zo werkt het
De uitsluiting wordt op verzoek van de cliënt vastgelegd in het dossier.
Vanaf dat moment wordt de uitsluiting technisch afgedwongen; het is geen afspraak op papier die van discipline afhangt.
Is er sprake van levensbelang, dan kan de uitgesloten medewerker via de noodknop toch toegang forceren. Dat kan alleen met een verplichte motivering.
Goed om te weten
Elk gebruik van de noodknop wordt extra vastgelegd in het auditspoor: wie, wanneer en met welke motivering.
Beheer loopt ieder noodknopgebruik achteraf na. De noodknop is dus geen sluiproute, maar een noodvoorziening die altijd verantwoording vraagt.
Beheer kan een lopende noodtoegang bovendien direct sluiten als daar aanleiding voor is.
Let op: gebruik de noodknop alleen bij echt levensbelang. Je motivering wordt vastgelegd en nagelopen — schrijf dus op wat er aan de hand was, zodat je keuze achteraf navolgbaar is.
Een financier wil niet alleen declaraties ontvangen, maar ook weten wanneer de zorg feitelijk start en stopt. Daarvoor bestaan de zorgmeldingen: korte berichten in het berichtenverkeer die de werkelijkheid van de levering doorgeven.
Wat je precies meldt, verschilt per wet. Bij de Wmo en de Jeugdwet meld je de aanvang van de levering en later het einde ervan. Bij de Wlz komen daar de maandelijkse aanwezigheid (MAZ) en mutatieberichten bij, zodat het zorgkantoor per maand weet wat er gebeurd is.
Probeer het — de volgorde is de regel
Nog niet gemeldToewijzing S. de Boer · begeleiding individueelstart 1 sep
Declareren staat op slot totdat de aanvang gemeld is — precies zoals de financier het verwacht.
Zo werkt het
Open de toewijzing van de cliënt. Zonote zet de passende melding daar alvast voor je klaar.
Controleer de gegevens, zoals de datum van aanvang of einde.
Verstuur de melding via het berichtenverkeer en volg het retourbericht van de tegenpartij.
Goed om te weten
Zonote bewaakt de volgorde: er wordt pas gedeclareerd nadat er gemeld is. Zo voorkom je afkeuringen omdat de financier de levering nog niet kent.
Omdat de melding vanuit de toewijzing wordt klaargezet, kloppen cliënt, product en financier automatisch met wat er is toegewezen.
Bij de Wlz zijn de maandelijkse aanwezigheid en mutaties een terugkerend ritme, geen eenmalige handeling; plan ze in als vast onderdeel van je maandafsluiting.
Twijfel je of er al gemeld is? Kijk op het detailscherm van de toewijzing: daar zie je welke meldingen verstuurd zijn en welke handeling er nu aan de beurt is.
Een toewijzing is geen statisch document: de zorg begint, verandert soms van plek en eindigt op een dag. Op het detailscherm van een toewijzing staan daarom de handelingen klaar waarmee je de keten met de werkelijkheid laat meebewegen.
Zonote toont per toewijzing welke handelingen op dat moment kunnen, en in welke volgorde. Zo hoef je niet zelf te onthouden wat er eerst moet; het scherm leidt je erdoorheen.
Zo werkt het
Open de toewijzing via het dossier van de cliënt of via het toewijzingenoverzicht.
Bekijk op het detailscherm welke handelingen beschikbaar zijn: aanvang melden, een overplaatsing verwerken, de levering beëindigen of de toewijzing sluiten.
Kies de handeling die past bij wat er in werkelijkheid gebeurt en volg de stappen op het scherm.
Goed om te weten
De volgorde is logisch opgebouwd: je kunt bijvoorbeeld pas beëindigen als er eerder een aanvang is gemeld. Handelingen die nog niet aan de beurt zijn, biedt Zonote niet aan.
Een overplaatsing verwerk je als aparte handeling, zodat de overgang netjes in de keten terechtkomt in plaats van als losse correcties.
Het sluiten van de toewijzing is de laatste stap; daarmee rond je het dossier aan de kant van de financier af.
Klopt de werkelijkheid niet meer met wat er gemeld is, begin dan bij het detailscherm van de toewijzing: daar zie je in één oogopslag welke handeling nog openstaat.
Een tikfout in een datum, een melding op de verkeerde cliënt: het overkomt iedereen weleens dat er een verkeerd bericht de deur uit gaat. Gelukkig hoef je zo'n bericht niet te laten staan. Je trekt het in via het officiële intrekkingsverzoek, waarna je het juiste bericht opnieuw kunt versturen.
Intrekken is een net zo formeel proces als het versturen zelf. De tegenpartij moet de intrekking bevestigen voordat het foute bericht echt van tafel is.
Zo werkt het
Zoek het verkeerde bericht op in de berichtgeschiedenis en start het intrekkingsverzoek.
Wacht op het retourbericht van de tegenpartij. Daarmee bevestigt zij dat de intrekking is verwerkt.
Verstuur daarna het juiste bericht opnieuw, met de correcte gegevens.
Goed om te weten
Verstuur het herstelde bericht pas nadat de intrekking met een retour is bevestigd; anders lopen het oude en het nieuwe bericht door elkaar bij de ontvanger.
Zowel de intrekking als het herstel blijft zichtbaar in de berichtgeschiedenis. Je kunt dus altijd terugzien wat er is gebeurd en waarom.
Intrekken maakt het originele bericht niet onzichtbaar; het legt juist vast dat het niet meer geldt. Dat is precies de bedoeling: de geschiedenis blijft eerlijk en compleet.
Kom je erachter dat een bericht fout was terwijl de tegenpartij nog niet heeft gereageerd? Start dan toch gewoon het intrekkingsverzoek; de bevestiging volgt vanzelf in het retourverkeer.
Het berichtenverkeer met gemeenten en zorgkantoren loopt via VECOZO. Voordat Zonote berichten kan versturen en ophalen, richt de beheerder de koppeling eenmalig in. Daarna loopt het verkeer automatisch en heb je er in het dagelijks werk geen omkijken meer naar.
Zo werkt het
Ga als beheerder naar de instellingen voor de VECOZO-koppeling.
Vul de eigen AGB-code van je organisatie in.
Kies de omgeving: test of productie. Met de testomgeving kun je de keten veilig beproeven voordat je echt gaat versturen.
Leg een verwijzing vast naar het VECOZO-systeemcertificaat van je organisatie. Het certificaat zelf lever je aan via een beveiligde route die met de leverancier is afgesproken.
Werk je met de Wlz, leg dan ook het zorgkantoor met het bijbehorende UZOVI-nummer vast.
Goed om te weten
Je plakt nooit een certificaat, wachtwoord of ander geheim in een formulier, e-mail of supportticket. In Zonote staat alleen de verwijzing; het geheim reist uitsluitend via de beveiligde route.
Begin bij voorkeur in de testomgeving en schakel pas naar productie als de berichten daar goed heen en weer lopen.
Na de inrichting verstuurt en ontvangt Zonote de berichten zelfstandig; jij ziet het resultaat terug in de berichtenschermen.
Twijfel je hoe je het certificaat veilig aanlevert? Neem contact op met de leverancier; die wijst je de beveiligde route. Stuur het bestand in geen geval mee met een gewoon ticket.
Bij een persoonsgebonden budget is er geen financier die meekijkt of het geld nog toereikend is; dat moet je zelf in de gaten houden. Vervelend wordt het pas echt als de zorg al geleverd is en het budget op blijkt. Daarom kun je in Zonote het toegekende budget van een cliënt vastleggen en bewaken.
Zonote zet naast het toegekende bedrag wat er door jullie organisatie gefactureerd is, en rekent uit hoeveel er nog resteert. Een knellend budget valt zo op tijd op, terwijl er nog ruimte is om met de cliënt en diens vertegenwoordiger in gesprek te gaan.
Probeer het — factureer een maand
PGB-budget S. de Boer · 2026
Gefactureerd: € 3.600Resteert: € 8.400 van € 12.000
Let op: het budget knelt — bij dit tempo is het vóór het einde van het jaar op. Bespreek een verlenging of ophoging ruim op tijd.
Zo werkt het
Leg bij de cliënt het toegekende PGB-budget vast.
Factureer de geleverde zorg zoals je gewend bent; Zonote telt de gefactureerde bedragen automatisch mee.
Bekijk regelmatig het resterende budget, bijvoorbeeld bij het maken van de maandfacturen.
Goed om te weten
Het overzicht toont wat er door jullie is gefactureerd. Heeft de cliënt ook andere zorgverleners uit hetzelfde budget betaald, dan zie je dat deel niet; vraag daar bij twijfel naar.
De cliënt of diens vertegenwoordiger blijft zelf budgethouder richting de SVB. Jij bewaakt je eigen aandeel, de budgethouder houdt het geheel in de hand.
Signaleer een naderend tekort vroeg: dan kan de budgethouder nog bijsturen vóór er zorg geleverd wordt die niet meer vergoed kan worden.
Zorg uit een persoonsgebonden budget declareer je niet via VECOZO. In plaats daarvan stuur je een factuur aan de budgethouder: de cliënt zelf of diens vertegenwoordiger. Die dient de factuur vervolgens in bij de SVB, die de betaling uit het budget verzorgt.
Zonote neemt het factuurwerk uit handen. Per cliënt en per maand maakt het systeem een nette PDF-factuur tegen het tarief dat jullie met de budgethouder hebben afgesproken, voorzien van de eigen gegevens en het logo van je organisatie.
Zo werkt het
Zorg dat de geleverde zorg van de maand is vastgelegd.
Laat Zonote per cliënt de maandfactuur opstellen tegen het afgesproken tarief.
Controleer de factuur en download hem als PDF, los per cliënt of gebundeld voor meerdere cliënten tegelijk.
Verstuur de factuur aan de budgethouder.
Goed om te weten
De budgethouder dient de factuur zelf in bij de SVB; jouw organisatie declareert dus niet rechtstreeks bij de SVB.
De afzendergegevens, het logo en de factuurnummering komen uit de factuurinrichting van je organisatie. Klopt daar iets niet, pas het dan eerst dáár aan; alle nieuwe facturen dragen die gegevens automatisch.
Houd bij het factureren het resterende PGB-budget van de cliënt in het oog, zodat een tekort niet pas na levering aan het licht komt.
Gebundeld downloaden is handig aan het einde van de maand: je haalt in één keer de facturen van al je PGB-cliënten op.
Een factuur is vaak het enige papier dat een budgethouder van je organisatie in handen krijgt. Dan is het prettig als hij er verzorgd uitziet en alle gegevens klopt: wie stuurt hem, waar kan de ontvanger terecht en op welke rekening moet er betaald worden.
Daarom richt de beheerder de factuurafzender eenmalig in. Daarna dragen alle cliëntfacturen automatisch de juiste identiteit; je hoeft er per factuur niet meer naar om te kijken.
Zo werkt het
Ga als beheerder naar de instellingen voor de factuurinrichting.
Vul de organisatiegegevens en het adres in zoals ze op de factuur moeten verschijnen.
Leg het IBAN vast waarop betaald moet worden, en het antwoordadres voor vragen over de factuur.
Voeg het eigen logo toe, zodat de factuur herkenbaar in jullie huisstijl verschijnt.
Kies een eigen voorvoegsel voor de factuurnummers, zodat de nummering past bij je administratie.
Goed om te weten
Wijzig je later iets, bijvoorbeeld een verhuizing of een nieuw rekeningnummer, dan nemen alle nieuwe facturen de wijziging automatisch over.
Het factuurnummer-voorvoegsel helpt je boekhouder om facturen uit Zonote in één oogopslag te herkennen tussen andere nummerreeksen.
Controleer na de eerste inrichting één proeffactuur van begin tot eind: afzender, adres, IBAN, logo en nummering. Klopt die, dan kloppen ze voortaan allemaal.
Meestal begint een dossier zodra er een toewijzingsbericht binnenkomt. Maar soms ben je eerder: de zorg start al, of je wilt het dossier vast klaarzetten terwijl het bericht nog onderweg is. In Zonote kun je daarom ook handmatig een cliënt aanmaken, nog vóórdat er iets van de gemeente of het zorgkantoor is ontvangen.
Je hebt daarvoor maar een paar gegevens nodig: de naam, de geboortedatum en de grond van de zorg. De rest vul je aan wanneer je het weet — een dossier hoeft niet in één keer compleet te zijn.
Zo werkt het
Ga naar de cliëntenlijst en kies voor het aanmaken van een nieuwe cliënt.
Vul de naam, de geboortedatum en de grond van de zorg in.
Voer je een BSN in, dan controleert Zonote direct of er al een dossier met dat nummer bestaat. Zo voorkom je dat er twee dossiers voor dezelfde persoon ontstaan.
Sla op. Het dossier is meteen bruikbaar: je kunt gegevens aanvullen, contactpersonen vastleggen en rapporteren.
Goed om te weten
Komt het toewijzingsbericht later alsnog binnen, dan koppelt Zonote het aan dit bestaande dossier. Je hoeft niets over te zetten of opnieuw in te voeren.
Twijfel je of iemand al bekend is? Zoek eerst even in de cliëntenlijst voordat je een nieuw dossier aanmaakt — dat scheelt opruimwerk achteraf.
De BSN-controle werkt alleen als je het BSN ook echt invoert. Heb je het nog niet, vul het dan aan zodra je het wél hebt.
De cliëntenlijst is je startpunt: hier vind je alle cliënten van je organisatie terug. Bij een handvol cliënten scan je de lijst zo door, maar zodra het er meer worden, wil je snel kunnen zoeken en filteren. Dat kan op twee manieren: via de filters op de lijst zelf, en via de zoekbalk in de topbalk.
Zo werkt het
Open de cliëntenlijst. Bovenaan vind je de filters: je filtert op naam, status en kenmerken.
Combineer filters gerust — bijvoorbeeld alleen actieve cliënten met een bepaald kenmerk.
Wil je vanaf een willekeurig ander scherm zoeken? Gebruik dan de zoekbalk in de topbalk. Die doorzoekt naam, woonplaats, cliëntnummer én BSN.
Klik je op een treffer, dan opent direct het dossier van die cliënt. Je hoeft dus niet eerst terug naar de lijst.
Goed om te weten
Welke filters de cliëntenlijst toont, is per organisatie instelbaar. Mis je een filter dat voor jullie manier van werken handig zou zijn, overleg dan met je applicatiebeheerder.
De zoekbalk in de topbalk is meestal de snelste route: je typt een paar letters van de naam of een cliëntnummer en zit met één klik in het juiste dossier.
Zoeken op BSN kan handig zijn bij naamgenoten, maar wees er zuinig mee: gebruik in gesprekken en notities liever het cliëntnummer.
De persoonsgegevens van een cliënt — naam, adres, geboortedatum en contactgegevens — bewerk je gewoon in het dossier. Voor het BSN geldt iets extra's: dat is een bijzonder gevoelig gegeven, en Zonote gaat er daarom bewust voorzichtig mee om.
Zo werkt het
Open het dossier van de cliënt en ga naar de persoonsgegevens.
Pas de gegevens aan die je wilt wijzigen en sla op.
