Status wordt opgehaald…
Je eerste week: inloggen, je agenda en je eerste rapportage.
Zo spreek je een rapportage in — en zo blijft de audio op je apparaat.
De hele keten: van afspraak tot toegekende declaratie.
Wat je hier vindt, en wanneer je beter direct contact opneemt.
Kennisbank
Alle handleidingen, opgebouwd zoals Zonote zelf: per onderdeel, met per functie uitleg voor gebruik én voor beheer. Van je eerste inlog tot de noodknop, het PGB-budget en de exit-export.
Nieuws
Status wordt opgehaald…
Berichten worden opgehaald…
Nog geen updates gepubliceerd.
Kom je er niet uit?
Zoek eerst gerust in de kennisbank — meestal is dat sneller. Lukt het niet, stuur dan je vraag: je krijgt antwoord van iemand die het product écht kent, niet van een keuzemenu. Vermeld nooit namen of BSN's van cliënten in je bericht; een cliëntnummer is genoeg.
Beheerders van je organisatie kunnen ook rechtstreeks vanuit Zonote een melding sturen.
Zonote is gemaakt om zonder cursus te beginnen. Dit is de route die nieuwe teams meestal lopen.
Je ontvangt een uitnodiging per e-mail van je beheerder. Daarmee stel je je wachtwoord in en log je in op het adres van je organisatie: jouwnaam.zonote.nl. Tweestapsverificatie staat standaard aan, dus de eerste keer koppel je ook een authenticator-app. Daarna kom je op het dashboard, dat begint bij vandaag. Je agenda (onder Planning) en je cliëntenlijst vind je in het menu; welke schermen je verder ziet, hangt af van je rol.
Je afspraken staan klaar in de agenda (maand-, week- of lijstweergave). Rond je een afspraak af, dan worden je gewerkte uren automatisch klaargezet — je hoeft niets over te typen.
Rapporteren kan getypt of ingesproken. Staat inspreken voor jullie organisatie aan, probeer het dan een keer op je telefoon: de tekst verschijnt gaandeweg terwijl je praat, en de audio verlaat je apparaat niet. De eerste keer haalt je apparaat eerst het spraakmodel binnen (een paar honderd megabyte tot ruim anderhalve gigabyte); doe dat bij voorkeur via wifi.
Tip: loop je ergens tegenaan, gebruik dan eerst de zoekbalk bovenaan dit portaal — de meeste antwoorden staan er al.
Elke organisatie heeft in Zonote een eigen adres: jouwnaam.zonote.nl. Daar log je in met je inlognaam en wachtwoord. Je hoeft geen rol te kiezen — het systeem weet wie je bent, en je rol bepaalt automatisch wat je ziet.
Zet Zonote als app op je telefoon: met een eigen pictogram, zonder adresbalk, en het herkenningsmodel voor inspreken blijft in de regel bewaard. Je haalt Zonote niet uit een appwinkel. Je zet hem vanuit de browser op het beginscherm van je telefoon of tablet, en daarna open je hem met één tik, als een app.
Goed om te weten: op een iPhone log je de eerste keer in de app opnieuw in, met je inlognaam, je wachtwoord en (als dat voor jouw rol aanstaat) de code uit je authenticator-app: de app op het beginscherm deelt zijn aanmelding niet met Safari. Gebruik je inspreken, dan haalt de app om dezelfde reden het herkenningsmodel de eerste keer opnieuw binnen, ongeveer 300 MB; doe dat liefst op wifi. Op Android deelt de app zijn opslag met Chrome; daar blijf je meestal ingelogd.
Let op: zonder bereik werkt Zonote niet, ook niet als app. Er staan geen dossiers op je telefoon om zonder internet mee te werken: je ziet dan een foutmelding van je telefoon, of in Zonote een melding dat iets niet kon worden opgehaald. Opslaan kan pas weer als je bereik hebt. Staat er in die melding “Opnieuw proberen”, tik daar dan op zodra je weer bereik hebt. Zie je de foutmelding van je telefoon, sluit de app dan helemaal af en open hem opnieuw vanaf je beginscherm: de app heeft geen adresbalk met een knop om de pagina opnieuw te laden.