Het BSN staat standaard gemaskeerd. Wil je het volledige nummer zien, dan onthul je het bewust — en die handeling wordt vastgelegd in het auditspoor.
Leg ook het gecontroleerde identiteitsbewijs vast: het soort document en het documentnummer. Dat hoort bij de vergewisplicht — je legt zo vast dat je hebt gecontroleerd dat de persoon tegenover je echt de cliënt is.
Goed om te weten
Dat het onthullen van een BSN gelogd wordt, is geen wantrouwen richting jou. Het maakt achteraf uitlegbaar wie het nummer wanneer heeft ingezien — precies wat je bij zo'n gegeven wilt kunnen laten zien.
Wees zuinig met het BSN. Je hebt het zelden echt nodig in je dagelijkse werk.
Tip: gebruik in gesprekken, e-mails en supporttickets altijd het cliëntnummer in plaats van het BSN. Het cliëntnummer identificeert de cliënt binnen Zonote net zo goed, zonder dat er een gevoelig gegeven rondzwerft.
Valt er een collega in die de cliënt niet kent, dan heeft die geen tijd om eerst het hele dossier door te lezen. Daarom heeft elk dossier in Zonote een kort profiel met wat je meteen moet weten: hoe benader je deze cliënt, welke afspraken gelden er, en waar moet je op letten?
Zie het als een deurmat: het eerste wat je tegenkomt als je binnenstapt. Het is nadrukkelijk géén tweede dossier — de volledige informatie staat gewoon in de rest van het dossier.
Zo werkt het
Open het dossier van de cliënt en ga naar het "belangrijk om te weten"-profiel.
Beschrijf kort de benadering: wat werkt bij deze cliënt, en wat juist niet?
Noteer de afspraken die een invaller moet kennen, en de aandachtspunten waar je op moet letten.
Sla op. Elke collega die het dossier opent, ziet dit profiel als eerste kennismaking.
Goed om te weten
Houd het kort. Drie tot vijf kernpunten die een invaller in één minuut leest, zijn waardevoller dan een pagina tekst die niemand doorneemt.
Houd het actueel. Een verouderd profiel is misleidender dan geen profiel — loop het na wanneer er iets wezenlijks verandert in de situatie of de afspraken.
Uitgebreide achtergrond, geschiedenis en verslaglegging horen in de rest van het dossier thuis, niet hier. Verwijst een invaller ergens naar nodig te hebben, dan vindt die het daar.
Om een cliënt heen staat bijna altijd een kring van mensen: familie, mantelzorgers, een goede buur. In Zonote leg je deze persoonlijke contactpersonen vast in het dossier, elk met hun eigen rol. Zo weet iedereen in het team wie je waarvoor kunt bellen.
Eén status verdient bijzondere aandacht: die van wettelijk vertegenwoordiger. Denk aan een mentor, een curator of een gezaghebbende ouder. Die markeer je expliciet, want die status heeft echte gevolgen in het systeem.
Zo werkt het
Open het dossier en ga naar de contactpersonen.
Voeg een contactpersoon toe met naam, contactgegevens en rol — bijvoorbeeld dochter, mantelzorger of buurvrouw.
Is iemand wettelijk vertegenwoordiger, markeer dat dan expliciet bij die contactpersoon.
Sla op. De contactpersoon is nu voor het hele team zichtbaar in het dossier.
Goed om te weten
De status van wettelijk vertegenwoordiger bepaalt onder meer wie het cliëntportaal mag gebruiken en wie besluiten mag nemen namens de cliënt. Leg die status dus zorgvuldig vast — en pas hem aan als de situatie verandert.
Niet iedere betrokken naaste is wettelijk vertegenwoordiger. Een dochter die veel regelt, is nog geen mentor of curator; markeer de status alleen als die formeel klopt.
Het professionele netwerk — huisarts, apotheek en andere behandelaren — leg je niet hier vast, maar op het eigen tabblad voor het professionele netwerk.
Aan elk zorgtraject komt een einde: de cliënt stroomt uit, verhuist, of gaat verder bij een andere aanbieder. En soms is de reden verdrietiger — een overlijden. In beide gevallen wil je het dossier netjes afsluiten, zodat de administratie klopt en er niets blijft doorlopen.
Zo werkt het
Open het dossier van de cliënt en kies voor uitschrijven.
Vul de einddatum en de reden van beëindiging in.
Zonote handelt de lopende zaken netjes af: openstaande afspraken en declaraties worden niet zomaar afgekapt, maar keurig afgewikkeld.
Gaat het om een overlijden, dan leg je dat als zodanig vast. Het cliëntportaal wordt dan automatisch gesloten en de bewaartermijn van het dossier gaat lopen.
Goed om te weten
Na een overlijden bepaalt de nabestaandenregeling wie daarna nog inzage in het dossier kan vragen. Nabestaanden krijgen dus niet vanzelf toegang — er is een geregelde route voor.
Een uitgeschreven cliënt verdwijnt niet uit het systeem. Het dossier blijft gedurende de bewaartermijn bewaard; je kunt er alleen niet meer in doorwerken zoals bij een actieve cliënt.
Kies de einddatum zorgvuldig: die bepaalt tot wanneer zorg geleverd en gedeclareerd kan zijn. Twijfel je over de juiste datum of reden, stem het dan even af met je administratie voordat je uitschrijft.
Steeds vaker staat er bij een cliënt thuis technologie die de zorg ondersteunt: een medicijndispenser, een sensor, personenalarmering. Handig — maar alleen als het team wéét wat er in huis staat en waarom. Daarom leg je zorgtechnologie in Zonote vast in het dossier van de cliënt.
Je registreert niet alleen wát er gebruikt wordt, maar ook sinds wanneer en met welk doel. Zo begrijpt ook een collega die de cliënt minder goed kent meteen waarom die dispenser er staat, en wat er van het team wordt verwacht.
Zo werkt het
Open het dossier van de cliënt en ga naar het onderdeel zorgtechnologie.
Koppel de technologie die de cliënt gebruikt — bijvoorbeeld een medicijndispenser, een sensor of alarmering.
Vul in sinds wanneer de cliënt de technologie gebruikt en met welk doel — bijvoorbeeld medicatieveiligheid of valdetectie.
Wordt de technologie niet meer gebruikt, beëindig dan de koppeling. Zo blijft het overzicht kloppen met de werkelijke situatie in huis.
Goed om te weten
Het doel is minstens zo belangrijk als het apparaat zelf. "Sensor" zegt weinig; "sensor voor nachtelijke valdetectie" vertelt een invaller precies waar die op moet letten.
Loop het overzicht na wanneer de situatie van de cliënt verandert. Technologie die er niet meer staat, hoort ook niet meer als actief in het dossier te staan.
Staat er technologie die een invaller direct moet kennen, noem die dan ook kort in het "belangrijk om te weten"-profiel.
Soms kan een medewerker plotseling niet meer inloggen, en soms neemt iemand echt afscheid van de organisatie. Dat lijkt op elkaar, maar het zijn twee verschillende situaties met elk een eigen oplossing.
Een account dat vastzit na te veel mislukte inlogpogingen is geen storing: de inlogrem is een beveiligingsmaatregel die het gissen naar wachtwoorden afremt. Vertrekt een medewerker, dan zet je het account niet op slot, maar op niet-actief.
Probeer het — twee situaties, twee knoppen
VergrendeldJ. Bakker · te veel mislukte inlogpogingen
ActiefP. van Dam · laatste werkdag geweest
P. van Dam kan niet meer inloggen; rapportages en uren blijven op naam staan — en het account telt niet meer mee voor de maandfactuur.
Zo werkt het
Zit een account vast na mislukte inlogpogingen? Open als beheerder het medewerkerdossier en ontgrendel het account daar. De medewerker kan daarna gewoon weer inloggen.
Gaat een medewerker uit dienst? Zet het account in het medewerkerdossier op niet-actief. Inloggen is vanaf dat moment niet meer mogelijk.
Controleer daarna niets extra's aan het dossierwerk: alle rapportages en uren blijven netjes op naam van de medewerker staan in de historie.
Goed om te weten
De inlogrem beschermt de organisatie; ontgrendelen is dus even iets nakijken, geen noodreparatie.
Een niet-actief account telt niet mee voor de maandfactuur. Je betaalt alleen voor actieve medewerkers.
Op niet-actief zetten is iets anders dan verwijderen: het werk van de medewerker blijft zichtbaar en herleidbaar in de dossiers.
Tip: zet een account op niet-actief zodra de laatste werkdag voorbij is. Zo houd je de toegang tot cliëntgegevens beperkt tot wie er nu werkt, en klopt de maandfactuur vanzelf.
Elke organisatie rapporteert net even anders. De één werkt met korte dagelijkse notities, de ander met uitgebreide begeleidingsverslagen. Daarom bepaal je als beheerder zelf hoe het rapporteren in Zonote eruitziet.
Je richt het rapportagebeleid per rapportagesoort in, zodat medewerkers precies de soorten zien die bij jullie manier van werken passen.
Zo werkt het
Geef elke rapportagesoort een eigen naam die jullie team herkent, en bepaal per soort welke velden verplicht zijn bij het invullen.
Stel de correctietermijn in: zo lang mag een auteur de eigen rapportage nog corrigeren nadat die is vastgelegd.
Zet de metingenherkenning aan of uit. Staat die aan, dan herkent Zonote metingen in de rapportagetekst, zodat de medewerker ze kan bevestigen en vastleggen.
Kies welke rapportagesoorten zichtbaar zijn in het cliëntportaal. Alleen die soorten kan de cliënt daar teruglezen.
Goed om te weten
Verplichte velden helpen om rapportages volledig te krijgen, maar te veel verplichtingen maken het invullen zwaar. Begin klein en breid uit als daar behoefte aan is.
De correctietermijn geldt voor de auteur zelf; denk vooraf na over wat bij jullie werkwijze past.
Bepaal de zichtbaarheid in het cliëntportaal bewust per soort: wat je aanzet, leest de cliënt mee.
Tip: loop het rapportagebeleid samen met een paar medewerkers door voordat je het vastzet. Zij weten het best welke velden in de praktijk echt nodig zijn.
Een zorgplan is pas waardevol als het actueel blijft. Met het zorgplanbeleid bepaal je als beheerder het ritme: wanneer wordt er geëvalueerd, wie krijgt daar wanneer een seintje van, en hoe wordt een plan vastgesteld.
Zo werkt het
Stel de evaluatietermijn in: na hoeveel tijd een zorgplan opnieuw geëvalueerd moet worden.
Stel de herinneringstermijn in: hoe ver vóór die evaluatiedatum de signalering begint te attenderen.
Zet de plantypes aan of uit die jullie organisatie gebruikt. Medewerkers zien alleen de typen die aanstaan.
Kies of het vaststellen van een zorgplan mét of zonder digitale ondertekening gebeurt.
Goed om te weten
De termijnen die je hier instelt, voeden de signalering: het signaal "zorgplan te evalueren" verschijnt op basis van jouw evaluatie- en herinneringstermijn.
Kies de herinneringstermijn ruim genoeg om een evaluatie ook echt te kunnen inplannen — een gesprek met cliënt en betrokkenen laat zich zelden op één dag organiseren.
Werken jullie met afspraken uit een contract of kwaliteitskader over de evaluatiefrequentie? Neem die dan als uitgangspunt voor de evaluatietermijn.
De keuze voor wel of geen digitale ondertekening geldt voor het vaststellen van zorgplannen in de hele organisatie; kies dus wat bij jullie werkproces past.
Tip: controleer na het instellen even een bestaand dossier. Zo zie je meteen of de signalering "zorgplan te evalueren" verschijnt op het moment dat jij verwacht.
Signalen zijn er om je te helpen: ze wijzen je op werk dat aandacht vraagt voordat het gaat knellen. Maar een signalering die niet bij jullie werkwijze past, went snel — en dan kijkt niemand er meer naar. Daarom stem je de signalering als beheerder zelf af.
Zo werkt het
Open de instellingen voor de signalering. Je ziet daar alle signaalcategorieën bij elkaar.
Bepaal per categorie of het signaal aanstaat of uit.
Stel per categorie de termijn in die bij jullie past. Denk aan signaleren vanaf een aantal weken vóór het einde van een indicatie, of aan de geldigheidsduur van de risico-inventarisatie.
Goed om te weten
Een uitgezet signaal verdwijnt overal: het staat dan ook niet meer op de dashboards. Zet dus alleen uit wat de organisatie bewust niet gebruikt.
De termijn bepaalt hoe vroeg je aan de bel hangt. Te krap betekent haastwerk; te ruim betekent een lijst vol signalen die nog lang niet urgent zijn.
Kijk na een paar weken nog eens naar de instellingen. In de praktijk merk je vanzelf welke signalen te vroeg, te laat of precies goed komen.
Let op: twijfel je of een signaal uit kan? Laat het dan aanstaan. Een signaal te veel is hooguit onhandig; een gemist einde van een indicatie raakt de cliënt én de financiering.
Intakevragen, tevredenheidsmetingen, checklists: veel organisaties hebben eigen vragenlijsten die medewerkers in het dossier invullen. In Zonote bouw je die zelf, zonder dat er een leverancier aan te pas komt.
Als beheerder vind je de sjablonen onder Instellingen, bij Formulieren.
Zo werkt het
Maak een nieuw sjabloon of kopieer een bestaand sjabloon als startpunt — dat scheelt werk als lijsten op elkaar lijken.
Werk het sjabloon uit als concept. Zolang een sjabloon de status concept heeft, kunnen medewerkers het nog niet gebruiken.
Zet het sjabloon op actief zodra het klaar is. Vanaf dat moment kunnen medewerkers de vragenlijst in het dossier invullen.
Wordt een lijst niet meer gebruikt? Archiveer het sjabloon. Het verdwijnt dan uit de keuzelijst voor medewerkers.
Goed om te weten
Sjablonen hebben versies. Pas je een actief sjabloon aan, dan ontstaat een nieuwe versie voor toekomstige invullingen.
Ingevulde vragenlijsten behouden altijd de versie waarmee ze zijn ingevuld. Een oud antwoord blijft dus leesbaar bij de vragen zoals ze destijds luidden — belangrijk voor een betrouwbaar dossier.
Archiveren is geen verwijderen: eerder ingevulde lijsten blijven gewoon in het dossier staan.
Tip: laat een collega een conceptsjabloon eerst proeflezen. Vragen die voor jou logisch klinken, kunnen in het dossier nét anders vallen.
Cliënten hebben rechten rond hun gegevens: ze kunnen vragen om inzage, om rectificatie of om vernietiging van (delen van) het dossier. Zulke verzoeken zijn aan wettelijke termijnen gebonden, en juist in een drukke week glipt zoiets makkelijk tussendoor.
Het AVG-verzoekenregister voorkomt dat. Alle verzoeken van cliënten staan er op één scherm bij elkaar, met per verzoek de lopende wettelijke afhandeltermijn.
Zo werkt het
Open het AVG-verzoekenregister. Je ziet alle verzoeken — inzage, rectificatie en vernietiging — in één overzicht.
Bekijk per verzoek hoeveel van de afhandeltermijn er nog loopt, zodat je weet wat als eerste aandacht vraagt.
Handel het verzoek af via de bijbehorende werkwijze; het register houdt bij hoe het verzoek is afgehandeld.
Goed om te weten
Voor verzoeken op grond van de AVG geldt in de regel een reactietermijn van één maand. Bij een complex verzoek mag die termijn worden verlengd, mits je de cliënt daarover binnen die eerste maand informeert.
Het register is er niet alleen voor jezelf: richting de toezichthouder is hiermee aantoonbaar hoe verzoeken zijn afgehandeld.
Neem elk verzoek serieus, ook als het mondeling of terloops wordt gedaan — leg het meteen vast in het register, dan begint de bewaking vanzelf te lopen.
Tip: kijk wekelijks even in het register. Vijf minuten overzicht voorkomt dat een termijn ongemerkt verstrijkt.
Wie mag wat zien in het dossier? Dat bepaal je niet per geval, maar leg je vooraf vast in beleid. De zorgnorm voor logging (NEN 7513) verwacht dat je organisatie haar toegangsbeleid vastlegt in een autorisatieprotocol: het document waarin staat welke rollen toegang hebben tot welke gegevens, en waarom.
In Zonote registreer je dat protocol, zodat het auditlogboek er altijd naar kan verwijzen.
Zo werkt het
Stel het autorisatieprotocol binnen je organisatie vast, zoals je dat met ander beleid ook doet.
Registreer in Zonote de code, de naam en de vaststeldatum van het protocol.
Vanaf dat moment verwijst elke regel in het auditlogboek naar het protocol dat op dat moment gold.
Wijzigt het beleid? Dan registreer je een nieuwe versie. De oude versie blijft bestaan en blijft gekoppeld aan de auditregels uit haar eigen periode.
Goed om te weten
Een protocol wordt nooit stilletjes aangepast. Opvolgen kan alleen met een nieuwe versie, zodat achteraf altijd duidelijk is welk beleid wanneer gold.
Zolang er geen protocol is vastgesteld, verzwijgt Zonote dat niet: het inzage-afschrift voor de cliënt vermeldt dan eerlijk dat er geen vastgesteld protocol was. Dat is een reden om dit vroeg te regelen.
Het protocol zelf schrijf je buiten Zonote; in het systeem leg je de verwijzing vast waarmee logging en inzage kunnen aantonen op welk beleid de toegang steunde.
Tip: pak dit samen op met het inrichten van de rollen. Het protocol beschrijft het beleid, de rollen in Zonote voeren het uit — die twee horen bij elkaar te passen.
Logging heeft alleen waarde als er ook iemand naar kijkt. Daarom vraagt de zorgnorm voor logging (NEN 7513) om een aangewezen functionaris die de logging beheert: iemand die verantwoordelijk is voor het toezicht op wie er in de dossiers kijkt.
In Zonote wijs je daarvoor een medewerker aan als logbeheerder.
Zo werkt het
Bepaal binnen je organisatie wie deze rol op zich neemt. Kies iemand die onafhankelijk genoeg is om ook naar het gebruik door collega's te kunnen kijken.
Wijs die medewerker in Zonote aan als logbeheerder.
Vanaf dat moment is voor iedereen duidelijk wie het aanspreekpunt is voor vragen over het auditlogboek en wie de controle uitvoert.
Goed om te weten
Is er nog niemand aangewezen, dan toont het scherm dat expliciet. Zonote maakt daar bewust een aparte, zichtbare toestand van — geen verborgen gebrek dat pas opvalt als het erop aankomt.
Zie je die melding staan, vat het dan op als een openstaande taak voor beheer: wijs iemand aan, of bespreek wie het moet worden.
De logbeheerder werkt niet in het luchtledige. Het autorisatieprotocol beschrijft welk toegangsbeleid geldt; het auditlogboek laat zien wat er feitelijk gebeurde. De logbeheerder legt die twee naast elkaar.
Tip: regel dit tegelijk met het vaststellen van het autorisatieprotocol. Beleid zonder toezichthouder en een toezichthouder zonder beleid zijn allebei maar het halve werk.
Soms is het handig als de leverancier even met je meekijkt in de omgeving, bijvoorbeeld om een melding te onderzoeken. Maar het blijven jullie dossiers. Daarom ligt de sleutel bij jullie: de beheerder bepaalt met een schakelaar of de leverancier überhaupt mag meekijken.
Sessie beëindigd — en vastgelegd op de kaart Leveranciersacties, zodat jullie altijd kunnen nazien wat er is gebeurd.
Zo werkt het
De beheerder zet de schakelaar voor supporttoegang aan. Staat hij uit, dan komt de leverancier er niet in.
Elke supportsessie heeft een reden en een tijdslimiet. Na afloop van de limiet stopt de toegang vanzelf.
Tijdens een lopende sessie is dat zichtbaar met een banner, zodat niemand in de organisatie erdoor verrast wordt.
Wil je de sessie eerder stoppen? Dat kan: je beëindigt een lopende sessie zelf, op elk moment.
Goed om te weten
Op de kaart Leveranciersacties zie je álles terug wat de leverancier in jullie omgeving deed. Het uitgangspunt is simpel: jullie controleren ons, niet andersom.
Loop die kaart na een supportsessie gerust even na. Dat hoort bij gewoon, gezond toezicht — niet bij wantrouwen.
De afspraken over wat de leverancier met jullie gegevens mag, staan in de verwerkersovereenkomst. De schakelaar, de tijdslimiet en de kaart Leveranciersacties zijn de praktische uitwerking daarvan in het systeem.
Tip: laat de schakelaar uit staan als er geen lopende melding is. Aanzetten is zo gebeurd op het moment dat support echt nodig is.
De noodknop bestaat voor situaties waarin zorg niet kan wachten op de gewone toegangsregels. Dat is een zwaar middel, en daarom hoort er iets tegenover te staan: elke noodtoegang wordt achteraf verantwoord en nagelopen.
In Zonote is dat geen losse administratie, maar een vast onderdeel van het auditspoor.
Zo werkt het
Gebruikt iemand de noodknop, dan verschijnt dat gebruik op een eigen kaart bij het auditspoor.
Op die kaart zie je wie de noodtoegang gebruikte, om welk dossier het ging en welke motivering daarbij is opgegeven.
Beheer loopt deze kaarten na: was de noodtoegang terecht, en klopt de motivering met wat er gebeurd is?
Loopt er op dat moment nog een noodtoegang die niet (meer) nodig is? Dan kan beheer die direct dichtdraaien.
Goed om te weten
Het nalopen is geen motie van wantrouwen richting de medewerker. Juist doordat elk gebruik zichtbaar en gemotiveerd is, kan de noodknop met een gerust hart bestaan.
Maak er een gewoonte van om nieuwe noodtoegangen kort na gebruik te beoordelen, zolang de situatie nog vers is.
Zo blijft de noodknop wat hij moet zijn: een nooduitgang met camerabewaking, geen achterdeur.
Tip: bespreek opvallende noodtoegangen even met de betrokken medewerker. Meestal is er een goede reden — en zo niet, dan wil je dat vroeg weten.
Soms is er groot onderhoud nodig aan het platform. De omgeving gaat dan even helemaal dicht. Dat is een bewuste keuze: liever een korte, duidelijke pauze dan werken in een systeem dat halverwege een wijziging zit.
Vooraf aangekondigd, niets dicht
Onderhoud wordt dagen van tevoren aangekondigd. Op dit supportportaal zie je dan een blauwe chip: Onderhoud aangekondigd, met daarbij wanneer het plaatsvindt en de geruststelling dat alles gewoon werkt. Tot de starttijd sluit er namelijk niets: inloggen, doorwerken en support blijven gewoon mogelijk. Een aangekondigd venster kan ook nog geannuleerd worden; het verdwijnt dan uit de lijst.
Tijdens het venster
In het ECD zie je een dichte deur met de reden van het onderhoud en de verwachte eindtijd in Nederlandse tijd. De deur verwijst je naar dit supportportaal voor de actuele status.
Op dit portaal verschijnt een amberkleurige balk plus een onderhoudskaart met de verwachte eindtijd en een aftelling: nog ± X min. Die ververst elke minuut zichzelf en verdwijnt zodra het venster voorbij is.
En daarna?
Je hoeft niets te doen. De omgeving opent vanzelf weer zodra het onderhoud klaar is; je logt in zoals altijd en al je werk staat er nog.
Tip: zie je een aankondiging staan? Leg je rapportages en registraties vóór de starttijd vast, dan hoef je tijdens het venster nergens op te wachten.
Loop je in Zonote tegen iets aan — een storing, een fout, een vraag of een wens — dan hoef je daarvoor niet naar je mail. Je meldt het rechtstreeks vanuit de app aan de leverancier.
Zo werkt het
Open het meldingsformulier in Zonote en kies het soort melding: storing, fout, vraag of wens.
Geef een prioriteit mee, zodat wij weten hoe dringend het is.
Beschrijf wat er aan de hand is en verstuur de melding. Informatie over je browser gaat automatisch mee — dat scheelt heen-en-weer vragen.
Het gesprek voer je vervolgens op het ticket zelf: vragen, antwoorden en de afhandeling blijven daar bij elkaar.
Goed om te weten
Je ziet de lopende meldingen van je organisatie terug. Kijk daar even voordat je iets nieuws meldt: misschien heeft een collega hetzelfde al gemeld, en dat voorkomt dubbelmeldingen.
Een wens is ook een melding waard. Niet alles kan meteen, maar we horen graag waar je in de praktijk tegenaan loopt.
Let op: zet géén cliëntgegevens in een ticket — geen namen, geen inhoud uit rapportages. Het formulier waarschuwt daar terecht voor. Wil je naar een specifiek dossier verwijzen, dan volstaat een cliëntnummer: daarmee kunnen wij de melding herleiden zonder dat er persoonsgegevens in het ticket staan.
Een dossier houdt niet op belangrijk te zijn als een cliënt overlijdt. Nabestaanden kunnen goede redenen hebben om inzage te vragen, en tegelijk blijft het beroepsgeheim ook na een overlijden gelden. Zonote ondersteunt daarom een zorgvuldige route, die al bij leven begint.
Zo werkt het
Bij leven kan een cliënt vastleggen wie na overlijden inzage mag vragen. Dit is de wens bij leven — de eigen stem van de cliënt in wat er later met het dossier mag gebeuren.
Na een overlijden sluit het cliëntportaal. Niemand logt daarna nog namens de cliënt in.
Vraagt een nabestaande inzage, dan beslist de organisatie over dat verzoek volgens de wettelijke regels die daarvoor gelden. De vastgelegde wens van de cliënt is daarbij het vertrekpunt.
Het besluit — toekennen of afwijzen — en de eventuele inzage worden vastgelegd, zodat achteraf navolgbaar is wat er is gebeurd en waarom.
Goed om te weten
De wens bij leven maakt de afweging later een stuk eenvoudiger. Breng dit onderwerp daarom op een rustig moment ter sprake, bijvoorbeeld bij de start van de zorg.
Een vastgelegde wens is het vertrekpunt, geen automatische toegang: de organisatie toetst elk verzoek zelf aan de regels.
Ook een afwijzing wordt vastgelegd. Zorgvuldigheid zit net zo goed in wat je niet toestaat als in wat je wel toestaat.
Een herindicatie bij de gemeente, een CIZ-aanvraag, een verlenging: zulke aanvragen lopen buiten het berichtenverkeer om, en juist daarom raken ze makkelijk uit beeld — tot de zorglegitimatie ineens verlopen blijkt.
In Zonote registreer je lopende aanvragen daarom gewoon in het dossier, bij de administratie van de cliënt.
Zo werkt het
Leg de aanvraag vast met de instantie (gemeente, CIZ, zorgkantoor), de datum en waar hij over gaat.
Werk de status bij zolang de aanvraag loopt, zodat het team ziet dat eraan gewerkt wordt.
Komt er een besluit, dan registreer je de uitkomst — toegekend of afgewezen — bij de aanvraag.
Goed om te weten
De registratie is de brug tussen "de indicatie verloopt bijna" en "de nieuwe toewijzing is binnen": iedereen ziet dat de verlenging al is aangevraagd.
Komt de toekenning via het berichtenverkeer binnen, dan verwerkt Zonote die gewoon als toewijzing; de aanvraagregistratie is het spoor ernaartoe.
De signalering wijst je op indicaties die aflopen — de aanvraagregistratie laat zien of daar al actie op loopt.
Tip: registreer een aanvraag op de dag dat je hem indient. Dan is één blik in het dossier genoeg om te weten waar de verlenging staat.
Een afspraak plan je via 'Afspraak toevoegen' in de agenda, of door in de kalender op een lege dag te klikken — de datum staat dan alvast ingevuld. Plan je vanuit een cliëntdossier, dan ligt de cliënt al vast.
In het plandialoog vul je cliënt, medewerker, titel, datum, begin- en eindtijd in, met desgewenst een korte omschrijving.
Zo werkt het
Open het plandialoog via 'Afspraak toevoegen' of een klik op een lege dag.
Kies de cliënt en de medewerker. Als zorgmedewerker plan je alleen in je eigen agenda; het medewerkerveld staat dan vast, met de hint 'Je plant in je eigen agenda'. Coördinatoren en beheerders kunnen voor elke actieve collega plannen.
Heeft de cliënt op die datum meer dan één actief zorgproduct — bijvoorbeeld begeleiding per uur én dagbesteding per dagdeel — dan kies je bij 'Zorgproduct' op welke toewijzing het bezoek boekt. Bij één product beslist het systeem dat zelf en zie je het veld niet.
Wil je een groepsbezoek? Vink onder 'Groep — extra deelnemers' extra cliënten aan. Laat je dit leeg, dan is het een individueel bezoek.
Sla op. Een afspraak in de toekomst krijgt de status 'gepland'.
Goed om te weten
Botst de afspraak met een bestaande afspraak of registratie van de medewerker, dan weigert het plannen. De melding noemt de dag, de tijden, de botsende afspraak en de betrokken cliënten.
Bij een groepsafspraak schrijft het afronden per deelnemer een eigen urenregel op het eigen tarief.
Declareren kan pas nadat de afspraak is afgerond; het dialoog herinnert je daar alvast aan.
De agenda heeft drie weergaven: Maand, Week en Lijst. Met de knop 'Vandaag' spring je terug naar nu en met de pijlen blader je per maand of week; de balk bovenaan toont de periode, inclusief weeknummers.
Elk item in de kalender is een gekleurde chip, zodat je in één oogopslag ziet wat gepland, gedaan of geannuleerd is.
Zo werkt het
Kies bovenaan Maand, Week of Lijst.
Lees de chips: gepland, uitgevoerd (groen), geannuleerd (doorgestreept), neutraal grijs voor teamoverleg en casuïstiek, en blauw voor zorgmomenten die uit een rapportage komen — gerapporteerde zorg staat dus óók in de agenda.
Klik op een chip voor het detailvenster met cliënt(en), medewerker, dag en tijd, status en omschrijving, plus de bijbehorende acties. Bij een zorgmoment zie je daar ook de volledige rapportagetekst en de declaratiestatus.