Loop je even weg, dan gaat Zonote vanzelf op slot: na 15 minuten zonder activiteit wordt het scherm vergrendeld. Zo ligt er nooit een dossier open op een onbeheerde computer — in de zorg is dat geen luxe maar een vereiste.
Je ontgrendelt met alleen je wachtwoord; je hoeft niet opnieuw de hele inlog (met tweestapsverificatie) te doorlopen. Je werk staat er nog precies zoals je het achterliet.
Het zorgplan in Zonote is opgebouwd rond leefdomeinen — wonen, gezondheid, financiën, sociaal netwerk, daginvulling. Dat is bewust: zo praat je met een cliënt óók over het leven, niet over een formulier. Elk domein is een tegel met een voortgangsring, zodat het hele plan in één oogopslag leesbaar is — voor jou, voor je collega die invalt, en voor de cliënt zelf.
De ring is geen gevoel maar een optelsom: elk doel heeft een status (nieuw, loopt, aandacht nodig, behaald) en de tegel telt ze op. Werk je statussen bij tijdens je rapportages, dan is het zorgplan altijd actueel — zonder aparte administratieronde.
Bij het rapporteren koppel je je verslag aan een doel. Dat kost één tik en levert veel op: de voortgang bouwt zich vanzelf op, en bij de evaluatie staan alle verslagen per doel al klaar als onderbouwing. Rapporteren zónder doelkoppeling kan ook — niet elke observatie hoort bij een doel.
Tip voor het gesprek: laat de domeintegels aan de cliënt zien. De ringen maken voortgang zichtbaar zonder cijferbrij — dat werkt in de praktijk beter dan een tabel.
Bij een evaluatie loop je per doel na wat er bereikt is. Zonote zet de gekoppelde rapportages per doel voor je klaar, zodat de evaluatie op feiten steunt en niet op geheugen.
De evaluatie bespreek je persóónlijk: je print hem en overhandigt hem in het gesprek. Bewust — een evaluatie hoort uitgelegd te worden, niet koud in een portaal te verschijnen.
Brieven, beschikkingen, verslagen van ketenpartners — je bewaart ze per cliënt in het dossier onder Documenten, en je bekijkt ze direct in de ingebouwde viewer zonder ze te hoeven downloaden.
Huisarts, apotheek, bewindvoerder, wijkteam: het professionele netwerk van de cliënt staat gewoon in het dossier, met één aangewezen hoofdbehandelaar of regievoerder zodat iedereen weet wie het aanspreekpunt is.
Waarom AGB? Door aan het landelijke register te koppelen voorkom je verouderde adressen en tikfouten — en bij declareren heb je de juiste nummers al in huis.
Inspreken kan, en de audio blijft op je eigen apparaat: de herkenning draait in je browser, er gaat geen geluid naar een server. Hieronder lees je hoe het werkt, wat je van de eerste keer moet verwachten en waarom je de tekst altijd naleest.
De spraakherkenning van de browser zelf gebruiken we niet. Bij Chrome en Edge stuurt die de audio naar de servers van de browserfabrikant, buiten de EER — voor een rapportage over een echte cliënt vinden we dat niet verantwoord, en sinds 15 augustus 2026 verschijnt die knop dan ook niet meer zodra je met echte cliëntgegevens werkt. In plaats daarvan draait er een herkenningsmodel in je eigen browser. Dat model wordt de eerste keer gedownload; bij het inspreken zelf gaat er niets over de lijn. Staat de knop er niet? Dan zegt het scherm waarom: je beheerder heeft inspreken uitgezet onder Instellingen → Rapportage, of het is voor jullie omgeving nog niet ingericht.
Bij je eerste opname haalt de browser het model op. Hoe groot dat is, hangt af van je browser. In Safari en op een iPhone of iPad is het ongeveer 300 MB: het compacte model, dat merkbaar meer mist. In Chrome of Edge is het meestal ongeveer 1,6 GB: het grote model, dat het beste Nederlands verstaat. Dat geldt ook op een Android-telefoon. Doe die eerste keer op wifi. Daarna blijft het model meestal in je browser staan en begint het inspreken meteen. Kan het model op jouw apparaat niet bewaard worden, dan zegt het scherm dat.
Terwijl je praat verschijnt de tekst gaandeweg in het veld: telkens als je even ademhaalt gaat dat stuk naar het model. Het is dus geen ondertiteling die je woorden volgt — er zit een stukje tussen, en op Safari en telefoons kan de tekst een halve minuut achter je stem aan lopen. Blijf gewoon praten: in beeld zie je hoeveel stukken er nog verwerkt worden, en na het stoppen komt de rest er vanzelf bij.
Spraakherkenning is een manier van invoeren, geen bron: jij blijft de auteur van wat er in het dossier komt. Let vooral op getallen (“15 mg” kan “50 mg” worden), op namen van cliënten en medicijnen, en op ontkenningen — “geen pijn” en “pijn” schelen één woord en alles van betekenis. Het scherm herinnert je hieraan zodra er ingesproken tekst in het veld staat.
Tip voor een goed dictaat: spreek in korte zinnen, noem de cliënt niet bij volledige naam als dat niet hoeft, en lees de tekst altijd even na voordat je opslaat.
Werk je met echte cliëntgegevens, dan zit er in Zonote één onderdeel dat onder de Europese AI-verordening een AI-systeem is: het dictaat waarmee je een rapportage kunt inspreken. Hieronder lees je wat het doet, waar het draait, welke gegevens erin gaan, waar het misgaat en wat de verordening van je organisatie en van ons als leverancier vraagt. Andere hulp op het scherm, zoals de voorstellen onder Uit je verhaal gehaald en de herkende metingen in je tekst, werkt met vaste regels die wij zelf hebben opgeschreven. Dat is geen AI.
Spraakherkenning maakt de fouten die het minst opvallen bij getallen (15 mg kan 50 mg worden), bij namen van cliënten, collega's en medicijnen, en bij ontkenningen: “geen pijn” of “pijn” scheelt één woord en alles van betekenis. Bij stilte of achtergrondgeluid kan het model soms een zin opschrijven die niemand heeft gezegd. Lees elke ingesproken rapportage daarom na voor je opslaat, en kijk juist op die plekken.
AI-geletterdheid. Wie een AI-systeem aanbiedt of gebruikt, neemt maatregelen om de AI-geletterdheid van de eigen medewerkers te ondersteunen, afgestemd op hun kennis, ervaring en opleiding, op de context waarin het systeem wordt gebruikt en op de mensen over wie het gaat. Een bepaald niveau hoeft niemand te waarborgen. Dat geldt voor ons als leverancier van het dictaat én voor je organisatie die het gebruikt. De plicht bestaat sinds 2 februari 2025; sinds 27 juli 2026 in deze vorm (Verordening (EU) 2024/1689, art. 4 en art. 113; art. 4 vervangen door Verordening (EU) 2026/1744, art. 1 punt 5).
Voor je organisatie komt dat in de praktijk hierop neer: zorg dat wie het dictaat gebruikt, weet wat hierboven staat. Het is een hulpmiddel dat fouten maakt, nalezen hoort erbij, en de audio blijft op het apparaat. Dit artikel kun je daarvoor gebruiken, bijvoorbeeld bij het inwerken van een nieuwe collega. Wil je organisatie het dictaat niet gebruiken, dan zet een beheerder of zorgcoördinator het uit.
Transparantie. Artikel 50 gaat over AI-systemen die een gesprek voeren met mensen, over het markeren van door AI gemaakte beelden, geluid, video en tekst, over emotieherkenning en over deepfakes. Het dictaat voert geen gesprek; het is bedoeld om je eigen woorden om te zetten in tekst zonder de inhoud te veranderen, en voor zo'n systeem maakt artikel 50 lid 2 een uitzondering op het markeren. Naar onze lezing geldt artikel 50 daarom niet voor het dictaat. Het scherm en dit artikel zeggen toch wat het is (Verordening (EU) 2024/1689, art. 50 leden 1 tot en met 4, van toepassing sinds 2 augustus 2026).
Risico. Naar onze lezing is het dictaat geen AI-systeem met een hoog risico. Het is geen medisch hulpmiddel (het heeft geen medisch doel zoals diagnose, monitoring of behandeling), het beoordeelt geen medewerkers en het beslist niet over iemands recht op zorg (Verordening (EU) 2024/1689, art. 6 en bijlage III, punt 4 en punt 5 onder a; Verordening (EU) 2017/745, art. 2 punt 1).