Zoek op afspraaktitel of cliëntnaam; een groepsafspraak is vindbaar op élke deelnemer.
Goed om te weten
Een gedeclareerd zorgmoment draagt een euro-markering op de chip. Een groepsafspraak toont een groepsicoon met het aantal cliënten, en een dubbelgeboekt item een waarschuwingsdriehoek.
In de maandweergave toont een dag maximaal drie chips. De knop '+N meer' springt naar de weekweergave van die dag en kleurt rood als er een tijdconflict onder de samenvouwing zit.
Coördinatie en beheer kunnen filteren op medewerker; als zorgmedewerker zie je alleen je eigen agenda.
Plannen veranderen, dat hoort erbij. Een geplande afspraak annuleer je met de knop 'Annuleren'. Die vind je op drie plekken: in de agenda(lijst), in het detailvenster en op de agendatab van het dossier.
De knop staat alleen op afspraken met de status 'gepland'. Een afspraak die al is uitgevoerd of geannuleerd kun je niet meer annuleren.
Zo werkt het
Open de afspraak in de agenda of via het dossier.
Klik op 'Annuleren'.
De afspraak blijft zichtbaar in de kalender als doorgestreepte, gedimde chip — je raakt hem dus niet kwijt en iedereen ziet dat het bezoek niet doorging.
Goed om te weten
Bij een groepsafspraak annuleert 'Annuleren' de héle afspraak, voor álle deelnemers. De tooltip op de knop waarschuwt daarvoor.
Open je een groepsafspraak vanuit het dossier van één cliënt, dan verandert de knop in 'Deelname beëindigen': alleen die cliënt gaat uit de groep en de afspraak blijft staan voor de overige deelnemers.
Een teamoverleg of casuïstiekbespreking kan alleen door coördinatie of beheer worden geannuleerd. Kijk je als zorgmedewerker mee als deelnemer, dan zie je die knoppen niet.
Na een bezoek leg je vast wat er gebeurd is. Dat doe je via de knop 'Nieuwe rapportage' in het dossier, of via Rapportage → nieuw. Kom je uit het dossier, dan staat de cliënt al vast; anders kies je er een uit de lijst met actieve cliënten.
Zo werkt het
Heeft je organisatie meer dan één rapportagesoort actief, kies dan bovenaan de soort uit de rij symbolen — vrij verslag, meetrapportage, SOEP, signalering of evaluatie. De namen volgen de terminologie van je organisatie en onder de rij staat een korte uitleg van de gekozen soort.
Koppel de rapportage aan doelen uit het zorgplan: vink alle doelen aan waaraan dit zorgmoment heeft bijgedragen. Of dat verplicht is, bepaalt de organisatie. Heeft de cliënt nog geen doelen, dan biedt het scherm een link om een nieuw zorgplan te starten.
Bepaal met het vinkje 'Zichtbaar voor cliënt/familie' of de cliënt deze rapportage in het portaal kan inzien. De standaardstand volgt de organisatie-instelling.
Vul in de kaart 'Tijd & uren' de begin- en eindtijd in. De duur wordt live berekend en na het opslaan bijgeschreven in de urenregistratie.
Had je vandaag of onlangs een afspraak bij deze cliënt? Koppel het verslag dan via 'Hoort bij afspraak', zodat er geen dubbele tijd ontstaat. Bij precies één afspraak vandaag staat die al voorgekozen.
Goed om te weten
Overlapt je tijdvak met een andere afspraak of registratie van jou, dan toont het scherm een tijdconflict en blijft opslaan geblokkeerd tot je de tijd aanpast.
Na het opslaan meldt het succes-scherm of de tijd is bijgeschreven of al bij de afspraak geregistreerd stond — en het waarschuwt als je verslagtijden afwijken van de registratie.
SOEP is een gestructureerde manier van rapporteren: je haalt uit elkaar wat de cliënt vertelt, wat jij waarneemt, wat je daarvan vindt en wat er nu gaat gebeuren. Zo blijft het verslag ook voor collega's die later meelezen helder.
Je kiest SOEP in het formulier 'Rapportage schrijven', in de soortenrij, aan het herkenbare vak met de vier letters.
Zo werkt het
Subjectief — wat de cliënt zelf zegt of ervaart, in zijn woorden.
Objectief — wat je zelf ziet, hoort en meet. Feiten, geen duiding.
Evaluatie — je oordeel: wat betekent dit, gaat het beter of slechter?
Plan — wat er nu gebeurt, door wie en wanneer.
Goed om te weten
Elk veld heeft een voorbeeldzin als hulp, zodat je niet met een leeg vak begint.
Minstens één van de vier onderdelen moet ingevuld zijn om te kunnen opslaan. Lege onderdelen vervallen in het uiteindelijke verslag.
In de rapportagelijst van het dossier herken je een SOEP-verslag aan de SOEP-tegel; de weergave toont de vier onderdelen weer los van elkaar.
Corrigeer je een SOEP-verslag later (binnen je correctievenster), dan bewerk je de vier velden apart in plaats van één tekstvak.
Inspreken en metingenherkenning gelden alleen voor het vrije verslag; een SOEP-rapportage heeft eigen velden.
Soms lukt rapporteren niet meteen: het bezoek was vrijdag, de verwerking volgt maandag. Normaal ligt de datum van een rapportage vast op vandaag ('vandaag · automatisch vastgelegd'). Heeft de leverancier voor jouw organisatie ruimte voor terugwerkend rapporteren ingesteld, dan verschijnt het veld 'Datum zorgmoment' waarin je een eerdere dag kunt kiezen.
Zo werkt het
Kies bij 'Datum zorgmoment' de dag waarop de zorg echt geleverd is. Hoe ver je terug kunt, hangt af van de ingestelde grens: 24 uur, 48 uur, 7 dagen of onbeperkt.
Kies je een andere dag dan vandaag, dan is het veld 'Waarom achteraf?' verplicht — bijvoorbeeld 'bezoek van vrijdag, maandag pas verwerkt'.
Hoort het verslag bij een afspraak van een eerdere dag? Koppel hem dan via 'Hoort bij afspraak'. Het verslag neemt de datum van die afspraak over en je hoeft geen aparte datum of reden in te vullen. De afsprakenkiezer toont afspraken tot een week terug, voor zover de terugwerkgrens dat toelaat.
Goed om te weten
In de rapportagelijst krijgt zo'n verslag het label 'Achteraf vastgelegd'. Medewerkers zien in de tooltip het zorgmoment (datum en tijdvak) en de opgegeven reden; de cliënt ziet alleen 'Deze rapportage is later toegevoegd', zonder namen of reden.
De lijst zelf toont en sorteert op het moment van schrijven. Wanneer de zorg geleverd is, zie je in de agenda en bij de uren.
Tussen twee evaluaties in gebeurt er van alles met een doel: het lukt, het stokt, of het blijkt niet meer van toepassing. Dat hoef je niet op te sparen tot het evaluatiemoment — je legt het tussentijds vast op de doelkaart zelf.
Op elke doelkaart van een actief zorgplan staat rechtsonder de knop Stand van zaken vastleggen. Bij een plan dat niet actief is, zie je die knop niet.
Zo werkt het
Klik op de doelkaart op Stand van zaken vastleggen.
Kies bij Hoe staat dit doel ervoor? uit: Loopt door, Behaald, Niet gehaald, Vervalt of Nog niet gestart.
Kies de datum: vandaag, of de dag waarop je dit met de cliënt vaststelde. Een datum in de toekomst kan niet.
Vul Waar blijkt dat uit? in — dit veld is verplicht.
Goed om te weten
Een nieuwe registratie vervangt de vorige niet, maar komt erbovenop. Zo blijft het verloop van het doel leesbaar.
De doelkaart toont de status daarna als gekleurd label, met de datum en jouw toelichting erbij. In de kop van het plan telt mee hoeveel doelen gelukt zijn.
De kaart laat ook de streefdatum zien met een tijdbalkje ("Nog X dagen" of "X dagen over de afgesproken datum") en onder Laatst opgeschreven een citaat uit het laatste verslag over dit doel.
Wil je meteen een verslag schrijven? Via Rapporteren over dit doel start je direct een rapportage met dat doel al aangevinkt.
Loopt een doel bij een evaluatie door naar een nieuwe planversie, dan houdt het zijn geschiedenis: eerdere standen blijven zichtbaar.
Een zorgplan dat is afgerond hoeft niet eeuwig in de hoofdlijst te staan, en soms wil je juist een nette afdruk voor de cliënt of een ketenpartner. Allebei regel je vanuit de Plan-weergave van het dossier.
Zo werkt het
Open het zorgplandocument. Het bovenste (actuele) plan staat standaard opengeklapt; oudere plannen open je met Plan bekijken.
Klik in de knoppenbalk op PDF exporteren. Het bestand heet zorgplan-achternaam-begindatum.pdf en vermeldt wie de afdruk heeft gemaakt en op welke dag.
Wil je een plan uit de hoofdlijst halen? Klik dan links in de knoppenbalk op Archiveren. Een plan dat nog niet is afgerond wordt geweigerd, met een melding waarom.
Goed om te weten
Gearchiveerde plannen verdwijnen uit de hoofdlijst en staan onder de uitklapbare rij Gearchiveerd (aantal) onderaan, met per plan de status, de geldigheidsperiode en de knop Terugzetten.
De kop van elk plan toont de geldigheid, het aantal doelen en domeinen en de stand van ondertekening en accordering. Loopt de geldigheid binnen 30 dagen af of is die al verlopen, dan zie je daar een attentie.
De PDF-export wordt eerst in het auditlogboek vastgelegd. Lukt dat vastleggen niet, dan wordt de PDF niet gemaakt en legt een melding uit wat je kunt doen.
Een valrisico, een middel dat de cliënt beslist niet mag hebben, een verhoogde kans op ontregeling: dat soort dingen moet elke collega zien vóórdat hij aan de deur staat. Daarvoor is de kaart Waarschuwingen, bovenaan het tabblad Medisch van het cliëntdossier.
Zo werkt het
Klik op + Waarschuwing.
Vul een omschrijving in (verplicht), bijvoorbeeld "Valrisico — gebruikt rollator".
Kies de ernst — Hoog, Midden of Laag — en een ingangsdatum.
Goed om te weten
Actieve waarschuwingen staan op ernst gesorteerd, met erbij sinds wanneer ze gelden en wie ze vastlegde.
De ernstigste waarschuwing verschijnt ook als fiche in de kopzone van het dossier, en álle actieve staan op de kaart Medische aandachtspunten op het dossier-overzicht.
Verwijderen kan niet. Is een waarschuwing niet meer van toepassing, dan klik je op Beëindigen; hij blijft als historie zichtbaar onder Toon eerdere waarschuwingen, doorgestreept en met de oude ernst erbij.
Lukt het ophalen van het medisch dossier even niet, dan meldt het tabblad dat — en dat je daar niet van uit mag gaan bij het aftekenen van medicatie. Met Opnieuw proberen haal je het opnieuw op.
Staat er niets vastgelegd? Dat is niet hetzelfde als "er zijn geen risico's". Vraag het na bij de vorige begeleider of de huisarts, en leg vast wat je hoort.
Bij het aftekenen van medicatie of vlak voor een huisbezoek wil een collega in één oogopslag zien waar de cliënt allergisch of overgevoelig voor is. Daarvoor is de kaart Allergieën & overgevoeligheden op het tabblad Medisch.
Zo werkt het
Klik op de kaart op Toevoegen.
Vul de naam in, bijvoorbeeld Penicilline.
Kies de soort: Allergie of Overgevoeligheid.
Beschrijf de reactie (verplicht), bijvoorbeeld "huiduitslag en benauwdheid".
Vul eventueel in sinds wanneer het speelt — een jaartal of een datum. Dit veld mag leeg blijven.
Goed om te weten
Elke regel toont de naam, een badge Allergie of Overgevoeligheid, de reactie en eventueel het sinds-jaar. Met het potloodje achter een regel bewerk je een bestaande vastlegging.
Verwijderen kan niet: medische gegevens blijven in het dossier staan. Klopt er iets niet, dan pas je de vastlegging aan.
De allergieën staan ook op de kaart Medische aandachtspunten op het dossier-overzicht, zodat een collega ze ziet vóór een huisbezoek of het aftekenen van medicatie.
Zolang de inhoud van de kaart nog niet is opgehaald, staat de bewerkknop uit; het scherm legt uit dat bewerken pas kan als de inhoud er is.
Sommige zorg hoort bij een periode: een revalidatie na een heupfractuur, een traject na een opname. Met de kaart Episodes op het tabblad Medisch houd je die zorgperiodes bij, zodat je latere rapportages en gebeurtenissen in hun verband kunt lezen.
Zo ziet ook een invaller of een nieuwe collega meteen in welke fase de cliënt zit — en wat er al achter de rug is.
Zo werkt het
Klik op + Episode.
Geef een titel (verplicht), bijvoorbeeld "Revalidatie na heupfractuur".
Kies een startdatum. De einddatum mag je leeg laten: dan is de episode lopend.
Voeg eventueel een omschrijving toe.
Goed om te weten
Een einddatum die vóór de startdatum ligt wordt geweigerd, met de melding "De einddatum ligt vóór de startdatum."
Lopende episodes staan bovenaan met de badge Lopend. Met de knop Afsluiten zet je de einddatum op vandaag.
Een episode die nog moet beginnen heeft geen afsluitknop.
Afgesloten episodes blijven als periode "start – eind" in de lijst staan; verwijderen kan niet.
De toedienlijst is het hart van het tabblad Medicatie: één dag, alle geplande momenten onder elkaar. Met de pijlknoppen blader je naar een vorige of volgende dag, en zo-nodig-middelen staan erop met "z.n." in plaats van een tijd.
Zo werkt het
Klik achter een gepland moment op Aftekenen.
Kies de uitkomst: Gegeven, Geweigerd door cliënt, Niet gegeven of Uitgesteld.
Bij alles behalve Gegeven is een reden verplicht. Snelkeuzes zoals "Cliënt weigert", "Niet op voorraad" of "Cliënt niet aanwezig" helpen je op weg.
Dubbele controle
Bij een middel waarvoor dubbele controle is ingesteld staat Dubbele controle vereist op de regel.
Na Gegeven verschijnt de knop Controle bevestigen. Die kan alleen een ándere medewerker indrukken; wie zelf aftekende ziet "wacht op controle door een collega".
Goed om te weten
Na het aftekenen toont de regel wie aftekende, wanneer en met welke reden.
Vergist? Met Rechtzetten kies je de juiste uitkomst en geef je verplicht een correctiereden op. De oude en de nieuwe stand blijven allebei in het dossierspoor staan; een al gezette tweede controle vervalt daarbij.
In de sectie Documenten van het dossier heeft elk bestand een plek: het tabblad Actueel voor wat je dagelijks nodig hebt, Archief voor wat afgerond is en Prullenbak voor wat weg mag. Via het rijmenu (⋯) achter een document verplaats je het naar het archief of de prullenbak — en vanuit die tabbladen zet je het net zo makkelijk weer terug.
Verplaatsen is dus omkeerbaar. Vernietigen niet: dan is het bestand echt weg. Daarom kan dat alleen de beheerder, en nooit zonder onderbouwing.
Zo werkt het
Open het dossier, ga naar Documenten en klik op het rijmenu (⋯) achter het document.
Kies archiveren of prullenbak. Van gedachten veranderd? Vanuit Archief of Prullenbak zet je het document weer terug.
Wil je als beheerder een document vernietigen, dan vraagt het scherm eerst op welke grond: een AVG-verwijderverzoek van de cliënt, "in het verkeerde dossier beland" of "onrechtmatig in het dossier".
Bij een AVG-verwijderverzoek vul je ook het nummer van het AVG-verzoek in. Een reden is altijd verplicht.
Goed om te weten
De prullenbak leegt zichzelf niet: er verdwijnt niets vanzelf. Een leeg tabblad meldt "De prullenbak is leeg."
Na vernietiging is het bestand weg, maar er blijft vastgelegd dát er iets is vernietigd, op welke grond en waarom.
Twijfel je? Kies dan het archief of de prullenbak — dat kun je altijd terugdraaien.
De meeste besluiten komen elektronisch binnen via een bericht. Maar soms ligt er gewoon papier op de mat: een gemeente die niet elektronisch aanlevert, een CIZ-besluit per post, een herstelde beschikking na bezwaar, of een cliënt die overkomt met een lopend besluit. Voor die situaties is de dialoog Beschikking vastleggen.
Je vindt de knop + Beschikking op de kaart Zorglegitimatie, op het tabblad Administratie van het dossier. Alleen een beheerder of zorgcoördinator kan hem gebruiken, en alleen in de databaseomgeving.
Zo werkt het
Kies de wet: Wmo 2015, Jeugdwet of Wlz.
Neem het nummer van de beschikking over zoals het op het besluit staat.
Vul in wat er is toegekend en wat de omvang is, bijvoorbeeld "3 uur per week".
Zet de ingangsdatum en — als die er is — de einddatum. De afgiftedatum van het besluit is een apart veld en is niet de ingangsdatum: een besluit van 15 november kan ingaan per 1 januari.
Kies de leveringsvorm. Bij de Wlz vul je het zorgprofiel (ZZP-code) in; anders kun je een productcode meegeven, maar dat veld mag leeg blijven.
Goed om te weten
MPT en VPT zijn alleen bij de Wlz te kiezen. Wissel je naar een andere wet, dan valt de leveringsvorm terug op zorg in natura.
Met het vastleggen van een beschikking ontstaat er geen toewijzing. Die opdracht komt van de gemeente of het zorgkantoor, met een nummer dat zij uitgeven. Zolang dat bericht er niet is, kun je op deze beschikking niet declareren.
Bij een Wlz-pakket bepaalt niet alleen het zorgprofiel op welke prestatiecode je declareert. Ook de leveringsvorm telt mee, en of het pakket dagbesteding en behandeling omvat. Dat laatste staat níet in het zorgprofiel, en het zorgkantoor stuurt het ook niet mee — dus leg je het zelf vast.
Je vindt het blok Pakketinhoud en prestatiecode onder de Wlz-indicatie op de kaart Zorglegitimatie.
Zo werkt het
Als beheerder of zorgcoördinator leg je dagbesteding en behandeling vast met één van vier knoppen: met of zonder dagbesteding, gecombineerd met met of zonder behandeling.
Bij een modulair pakket thuis (MPT) kies je in plaats daarvan uit een korte knoppenlijst welke functie er werkelijk wordt geleverd — bijvoorbeeld verpleging, persoonlijke verzorging of begeleiding. Die keuze bepaalt de prestatiecode en daarmee welk tarief er wordt gezocht.
Onderaan zie je waar het op uitkomt: de prestatiegroep en de eenduidige prestatiecode. Ontbreekt er nog iets, dan staan daar de kandidaten en de reden waarom de code nog niet vaststaat.
Goed om te weten
Elk kenmerk kent drie standen: ja, nee, of "niet vastgelegd". Dat derde is geen detail — "nee" en "niet bekeken" leiden tot verschillende codes.
Het kenmerk "nbf" vul je niet zelf in: het wordt afgeleid uit de verblijfpostcode van de cliënt. Het blok toont waarom het zo staat.
In de demo-omgeving is dit niet vast te leggen. De wijziging loopt langs een databasedeur, zodat herleidbaar is wie hem deed.
Voordat zorg declarabel is, moet er iets onder liggen: een indicatie, beschikking of toewijzing. De kaart Zorglegitimatie op het tabblad Administratie zet dat per cliënt op een rij, zodat je in één oogopslag ziet waar de zorg op rust.
Wat je op de kaart ziet
Per regel: de wet als badge, de geldigheid op vandaag ("geldig", "verlopen" of "start later"), de leveringsvorm en de looptijd — een einddatum of "onbepaald".
Het beschikkingsnummer, of als de gemeente er geen meestuurde, het toewijzingnummer.
Bij een Wlz-besluit de afgiftedatum. Ontbreekt die, dan waarschuwt de kaart dat een verzoek om een aangepaste zorgtoewijzing daardoor niet verstuurd kan worden en dat het AW33 opnieuw ingelezen moet worden.
Onderaan de kaart de subsectie Lopende aanvragen.
Goed om te weten
Bedragen — uurtarief, weekbudget of het maandbedrag bij een outputgerichte prestatie — zien alleen de beheerder en de zorgcoördinator. Een zorgmedewerker ziet hier bewust geen euro's; loopt een budget vol, dan gaat dat signaal naar de coördinator.
Staat er "Geen tarief ingesteld", dan is die zorg niet declarabel tot het tarief is vastgelegd onder Instellingen, bij Tarieven.
Bij een PGB-regel zonder afspraak staat het standaardtarief erbij, met de waarschuwing dat er geen afspraak is vastgelegd.
Hangt er een toewijzing aan de regel, dan is de hele regel klikbaar: hij opent het toewijzingsscherm met de uit te voeren handelingen.
Is er geen enkele regel, dan meldt de kaart dat de zorg zonder indicatie of toewijzing niet declarabel is.
Bovenaan het tabblad Administratie van het dossier staat de kaart Weekplanning: het vaste zorgpatroon van deze ene cliënt. Je ziet dagcellen van maandag tot en met zondag met de tijd per dag (uu:mm), en rechts daarvan de geïndiceerde omvang per week. Die twee mogen van elkaar verschillen.
Let op: dit is een andere weergave dan de teamweekplanning in de agenda. Hier gaat het om één cliënt.
Zo werkt het
Klik op + Toevoegen om een zorgmoment vast te leggen.
Kies de weekdag en de begin- en eindtijd. De eindtijd moet ná de begintijd liggen; de duur zie je live meelopen.
Geef een omschrijving mee. Laat je die leeg, dan heet het moment "Zorgmoment".
Verwijderen doe je per regel via het kruisje. De bevestigingsvraag is duidelijk: het patroon vervalt vanaf nu, al geleverde zorg blijft staan.
Goed om te weten
Zolang er niets is vastgelegd, toont de kaart een patroon dat is afgeleid uit al geregistreerde uren en afspraken, met de melding "patroon afgeleid uit geleverde zorg — nog niets vastgelegd" erbij. Zodra er zorgmomenten zijn vastgelegd, zijn die leidend.
Toevoegen kan geweigerd worden, bijvoorbeeld omdat een collega dat tijdvak al heeft ingepland. De reden verschijnt dan in de balk bovenaan.
De cliëntrol en de meekijkende leverancier kunnen niet plannen.
Per zorgproduct met een uren-omvang staat onderaan de omvang per week.
Soms is een cliënt geen onbekende: een eigen medewerker die zorg ontvangt, of iemand die in de omgeving bekend is. Zo'n dossier trekt eerder bekijks, en juist dan wil je achteraf kunnen laten zien wie erin keek. Daarvoor is de kaart Verhoogd inzagerisico op het persoonsgegevens-scherm van de cliënt.
Zo werkt het
Open het persoonsgegevens-scherm van de cliënt en ga naar de kaart Verhoogd inzagerisico.
Zet het vinkje "Dit dossier extra volgen in het auditspoor".
Vanaf dat moment wordt elke inzage in dit dossier als 'verhoogd' gemarkeerd en apart geteld in de auditsamenvatting. In de kaartkop verschijnt de badge "gemarkeerd".
Goed om te weten
Dit is toezicht, geen slot. De toegang verandert niet en niemand krijgt er minder toegang door — een bekende cliënt heeft niet minder zorg nodig.
De cliëntrol en de meekijkende leverancier kunnen het vinkje niet zetten.
Mislukt het opslaan, dan meldt de kaart dat en kun je het opnieuw proberen.
Soms gaat het bij het versturen via VECOZO mis op het lastigste moment: de aflevering is begonnen, maar er kwam nooit een bevestiging terug. Zonote weet dan niet of je declaratie is aangekomen. Het berichtenscherm opent in dat geval de dialoog "Aflevering met onbekende uitkomst", met daarin woordelijk de melding die het systeem terugkreeg.
Die blokkade verloopt met opzet niet vanzelf. Zou dat wel gebeuren, dan werd dezelfde declaratie na een paar minuten een tweede keer afgeleverd — met dezelfde identificatie en hetzelfde bedrag.
Zo werkt het
Kijk eerst in het VECOZO-portaal of het bestand daar staat.
Staat het er? Kies dan Het is aangekomen — markeer als verstuurd.
Staat het er niet? Dan kan een beheerder kiezen voor Het is niet aangekomen — geef vrij. Daarbij is een toelichting verplicht in het veld "Wat heb je bij VECOZO nagegaan?" (minimaal 10 tekens). Het invulvoorbeeld raadt aan de datum, het tijdstip en de geraadpleegde portaalpagina te noteren.
Goed om te weten
Vrijgeven kan alleen een beheerder, en de toelichting komt in het auditspoor terecht.
Wie na het vrijgeven op Versturen drukt, kan een bedrag voor de tweede keer indienen. Daarom ligt precies vast wie dat besloot en waarom.
Twijfel je? Geef dan niet vrij, maar kijk nog een keer in het VECOZO-portaal. Eén keer extra controleren is altijd goedkoper dan een dubbel ingediende declaratie.
Niet elk bericht verlaat Zonote via een VECOZO-koppeling. De outbox op het berichtenscherm toont alle klaargezette uitgaande berichten — het 302-retour aan de gemeente, zorgmeldingen en declaraties — en vertelt per rij hoe het bericht de deur uit moet.
Zo werkt het
Is er voor die wet geen actieve VECOZO-stroom, dan zegt de rij: "Geen actieve VECOZO-koppeling voor deze stroom — verstuur via het gemeenteportaal en markeer daarna als verstuurd".
Dien het bestand zelf in via het gemeenteportaal.
Kom terug in Zonote en klik in de rij op Markeer als verstuurd. Na het afmelden verdwijnt het bericht uit de outbox.
Goed om te weten
Bij het 302-retour aan de gemeente staat de aanwijzing "verstuur binnen drie werkdagen" in de rij.
Een Wlz-declaratie (AW319) heeft bewust geen verstuurknop. Die loopt via de aparte VECOZO-dienst Declareren: je dient haar in via het VECOZO-portaal en markeert haar daarna in Zonote als verstuurd.
Bij een declaratie zie je in de rij of het bestand als PRODUCTIEbestand (wordt werkelijk verwerkt en uitbetaald) of als TESTbestand (wordt niet uitbetaald) vertrekt. Dat volgt uit de omgeving in de VECOZO-instellingen.
Zolang een verstuurd bericht nog geen retour heeft, telt het scherm mee hoeveel berichten op een retour wachten.
Onderaan het berichtenscherm houdt het berichtenlogboek bij wat er in en uit is gegaan. Per bericht zie je de richting (inkomend of uitgaand), het type, de wet, de bron (VECOZO of upload) en de status met tijdstip. Met de knop Inzien open je de bijbehorende XML.
Zo werkt het
Zoek het bericht op in het logboek. Bij een afkeuring staat de retourcode erbij, met de betekenis en de aanbevolen actie — bij een Wlz-bericht uit de iWlz-codelijst, en bij een AW310 per niveau (cliënt, pakket, aanvraag) wáár het misging.
Klik op Inzien om de XML te bekijken. In het venster vind je de knoppen Kopiëren en Downloaden.
Heeft de helpdesk iets nodig? De VECOZO-referentie van een aflevering staat ook in het logboek — het eerste waar ze om vragen als er iets met een declaratie is.
Goed om te weten
Bij een ingetrokken bericht staat de reden als "Niet verstuurd: …" — er is dan immers niets afgekeurd.
Kopiëren en downloaden worden éérst in het auditspoor vastgelegd; lukt dat niet, dan gebeurt er niets. Ook het openen zelf telt bij een cliëntgebonden bericht als inzage.
Van binnengekomen berichten is het bronbestand niet bewaard — alleen de bestandsnaam, het kenmerk, de dagtekening en een controlegetal. Het venster meldt dat dan ook. Van berichten die je zelf hebt verstuurd, is de XML wél terug te zien.
Het financieel dashboard geeft beheerders en zorgcoördinatoren in één oogopslag zicht op wat er is geleverd, gedeclareerd en betaald. Met de filterbalk kies je een maand, een financieringsstroom (Wmo, Jeugdwet of Wlz) en een status, of je zoekt op cliëntnaam.
Zo werkt het
Bovenaan staan vier tegels: Omzet, Gedeclareerd, Ongedeclareerd en 'Afgekeurd, wacht op herstel'. Daaronder toont een staafgrafiek de omzet per maand, gesplitst in gedeclareerd en ongedeclareerd.
In de tabel Ongedeclareerde boekingen lees je per regel waarom er (nog) niet gedeclareerd kan worden: 'Nog niet geleverd' (de eindtijd is nog niet verstreken), 'Eerst fiatteren', 'Niet declarabel' (geen tarief in de juiste eenheid) of de verwijzing 'Via declaratie versturen' — declareren gaat per cliënt en per maand via Berichten.
Bij een afgekeurde Wlz-maanddeclaratie staat de retourcode met daaronder de betekenis en de aanbevolen actie. Kies je 'Vrijgeven voor herstel', dan staat het werk weer als ongedeclareerd bovenaan.
Goed om te weten
Het statusfilter kent naast Ongedeclareerd, In afwachting, Geaccepteerd en Afgekeurd ook 'Goedgekeurd, niet (volledig) betaald': regels die de gemeente of het zorgkantoor goedkeurde, maar waarvan het geld niet volledig binnenkomt — bijvoorbeeld door een deeltoekenning of een contractplafond.
Via het tekstballon-icoon sla je bij een declaratieregel een notitie op. Die staat alleen op deze computer — collega's zien hem niet — en leeg opslaan verwijdert hem weer.
Fiatteren is het moment waarop geregistreerde zorg definitief wordt: gefiatteerde regels gaan mee in de declaratie. In Zonote doe je dat per team, in drie stappen.
Zo werkt het
Kies een team.
Blader per week, vierwekenperiode of maand door de totalen. Het teamoverzicht toont per medewerker Normdagen, Zorgtijd, Indirect (uitgevoerde niet-cliëntgebonden afspraken zoals teamoverleg), Contract, een Meer/minder-percentage, een tijdsverdelingsbalk en het aantal te fiatteren regels, met de status 'Actie nodig' of 'Bij'.
Open het werkblad en vink de regels aan die je wilt accorderen — van één medewerker of van het hele team. De fiatteerknop toont het aantal aangevinkte regels, en de bevestigingsdialoog noemt dat aantal samen met de totale geregistreerde tijd.
Goed om te weten
Alleen concept-regels waarvan de zorg al geleverd is (de eindtijd is verstreken) zijn selecteerbaar. Regels die niet konden, blijven gewoon open staan; het scherm meldt hoeveel er wel en niet gefiatteerd zijn.
Gefiatteerde regels krijgen de status 'bevestigd' en zijn daarna niet meer terug te draaien.
Staan er in de voorgaande periode nog concept-regels open, dan waarschuwt het scherm daarvoor met de knop 'Vorige periode bekijken'. Zonder die controle schuift een vergeten week ongemerkt door — en wordt geleverde zorg nooit gedeclareerd.
Wil je weten waar je tijd is gebleven? Het uren-scherm heet voor een zorgmedewerker 'Mijn uren' en toont uitsluitend je eigen registraties. Coördinatie- en beheerrollen zien alle registraties, plus de tegels Gedeclareerd (vergrendeld) en Concept (nog te bevestigen).
Zo werkt het
Elke regel toont de datum, de cliënt, de bron (badge Agenda of Rapportage), de begin- en eindtijd en de duur. Die duur wordt altijd berekend uit de begin- en eindtijd en nooit los ingetypt. Voor de bredere rollen staat er ook een status bij; gedeclareerde regels dragen een slotje.
Voor bredere rollen staat er een blok 'Declaratiebasis per cliënt' met per cliënt de opgetelde tijd. De knop 'Declaratiebasis exporteren' brengt je naar de exportpagina.
Onder Zorg → Zorgregels inzien vind je dezelfde geleverde zorg als filterbaar werkblad, met filters op medewerker, cliënt en datum vanaf/tot en met. Een zorgmedewerker ziet daar alleen zijn eigen regels, onder de kop 'Mijn zorgregels'.
Goed om te weten
Zie je bij een regel de klikbare badge 'gecorrigeerd'? Die opent de correctiehistorie: wat er stond, wat het werd, wie het deed en waarom.
Gedeclareerde regels zijn vergrendeld; het slotje laat zien dat ze niet meer te wijzigen zijn.
Wil je weten hoe je cliëntenbestand ervoor staat, dan hoef je niet dossier voor dossier door te klikken. Onder Rapporten → Cliënt staan vier rapporten die dat werk voor je doen.
Het gaat om het Cliëntenoverzicht (alle cliënten met status, locatie, wet en of de zorglegitimatie op de peildatum geldig is), Zorglegitimatie (elke indicatie met periode en geldigheid — verlopen legitimaties staan bovenaan), Geleverde zorg (zorgmomenten en uren per cliënt over een periode, met het aantal dat nog niet is gerapporteerd) en Zorgplannen (lopende zorgplannen met hun evaluatiedatum; wat al verlopen is staat bovenaan).
Zo werkt het
Open Rapporten → Cliënt en kies een rapport.
Stel de peildatum in — bij Geleverde zorg kies je een periode van/tot.
Kies of je alle cliënten wilt zien of alleen cliënten in zorg.
Klik op Naar Excel voor één rapport, of gebruik de link Alle vier de rapporten in één werkmap.
Goed om te weten
Wat op het scherm staat is exact wat er in Excel komt: dezelfde rijen, in dezelfde volgorde.
Bij het Cliëntenoverzicht staan kerncijfer-tegels boven de tabel, zodat je de stand in één oogopslag ziet.
Het Excel-bestand krijgt een extra tabblad Verantwoording met organisatie, peildatum, periode, selectie en de exportdatum.
Elke export wordt eerst in het auditspoor vastgelegd. Lukt dat niet, dan wordt er geen bestand gemaakt en legt het scherm uit waarom.
Onder Rapporten → Medewerker vind je vier rapporten over je team. Ze beantwoorden vragen die je anders alleen met veel doorklikken beantwoordt: is de caseload eerlijk verdeeld, en is alle geleverde zorg ook verantwoord?
Caseload en contact laat zien hoe de caseload over het team verdeeld is en welke toegewezen cliënt in zorg deze periode geen enkel contact had. Rapportagedekking toont welke geleverde zorgmomenten niet met een rapportage zijn verantwoord, en of daar al gedeclareerde zorg bij zit. Het Personeelsoverzicht laat zien wie er op de peildatum in dienst is, met welk contract en of de accountstatus in orde is. Beroepsregistraties toont of de zorg is geleverd door medewerkers met een vastgelegde BIG-, SKJ- of AGB-registratie.
Zo werkt het
Open Rapporten → Medewerker en kies een rapport.
Filter desgewenst op team en stel de peildatum en periode in.
Exporteer per rapport naar Excel, of haal alle vier op in één werkmap.
Goed om te weten
Salarisgegevens en cliëntnamen staan bewust niet in de export: het bestand bevat uitsluitend tellingen per medewerker.
Het verantwoordingsblad in de Excel legt de rekenregel vast: een zorgmoment telt als verantwoord bij een gekoppelde rapportage, of bij een rapportage voor dezelfde cliënt op dezelfde dag.
Elke export wordt eerst in het auditspoor vastgelegd; lukt dat niet, dan komt er geen bestand.
Zie je zorgmomenten zonder rapportage, schrik dan niet meteen: dat is meestal een registratieachterstand, geen onterechte declaratie. Het verantwoordingsblad in de export waarschuwt daar ook voor.
Onder Rapporten → Overige staan vier organisatiebrede rapporten. Ze kijken niet naar één cliënt of één medewerker, maar naar hoe de organisatie er als geheel voor staat.
Zorgplannen toont welke cliënt in zorg geen plan heeft, geen ondertekend document of een verlopen evaluatie — en hoe lang dat al openstaat. Het MIC-register laat zien welke incidenten zijn gemeld, van welke soort en ernst, hoe snel ze werden gemeld en hoe lang ze open liggen. De Omzetstaat toont de omzet per maand, cliënt en zorgproduct, en welk deel daarvan al gedeclareerd is. Berichtenverkeer laat zien welke ketenberichten zijn verstuurd en ontvangen, met welke status en retourcode — en welke zijn blijven hangen.
Zo werkt het
Open Rapporten → Overige en kies een rapport.
Stel de peildatum of periode in.
Kies alle cliënten of alleen cliënten in zorg; standaard staat de selectie op alleen in zorg.
Exporteer naar Excel.
Goed om te weten
In de Excel-bestanden staan bewust geen zorgplandoelen, incidentomschrijvingen of cliëntnamen — alleen tellingen en metadata. De inhoud van het dossier hoort in het dossier te blijven.
Het scherm en het Excel-bestand tonen gegarandeerd dezelfde regels; het bestand krijgt een verantwoordingsblad met peildatum en selectie.
Elke export wordt eerst in het auditspoor vastgelegd.
Loopt er een klacht of een procedure rond een dossier, dan mag dat dossier niet worden opgeruimd — ook niet als de bewaartermijn verstreken is. Daarvoor is de bewaarblokkade: een blokkade gaat vóór de bewaartermijn.
Je vindt de kaart Bewaarblokkades in Instellingen → Privacy & beveiliging. Alleen een beheerder kan een blokkade zetten of opheffen.
Zo werkt het
Open Instellingen → Privacy & beveiliging en ga naar de kaart Bewaarblokkades.
Vul een reden in, bijvoorbeeld een klacht of een lopende procedure.
Kies één cliënt, of Hele organisatie.
Is de klacht of procedure afgehandeld? Klik dan bij de lopende blokkade op Opheffen.
Goed om te weten
De reden komt in het auditspoor en is alleen voor beheerders zichtbaar.
Opgeheven blokkades blijven in de lijst staan, met wie ze zette en ophief en wanneer.
Op de kaart Bewaartermijn auditspoor ernaast zie je het getal "Vastgehouden door een blokkade": regels die oud genoeg zijn voor opruiming, maar door een blokkade blijven staan.
Hef een blokkade op zodra de klacht of procedure is afgehandeld. Doe je dat niet, dan blijft het dossier eeuwig buiten de opruiming — het scherm herinnert je daar niet voor niets aan.
Probeert iemand te vaak een verkeerd wachtwoord, dan zet de aanmeldrem het account tijdelijk op slot: minstens een kwartier, soms een uur. Vervelend als je collega gewoon aan het werk moet. Als beheerder kun je die rem opheffen, zodat ze direct weer verder kan.
Zo werkt het
Open het medewerkerdossier van je collega en ga naar de tab Algemeen.
Zoek de kaart Organisatorische eenheid & toegang.
Klik op Aanmeldrem opheffen. Het scherm meldt hoeveel mislukte pogingen zijn geschrapt.
Je collega kan direct opnieuw aanmelden; de oude pogingen tellen niet meer mee.
Goed om te weten
Op je eigen account staat de knop niet — je kunt de rem alleen voor een ander opheffen.
Stond er helemaal geen rem, dan zegt het scherm dat expliciet. Het probleem zit dan ergens anders: een verkeerd wachtwoord of adres, of een inactief account.
Het wachtwoord van een collega kun je als beheerder niet inzien of instellen. Ze kiest zelf een nieuw wachtwoord via Wachtwoord vergeten op het inlogscherm; die mail gaat naar haar eigen e-mailadres.
Medewerkers die er al waren voordat het inloggen met een gebruikersnaam erbij kwam, loggen nog in met hun e-mailadres. Een inlognaam wordt verder alleen bij een nieuwe uitnodiging uitgedeeld — maar voor deze bestaande collega's kun je dat als beheerder alsnog doen.
Zo werkt het
Open het medewerkerdossier en ga naar Toegang & wachtwoord. Daar zie je de inlognaam van de medewerker.
Is er nog geen inlognaam, dan staat er het e-mailadres met (nog geen inlognaam) erbij, en de knop Inlognaam uitdelen.
Het scherm toont vooraf welke inlognaam het wordt, afgeleid uit de voor- en achternaam.
Bevestig het uitdelen.
Goed om te weten
Valt er uit de naam geen inlognaam af te leiden, dan vraagt het scherm je eerst een voor- en achternaam in te vullen.
Uitdelen kan alleen aan iemand die er nog geen heeft; wie al een inlognaam heeft, houdt die gewoon.
Het e-mailadres blijft bestaan voor post en wachtwoordherstel — je collega raakt dus niets kwijt.
Het e-mailadres zelf wijzigen kan in dit scherm niet; daarvoor is de leverancier nodig.
Soms doet de leverancier van het platform iets in jouw omgeving — bijvoorbeeld naar aanleiding van een supportvraag of een technische ingreep. Als beheerder wil je dan kunnen nalezen wat er precies is gebeurd. Daarvoor is de kaart Handelingen van de leverancier, te vinden onder Instellingen → Privacy & beveiliging.
De kaart toont wat het platform als verwerker in déze omgeving heeft gedaan. Elke regel heeft een actielabel, een korte samenvatting, een tijdstip en de naam van de leveranciersmedewerker die de handeling uitvoerde.
Zo werkt het
Open als beheerder Instellingen en ga naar Privacy & beveiliging.
Zoek de kaart Handelingen van de leverancier.
Lees per regel wat er is gedaan, wanneer, en door wie.
Goed om te weten
Je leest uitsluitend je eigen organisatie. Handelingen bij andere zorgaanbieders en bij het platform zelf staan er niet in.
De regels zijn voor niemand te wijzigen of te verwijderen — ook niet voor de leverancier zelf.
Alleen de beheerder ziet deze kaart.
Staan er veel regels, dan laat de kop zien dat je de laatste regels bekijkt.
Mislukt het ophalen, dan zegt het scherm uitdrukkelijk dat niet bekend is wat de leverancier deed, met een knop Opnieuw proberen. Alleen een echt lege lijst betekent dat de leverancier nog niets in jouw omgeving heeft verricht.
Een Wlz-declaratie (AW319) draagt het UZOVI-nummer van het zorgkantoor dat betaalt. Dat is een ander nummer dan de zorgkantoorcode uit de toewijzing: de code zegt wélk zorgkantoor het is, het UZOVI-nummer welke verzekeraar de uitvoering doet.
Je legt het nummer vast in Instellingen → Integraties, op de kaart Zorgkantoren en UZOVI-nummers. Daar staan alleen de zorgkantoren waarvoor jouw organisatie werkelijk Wlz-toewijzingen heeft — je hoeft dus niets op te zoeken dat er voor jullie niet toe doet.
Zo werkt het
Vraag het UZOVI-nummer op bij het zorgkantoor als je het nog niet hebt.
Open als beheerder of zorgcoördinator Instellingen → Integraties en zoek de kaart Zorgkantoren en UZOVI-nummers.
Vul het nummer in — hoogstens vier cijfers — en klik op Vastleggen.
Goed om te weten
Zolang er geen nummer is vastgelegd, waarschuwt de kaart: "Nog geen nummer — zonder dit is er geen AW319 te bouwen". Regel dit dus vóór je eerste Wlz-declaratie.
Bij een vastgelegd nummer staat wanneer het is vastgelegd, zodat je later kunt terugzien wanneer dit is geregeld.
Een nieuw nummer vervangt het oude; het oude nummer blijft in het audit-log staan.
Het cliëntzoekscherm werkt het prettigst als er alleen filters staan die bij jouw organisatie ook echt iets opleveren. Een filter met maar één mogelijke uitkomst voegt immers niets toe. Daarom bepaal je zelf welke filters de cliëntenlijst toont.
Je vindt dit in Instellingen, onder de categorie Cliëntenoverzicht.
Zo werkt het
Zet de filters Mijn cliënten, Status, Locatie, Wet en Financiering elk aan of uit.
Vink onder "Financieringsvormen die jullie leveren" aan welke leveringsvormen (zorg in natura, PGB, MPT, VPT) in het financieringsfilter komen. Per vorm staat erbij hoeveel cliënten die vorm nu hebben.
Klik op Wijzigingen opslaan. Pas daarna gelden de nieuwe instellingen; met Ongedaan maken zet je het formulier terug naar de vorige stand.
Goed om te weten
Een vorm uitzetten die in gebruik is, verbergt die cliënten niet — je kunt er alleen niet meer op filteren. Het scherm meldt dit vóór het opslaan, zodat je niet voor een verrassing komt te staan.
Blijft er maar één aangevinkte vorm over, dan vervalt het financieringsfilter vanzelf; ook dat kondigt het scherm vooraf aan.
Wijzigingen worden geaudit, zodat later na te gaan is wie de inrichting heeft aangepast.
De leverancier levert de productcatalogus; jouw organisatie kiest welke zorgproducten jullie voeren en onder welke naam. Zo staat op facturen en in overzichten de taal die jullie zelf gebruiken, in plaats van een catalogusnaam die niemand herkent.
Je regelt dit in Instellingen → Zorgproducten. Per product staat een vinkje (voeren ja/nee) en een veld voor een eigen naam van maximaal 40 tekens.
Zo werkt het
Zet per product het vinkje aan of uit om te bepalen of jullie het voeren.
Geef het product eventueel een eigen naam.
Sla op. De eigen naam werkt door in het tariefbeheer, de facturen en de financiële overzichten.
Goed om te weten
Minimaal één zorgproduct moet actief blijven.
Een gedeactiveerd product verdwijnt alleen uit het tariefbeheer: al geleverde zorg op dat product blijft gewoon gefactureerd en bestaande tariefafspraken blijven gelden. Wil je de tarieven weer beheren, heractiveer het product dan.
Lopen er afwijkende cliënttarieven op een product dat je uitzet, dan waarschuwt het scherm daar apart voor.
Een opnieuw gegenereerd document gebruikt altijd de actuele naam — hernoem je een product, dan verschijnt de nieuwe naam dus ook op documenten die je opnieuw aanmaakt.
Wijzigingen worden geaudit.
De cockpit is het stuurscherm bij de Zorg-onderdelen: één plek waar je in een oogopslag ziet hoe de organisatie ervoor staat en waar aandacht nodig is.
Bovenaan staan vier kerncijfers: geleverde zorg (totale uren plus het aantal zorgregels), het aantal te fiatteren concept-regels, cliënten in zorg (met het aantal medewerkers als subregel) en open MIC-meldingen ter afhandeling.
Zo werkt het
Open de cockpit bij de Zorg-onderdelen en bekijk de vier kerncijfers.
Kleurt de tegel Te fiatteren of Open MIC-meldingen als aandachtspunt, dan staat er iets open dat opvolging vraagt.
Klik onder de cijfers op een Inzicht-tegel om door te gaan naar het financieel dashboard, de urenregistratie, zorgregels fiatteren, facturen & export, de cliëntenlijst of de medewerkerslijst.
Goed om te weten
Je ziet alleen de tegels die jouw rol ook echt mag openen; wat je niet mag, staat er niet.
De cijfers voor te fiatteren regels en open MIC-meldingen komen uit hetzelfde signaalstelsel als de meldingenbel. De getallen op cockpit, bel en werkschermen lopen daardoor gelijk.
Kon een bron niet worden opgehaald, dan staat er een streepje in plaats van een 0 — een harde nul zou dan een onware bewering zijn. Een streepje betekent dus "onbekend", niet "niets".
Een MIC-melding is pas echt afgerond als er iets mee is gedaan. Op de pagina MIC-meldingen zien beheerders en zorgcoördinatoren het centrale overzicht van de hele organisatie; een zorgmedewerker ziet daar alleen zijn eigen meldingen.
Bovenaan staan drie tellers — Nieuw, In behandeling en Totaal dit kwartaal (de basis voor de kwartaalanalyse) — en de lijst is te filteren op status, categorie en ernst.
Zo werkt het
Klap een melding uit. Je ziet wat er gebeurde, de direct genomen maatregelen, de locatie en de betrokkenen, plus een opvolg-tijdlijn met per stap wie hem vastlegde en wanneer.
Kies als beheerder Opvolging toevoegen; de melding gaat daarmee naar de status "in behandeling".
Is de opvolging echt uitgevoerd, kies dan Markeer als afgehandeld.
Goed om te weten
Alleen de beheerder kan opvolgen en afhandelen; het systeem kan afhandelen weigeren zolang er nog geen opvolging is vastgelegd.
Een afgehandelde melding verdwijnt uit de openstaande signalen, maar blijft in het overzicht staan. Wie hem afhandelt en wanneer, komt in het logboek van het dossier.
Handel een melding pas af als de opvolging werkelijk is uitgevoerd — zo staat het ook in de bevestigingsdialoog.
Word je uitgenodigd voor Zonote, dan krijg je een uitnodigingsmail met een persoonlijke link. Die link brengt je op een welkomstscherm waar je al bent aangemeld met je e-mailadres. Je hoeft nog precies één ding te doen: een wachtwoord kiezen.
Dit scherm is voor iedereen hetzelfde. De eerste beheerder van een nieuwe organisatie (uitgenodigd door de leverancier) doorloopt dezelfde stap als elke collega die de organisatie er daarna zelf bij vraagt.
Zo werkt het
Open de link uit de uitnodigingsmail. Je komt op het welkomstscherm en bent al aangemeld met je e-mailadres.
Kies een wachtwoord van minstens 12 tekens en vul het twee keer in. Het scherm zegt er zelf bij: een zin die je onthoudt is sterker dan een kort wachtwoord met leestekens.
Na het instellen ga je direct door naar het dashboard. Eist jouw rol tweestapsverificatie, dan volgt eerst nog de koppelstap voor de authenticator-app.
Goed om te weten
Is de link verlopen of al gebruikt, dan zie je 'Deze uitnodiging werkt niet meer'. Vraag dan een nieuwe uitnodiging aan degene die je uitnodigde — de beheerder van je organisatie, of de leverancier. Heb je al eerder een wachtwoord ingesteld, ga dan gewoon naar het inlogscherm.
Beland je op dit scherm terwijl je al met je eigen wachtwoord bent ingelogd, dan word je doorverwezen naar je accountpagina. Daar wordt wél om je huidige wachtwoord gevraagd.
Gedeelde computer? Onder het welkomstbericht staat 'Ben jij dit niet? Meld af.' Gebruik die knop als er nog een sessie van iemand anders openstaat — anders zou je diens wachtwoord wijzigen.
Wachtwoord kwijt? Dat is zo opgelost. Via het inlogscherm vraag je een herstellink aan, en daarmee kies je een nieuw wachtwoord. Je hebt er niemand anders voor nodig.
Zo werkt het
Klik op het inlogscherm op wachtwoord vergeten en vul je inlognaam óf je werk-e-mailadres in.
Je krijgt een herstellink per e-mail toegestuurd. Kijk ook even in de map ongewenste e-mail als je niets ziet.
Kies op de herstelpagina een nieuw wachtwoord dat aan de eisen voldoet: minstens 12 tekens, letters én cijfers of leestekens, geen veelgebruikt wachtwoord en niet je eigen naam of e-mailadres. De eisen worden tijdens het typen afgevinkt.
Staat er tweestapsverificatie op je account, dan vraagt de herstelpagina ook je code voordat het nieuwe wachtwoord geldt.
Goed om te weten
Na het aanvragen toont het scherm altijd dezelfde bevestiging: 'Als deze gegevens bij ons bekend zijn, staat er een herstellink in de bijbehorende mailbox' — ongeacht of het account bestaat. Krijg je geen mail, controleer dan je invoer en de spammap.
Medewerkers van de leverancier hebben geen inlognaam en kunnen alleen op e-mailadres herstellen; het scherm vermeldt dat expliciet.
Werkt de herstellink niet meer, bijvoorbeeld omdat er wat tijd overheen is gegaan? Vraag dan gewoon een nieuwe aan via dezelfde weg.
Bovenaan dit supportportaal staat een live statuschip. Die vertelt in één oogopslag hoe het platform ervoor staat — zonder dat je hoeft in te loggen, want de informatie komt uit een publieke statusdeur van het platform zelf.
De vier standen van de chip
Groen — alle systemen werken, geen verstoringen bekend.
Blauw — er is onderhoud aangekondigd, met de dag en tijden erbij.
Rood — er is een verstoring bekend.
Amber — de actuele status kon niet worden opgehaald.
Alles wat niet groen is, escaleert van vorm: er verschijnt dan een site-brede balk op het portaal, in de rubrieken én in de artikelweergave. Zo zie je het ook als je midden in een handleiding zit. Zolang er iets aan de hand is, ververst de pagina de status elke minuut zelf.
Het berichtenarchief
De sectie Berichten is het archief: de laatste twintig onderhouds- en storingsberichten, elk met een label — Gepland, Bezig, Afgerond of Opgelost — en de bijbehorende tijden. Bewust zonder namen van wie er startte of opleverde; het gaat om wat er gebeurde, niet om wie.
Kan de status niet worden opgehaald, dan zegt het portaal dat eerlijk: je ziet een grijze balk met een verwijzing naar support@zonote.nl. Liever dat dan vals groen.
Een storing is iets anders dan onderhoud. Bij onderhoud gaat de omgeving even bewust dicht; bij een storing blijft alles gewoon open. Een storingsmelding is uitsluitend communicatie: wij weten het, we werken eraan. Er gaat geen deur op slot.
Wat je ziet
Op dit portaal kleurt de statusregel rood en verschijnt een site-brede rode balk: er is een verstoring bekend sinds een bepaald tijdstip en er wordt aan een oplossing gewerkt. Het bericht dat je leest is de publieke aankondiging, bewust geschreven in klantentaal — geen technische logregels, maar wat het voor jou betekent.
Wat je doet
Staat de verstoring al op het portaal? Dan hoef je die niet zelf óók te melden; het Actueel-blok zegt dat expliciet. Werk waar mogelijk gewoon door.
Merk je een probleem dat er niet staat? Meld het dan wel, zodat de leverancier het kan oppakken.
Als het is opgelost
Bij het oplossen kan een slotbericht meekomen. In het berichtenarchief staat de storing daarna als Opgelost, met dat slotbericht erbij — zo lees je terug wat er aan de hand was en hoe het is verholpen.
Er staat altijd hooguit één storing tegelijk open. Wordt een bericht inhoudelijk bijgewerkt, dan gebeurt dat door de melding op te lossen en opnieuw te melden; in het archief zie je dat als twee regels. Dat is dus geen dubbele storing.
Zonote weigert soms een planactie, altijd met een melding die uitlegt waarom. Hieronder de meldingen die je bij het plannen en afronden kunt tegenkomen, en wat je dan doet. De overlapmelding (deze medewerker heeft al een afspraak die overlapt) heeft een eigen artikel: zie dubbelboeking.
Bij het plannen
"Een zorgmedewerker plant alleen in de eigen agenda" — plannen voor een collega is voorbehouden aan coördinatie en beheer. Moet er iets in andermans agenda? Vraag het je coördinator.
"Er staat voor deze cliënt op die dag al een zorgmoment in die tijd" — in de weekplanning kan één cliënt geen twee zorgmomenten op hetzelfde tijdstip hebben. Pas de bestaande regel aan of kies een andere tijd.
Bij het afronden en annuleren
"Afronden kan pas na de eindtijd" — de afspraak loopt nog of moet nog beginnen. Wacht tot de eindtijd voorbij is.
"Er is al tijd of vervoer geregistreerd" — annuleren kan dan niet meer, bijvoorbeeld omdat er al een verslag aan hangt. Rond de afspraak af in plaats van te annuleren.
"Een uitgevoerde afspraak is niet meer te wijzigen" — de registratie bestaat al. Bij een afgezegde afspraak geldt: zet hem eerst terug op gepland en pas hem daarna aan.
Bij rapporteren achteraf
"Dit zorgmoment ligt verder terug dan je organisatie mag rapporteren" — er zit een grens op terugwerkend rapporteren. Die grens verruimt alleen de leverancier, niet je eigen beheerder; loop je ertegenaan, dan gaat dat dus via support.
De declaratieketen bewaakt zichzelf streng: wat is ingediend, ligt vast. De meldingen hieronder zijn dus geen fouten van jou, maar vangrails. Per melding lees je wat hij betekent en wat je doet.
Fiatteren en indienen
"Deze zorg is nog niet geleverd" — fiatteren of indienen kan pas na de eindtijd van de zorg. Wacht tot het moment voorbij is.
"Een ingediende of gedeclareerde regel is niet meer te wijzigen" — dezelfde grendel geldt voor maandregels en vervoerdagen. Herstel loopt altijd via het vrijgeven van de (afgekeurde) declaratie; een gefiatteerde regel die wijzigt, gaat eerst terug naar concept. Een gedeclareerde regel is een eindstation.
Maandbedragen
"Het maandbedrag begint met de eerstvolgende hele maand" — liep de toewijzing niet op de eerste dag van de maand, dan weigert Zonote de maandregel. De melding citeert zelf de regel uit het landelijke facturatieprotocol iWmo, inclusief het overnamegeval: een gebroken maand betaalt de gemeente aan de vorige aanbieder.
Crediteren en retouren
"Deelcrediteren bestaat niet" — een creditregel neemt precies het toegekende bedrag van de prestatieregel terug, nooit een deel.
Een afgekeurde regel crediteren kan niet: er is niets toegekend. Dien hem opnieuw in als gewone declaratieregel.
"Dit retour zegt niets over prestatieregel …" — zolang niet elke regel een oordeel heeft, wordt er niets verwerkt. Wacht op een compleet retour.
Tarieven: is er op een tarief al gedeclareerd, dan liggen bedrag, eenheid en ingangsdatum vast. Leg een nieuwe tariefperiode vast vanaf de datum waarop het andere bedrag geldt.
Zonote trapt op een paar plekken bewust op de rem. Niet om je te vertragen, maar omdat een grens soms het verschil is tussen mensenwerk en een script dat op hol slaat. Dit zijn de remmen die je kunt tegenkomen — en wat je doet als je ertegenaan loopt.
Zoeken op burgerservicenummer
Per account kun je zestig keer per uur op een burgerservicenummer zoeken. Zestig per uur is ruim voor mensenwerk en krap voor een script; precies daarom staat die grens er. Kom je eroverheen, dan meldt Zonote: 'Er is in het afgelopen uur te vaak op burgerservicenummer gezocht met dit account. Wacht even; blijft dit gebeuren, meld het dan bij de beheerder.' Elke afgeremde poging blijft gewoon in het auditspoor staan, zoals de norm voor logging in de zorg (NEN 7513) vraagt.
De documentopslag zit vol
Boven het opslagplafond van je organisatie (standaard 10 GB) weigert Zonote nieuwe uploads. De melding vertelt je hoeveel er gebruikt is en verwijst je door: 'De documentopslag van deze organisatie is vol. Neem contact op met de leverancier.' Opruimen helpt, maar het plafond zelf kan alleen de leverancier verzetten — dat loopt via je beheerder.
Te veel uitnodigingen
Ook uitnodigen kent een uurrem. Zie je 'Te veel uitnodigingen in het afgelopen uur. Probeer het later opnieuw', dan is even wachten genoeg; er is verder niets mis.
De aanmeldrem te vaak opgeheven
De aanmeldrem is hoogstens vijf keer per etmaal per account op te heffen. Daarna zegt Zonote: 'De rem van dit account is vandaag al vijf keer opgeheven. Neem contact op met de leverancier als dit vaker nodig is.' Vijf keer op één dag is geen pech meer, maar een signaal dat er iets anders speelt.
Blijft een rem knellen? Meld het bij je beheerder. Die ziet in het auditspoor wat er gebeurde en schakelt zo nodig de leverancier in.
Het overkomt iedereen weleens: je legt een verslag vast en ziet daarna dat het in het dossier van de verkeerde cliënt staat. Het potlood helpt je hier niet — en dat is expres.
Waarom corrigeren niet werkt
Met corrigeren pas je de tekst van een verslag aan, maar nooit de cliënt, de datum of de tijd. Die weg bestaat bewust niet: een verslag dat stilletjes naar een ander dossier verhuist, laat in beide dossiers een gat achter dat niemand meer kan navertellen.
De juiste route: vernietigen en opnieuw vastleggen
Vraag je beheerder het verslag te vernietigen. De vernietigingsroute kent hiervoor een eigen grond: verkeerd dossier — 'omdat dit verslag hier niet hoort'. Alleen een beheerder kan vernietigen. Dát er vernietigd is blijft in het auditlog staan; de tekst zelf verdwijnt.
Leg het verslag opnieuw vast in het juiste dossier. Dat is gewoon rapporteren, met de oorspronkelijke datum en tijd van het zorgmoment.
Als er tijd aan hangt
Hangt er ingediende of al gedeclareerde tijd aan het verslag of aan de bijbehorende afspraak, dan weigert de vernietigingsroute. Je krijgt de aanwijzing de declaratie eerst vrij te geven of te crediteren; daarna kan het verslag alsnog worden vernietigd. Zonote kijkt daarbij ook naar de afspraak, omdat de koppeling tussen tijd en verslag in de gewone werkgang via de afspraak loopt.
Let op de terugwerkgrens. Ligt het zorgmoment verder terug dan de terugwerkgrens van je organisatie, dan geldt die grens ook bij het opnieuw vastleggen. Zie het artikel over rapporteren achteraf.
Verhuist een cliënt naar een andere gemeente, dan verandert er administratief het nodige — maar de zorg loopt gewoon door. Je zet de cliënt dus níét uit zorg. Wat je wel doet, regel je per toewijzing.
Het einde melden bij de oude gemeente
Je meldt het einde per toewijzing, met een einddatum en een reden. Voor de Wmo bestaat hiervoor een eigen redencode: 31, 'Verhuizing naar een andere gemeente'. Let op bij de Jeugdwet: daar betekent code 31 iets heel anders ('Levering is volgens plan beëindigd'). Het meldingsvenster toont daarom per wet zijn eigen redenlijst, zodat je niet per ongeluk de verkeerde kiest.
De nieuwe gemeente
De toewijzing (het 301-bericht) van de nieuwe gemeente lees je gewoon in. Toewijzingen van twee gemeenten kunnen naast elkaar in één dossier bestaan; Zonote houdt daar rekening mee. Op de nieuwe toewijzing meld je vervolgens de aanvang van de zorg. De meldstand wordt chronologisch bepaald, dus een eerdere einde-melding op de oude toewijzing zit de nieuwe niet in de weg.
Declaraties volgen hun eigen toewijzing
Elke declaratie volgt de gemeente van de toewijzing waar ze bij hoort: de gemeentecode van de toewijzing komt op het bericht. Zorg die je nog onder de oude toewijzing leverde, declareer je dus bij de oude gemeente; alles daarna bij de nieuwe. Je hoeft daar zelf niets voor om te zetten.
Kortom: einde melden op de oude toewijzing, de nieuwe 301 inlezen, aanvang melden — en de cliënt blijft gewoon in zorg.
Soms vertrekt een cliënt naar een andere zorgaanbieder, en soms komt er juist een cliënt van een collega-organisatie naar jou. Beide kanten hebben hun eigen route.
Een cliënt vertrekt
Maak eerst het dossierafschrift voor de overdracht. Daarbij kies je de aanleiding 'Overdracht naar een andere zorgaanbieder'; die aanleiding is verplicht en komt — samen met het aantal regels, niet de inhoud — in het auditspoor. Daarna meld je het einde van de zorg:
Wmo en Jeugdwet: meld het einde met een passende redencode: 21 (eenzijdig door de cliënt), 22 (eenzijdig door de aanbieder) of 23 (in overeenstemming).
Wlz: hier gaat mutatiecode 17, 'overplaatsing', uit. De cliënt houdt zijn indicatie en de zorgvraag eindigt níét — de zorg loopt bij de nieuwe aanbieder door op dezelfde indicatie.
De afsluitcontrole laat zien wat er nog openstaat: niet-gedeclareerde uren, ontbrekende meldingen, toekomstige afspraken. Ze blokkeert het afsluiten bewust niet; jij bepaalt wanneer alles is afgerond. Het dossier blijft daarna gewoon in je omgeving staan. De exit-export is hier niet voor bedoeld: dat is een export van de hele organisatie bij vertrek van het platform, geen overdrachtsbestand per cliënt.
Een cliënt komt over
Komt een cliënt halverwege de maand van een andere aanbieder en werkt de gemeente met een maandbedrag? Zolang de overname niet als zodanig is gemarkeerd, behandelt Zonote dit als gewone instroom: instroom halverwege de maand levert het volle maandtarief, volgens het facturatieprotocol iWmo (§5.1.1). De overname-uitzondering van §5.6.3 — waarbij de instroommaand aan de vorige aanbieder toevalt — heeft op dit moment geen eigen vinkje in het scherm en staat standaard uit. Stem in zo'n geval met de gemeente af wat er over de instroommaand gefactureerd wordt.
Soms komt een cliënt na een tijd terug in zorg. Dat is geen nieuwe aanmelding: het dossier, het netwerk en de hele geschiedenis staan er nog. Je hoeft dus niets opnieuw op te bouwen.
Zo hervat je de zorg
Open het dossier van de cliënt. Bij de status 'uit zorg' toont de zorgstatuskaart de knop Zorg hervatten.
Klik op de knop en bevestig. De cliënt staat weer in zorg, met alles wat er al was.
Wat er met de toewijzingen gebeurt
Bij het hervatten kijkt Zonote naar de toewijzingen. Staat er op een toewijzing geen geldige aanvangsmelding meer — omdat er bij het beëindigen een stop is gemeld — dan wordt opnieuw een aanvang gemeld. Een nieuwe start op dezelfde toewijzing is binnen het berichtenverkeer gewoon toegestaan; de meldstand kijkt naar wat er als laatste geldig is gemeld, niet naar wat er ooit gemeld is.
Medicatie komt niet vanzelf terug
Medicatie die bij het beëindigen is gestopt, wordt niet automatisch hervat. Dat is bewust: opnieuw starten met medicatie is een medisch besluit, geen administratieve stap. Loop na het hervatten dus het tabblad Medicatie langs en zet daar terug wat weer nodig is.
Uit de status 'overleden' is er geen weg terug in het scherm. Is een cliënt per vergissing op overleden gezet, dan kan alleen de leverancier dat herstellen — neem contact op met support.
Rond de jaarwissel komen er nieuwe contracttarieven binnen van gemeenten en zorgkantoren. De verleiding is groot om het oude tarief gewoon aan te passen, maar zo werkt het niet — en dat is maar goed ook.
Een nieuw tarief is een nieuwe periode
Elk tarief geldt met een geldigheidsperiode. Een nieuw contracttarief leg je daarom vast als nieuwe periode met een eigen ingangsdatum; bij een contract per kalenderjaar is dat 1 januari, met 31 december als einddatum. Een lege einddatum mag ook: het tarief loopt dan door tot er een nieuw tarief overheen komt. Bij een indexering leg je dus altijd een nieuwe periode vast in plaats van de oude te wijzigen.
Oude cijfers blijven staan
Wat al gedeclareerd is, verandert niet mee. Een declaratieregel draagt haar eigen bedrag, en een tarief waarop al is gedeclareerd laat zich niet meer bewerken — de database weigert dat. Bij het declareren geldt bovendien het tarief van de zorgdatum, niet van vandaag. Een tariefwijziging per 1 januari herwaardeert december dus niet: zorg uit december wordt tegen het decembertarief gedeclareerd, ook als je die pas in januari indient.
Zet het alvast klaar
Een nieuwe periode moet ná de lopende beginnen, maar mag gerust in de toekomst liggen. Je kunt in augustus al een contract per 1 januari klaarzetten; tot die datum rekent Zonote gewoon met het huidige tarief.
Krijg je het nieuwe contract pas ná 1 januari binnen? Leg de periode dan alsnog vast met 1 januari als ingangsdatum vóórdat je de eerste maand declareert — dan rekent de declaratie meteen met het juiste bedrag.
Een materiële controle van de gemeente of het zorgkantoor klinkt spannender dan hij is. Als je administratie op orde is, laat Zonote precies zien wat je nodig hebt om je te verantwoorden.
Zorgregels op papier
Geleverde zorg druk je af via de afdrukpagina van de zorgregels. Je kiest zelf de selectie en de filters; knoppen en schermelementen worden niet meegeprint, zodat er een net overzicht uitkomt dat je zo kunt overhandigen.
De onderbouwing blijft bestaan
Achter gedeclareerde tijd hoort een verslag, en Zonote bewaakt dat die onderbouwing er blijft: een verslag waaraan ingediende of gedeclareerde tijd hangt, kan niet worden vernietigd. De vastgelegde grond daarvoor is precies deze situatie — je moet je bij een materiële controle over dat bedrag kunnen verantwoorden.
Berichten en dubbele uren
Van elk verzonden en ontvangen bericht is de oorspronkelijke XML in te zien in het berichtenlogboek, inclusief de tegenpartij: de gemeente of het zorgkantoor staat als vastgelegd gegeven op het bericht én op de auditregel. En in de registratieketen geldt: één bezoek is één keer tijd. Afspraak en verslag worden ontdubbeld, zodat er geen dubbele uren in je verantwoording kunnen sluipen.
Loopt er echt een onderzoek?
Zet dan een bewaarblokkade op de betrokken dossiers. Daarmee staat het dossier vast en wordt er niets vernietigd zolang het onderzoek loopt — ook niet als een bewaartermijn intussen verstrijkt.
Wacht niet op een controle om dit na te lopen. Wie maandelijks fiatteert en declareert volgens de vaste routine, heeft bij een controle vrijwel alles al klaarstaan.
Een nieuwe Zonote-omgeving richt je het prettigst in één vaste volgorde in. Elke stap bouwt op de vorige — wie tarieven vóór producten probeert vast te leggen, loopt vast. Dit is de route voor de beheerder; voor medewerkers is er het artikel Je eerste week met Zonote.
Maak de organisatie aan. Een verse omgeving begint op het inrichten-scherm. Daar leg je de naam, het KvK-nummer en de AGB-code vast.
Loop de instellingen door. Het organisatie-instellingenscherm heeft een verticaal categoriemenu: Algemeen, Cliëntenoverzicht, Zorgproducten, Tarieven, Meldingen, Facturatie, Privacy & beveiliging en Integraties. Zie Je organisatie-instellingen.
Eerst producten, dan tarieven. Tarieven hangen aan producten en prestaties en gelden altijd met een geldigheidsperiode — zonder producten valt er niets te beprijzen. Zie Zorgproducten kiezen en een eigen naam geven en Tarieven en prijsafspraken beheren.
Nodig medewerkers uit vanuit het medewerkersscherm. Een uitnodiging houdt het e-mailadres platformbreed bezet en verloopt na veertien dagen. Zie Een medewerker toevoegen.
Richt het berichtenverkeer in. De VECOZO-koppeling en het UZOVI-nummer staan als kaarten in hetzelfde instellingenscherm; ze werken alleen op een omgeving met database. Pas daarna kunnen toewijzingen binnenkomen. Zie De VECOZO-koppeling inrichten en Het UZOVI-nummer van je zorgkantoor vastleggen.
Lees de eerste toewijzingen in en controleer of alles klopt. Zie Toewijzingen inlezen.
Twijfel je bij een stap? Oefen eerst in de demo-omgeving — daar kun je niets stukmaken. Zie Veilig oefenen in de demo-omgeving.
Naast de financiële maandafsluiting — fiatteren, declareren, retouren, herstellen, zie De maand afsluiten: een vaste routine — is er beheerwerk dat maandelijks aandacht verdient. Zonote signaleert het meeste vanzelf, maar iemand moet er wél naar kijken. Deze checklist bundelt het.
1. Loop de signaleringen na
De meldingenbel in de topbalk en het dashboard putten uit dezelfde lijst signaleringen, met categorieën als Zorglegitimatie, Zorgplannen en evaluaties, Te fiatteren zorg, Incidenten (MIC), AVG-verzoeken en Onvolledige gegevens. Eén rondje langs die lijst laat zien waar werk ligt. Zie De meldingenbel en signaleringen.
2. Beoordeel noodtoegangen
Noodtoegangen verschijnen op een eigen kaart bij het auditspoor. Beoordeel ze kort na gebruik: was de doorbraak terecht, en is er opvolging nodig? Zie Noodtoegangen verantwoorden.
3. Check de open AVG-verzoeken
Een AVG-verzoek moet binnen één maand beantwoord zijn; bij een complex verzoek mag die termijn met ten hoogste twee maanden worden verlengd, mits je de cliënt daarover binnen de eerste maand informeert. Het scherm sorteert open verzoeken met de kortste termijn bovenaan — begin dus gewoon bovenaan. Zie Het AVG-verzoekenregister.
4. MIC-meldingen, en elk kwartaal de analyse
De MIC-pagina telt meldingen per kwartaal, als basis voor de kwartaalanalyse. Loop maandelijks de open meldingen na en plan elk kwartaal het analysemoment in. Zie MIC-meldingen opvolgen en afhandelen.
5. Leverancier en factuur
Kijk tot slot even na wat de leverancier in jouw omgeving heeft gedaan (Nalezen wat de leverancier in jouw omgeving deed) en controleer je maandfactuur (Je maandfactuur van Zonote).
Sommige beheertaken komen maar één keer per jaar langs — en juist daarom schieten ze er makkelijk bij in. Plan er een vast moment voor, bijvoorbeeld rond de jaarwissel, en loop deze drie onderwerpen langs.
1. Herzie het autorisatieprotocol
Het autorisatieprotocol kent versies met een vaststeldatum en een einddatum. Het geldende protocol is de versie met de nieuwste vaststeldatum die vóór of op vandaag ligt en waarvan de einddatum niet is verstreken. Elke auditregel verwijst ernaar; zonder vastgesteld protocol staat er 'geen-vastgesteld' in het spoor — óók op het afschrift dat een cliënt krijgt. Herzien betekent dus: een nieuwe versie vaststellen. De oude blijft als historie staan. Zie Het autorisatieprotocol vaststellen.
2. Nieuwe tariefperioden voor het nieuwe jaar
Tarieven werken net zo: elk tarief geldt met een geldigheidsperiode, en een nieuwe prijsafspraak gaat in per datum zonder oudere perioden te raken. De jaarwissel, met nieuwe gemeente- en NZa-tarieven, is het natuurlijke moment om nieuwe perioden klaar te zetten. Zie Tarieven en prijsafspraken beheren.
3. Controleer de bewaartermijnen
Het bewaartermijnenscherm is werk van de beheerder. Het toont welke dossiers hun bewaartermijn voorbij zijn — of meldt geruststellend dat geen enkel dossier zijn termijn voorbij is — en biedt per dossier een vernietigingsdialoog. Een jaarlijkse ronde langs dat scherm hoort in deze routine. Zie Bewaartermijnen van dossiers en Een dossier vernietigen op verzoek.
Kijk in dezelfde ronde ook even naar de rollen: klopt de rolverdeling nog met wie er daadwerkelijk werkt? Zie Rollen en rechten uitgelegd.