Wij houden bij welke AI-onderdelen er in Zonote zitten, wat ze doen, waar ze draaien en welke gegevens erin gaan. Hierboven staat wat er nu in zit; komt er iets bij of verandert er iets, dan werken we dit artikel bij.
Onder het verslag staat sinds september 2026 een rij knoppen: Signalen / bijzonderheden. Met één klik geef je aan of je bij de cliënt iets opviel: verwardheid, verminderd psychisch welbevinden, onrust of spanning, gedragsverandering, verminderd functioneren of zelfzorg — of juist geen bijzonderheden. Het verslag zelf blijft de plek waar je beschrijft wát je hebt gezien; de knoppen zijn er om het later terug te vinden en te tellen.
Signalen bijwerken kan zolang je het verslag zelf mag bijwerken (dezelfde regel als bij een correctie: de schrijver, binnen het venster van de organisatie). Klik daarvoor in de rapportagelijst op Signalen bijwerken onder het verslag. Verslagen van vóór september 2026 hebben gewoon geen signalen.
In het dossier staat Signaalmonitoring naast Rapportages. Je kiest een periode (30 dagen, 3, 6 of 12 maanden, of een eigen periode) en ziet per signaal in hoeveel van de rapportages het is geregistreerd — bijvoorbeeld Verwardheid: 8 van 30 rapportages, 27%. Klik op een regel en je krijgt precies die rapportages te zien, zodat je kunt teruglezen wat er toen is waargenomen.
Daaronder staat het verloop per week of per maand, als turflijst: per periode één regel, de jongste bovenaan. Elk blokje is één rapportage — vol als het signaal erin is aangevinkt, open als niet — en rechts staan het percentage en het aantal, bijvoorbeeld 50% · 3 van 6. Zijn het er meer dan op de regel passen, dan staat de rest als getal erachter (vol voor “met”, open voor “zonder”). Een periode zonder rapportages zegt gewoon “geen rapportages”. Klik op een regel om de rapportages van die periode te zien. Het percentage is belangrijk: in een maand met veel begeleidingsmomenten zijn er vanzelf meer registraties.
Wordt een signaal in de afgelopen dertig dagen duidelijk vaker (of minder vaak) geregistreerd dan in de dertig dagen daarvoor, dan zegt het dossier dat bovenaan: “Verwardheid is de afgelopen 30 dagen vaker geregistreerd dan in de voorgaande 30 dagen: in 32% van de rapportages (8 van 25) tegenover 14% (3 van 22).” Dat is een telling van registraties — een aanwijzing om te gaan kijken en het te bespreken, geen oordeel over de cliënt. Het systeem zegt nooit dat iemand achteruitgaat of een aandoening heeft.
Zeg of typ je in een rapportage iets als "ze woog vandaag 72 kilo" of "temperatuur 38,1", dan herkent Zonote dat als meting. Herkende metingen worden nooit stilletjes opgeslagen: je krijgt ze eerst ter bevestiging te zien.
Bewust geen automaat: de herkenning werkt met vaste patronen en jouw bevestiging — er beslist geen black box over medische waarden.
Lees je je rapportage terug en zie je een fout — een verkeerde naam, een halve zin, een vergeten detail — dan kun je het bijwerken. Maar niet altijd, en niet iedereen: daar gelden duidelijke grenzen voor.
Alleen de schrijver van een rapportage kan die zelf bijwerken. Collega's — ook je beheerder — kunnen dat niet via het potlood; probeert iemand anders het, dan legt Zonote uit dat alleen de schrijver de rapportage kan bijwerken.
Daarnaast geldt een venster: standaard kun je je eigen rapportage tot 24 uur na het vastleggen bijwerken. Je organisatie kan dat venster ruimer of krapper zetten, of het bijwerken van eigen rapportages helemaal uitzetten. Is het venster verstreken, dan meldt Zonote dat en verwijst het je naar een aanvullende rapportage.
Kom je te laat, dan zijn er twee nette routes:
Een correctie komt altijd bóvenop het origineel; de oorspronkelijke tekst blijft in het logboek bewaard, zoals NEN 7513 vraagt. Een reden opgeven is verplicht. En hangt er geregistreerde tijd aan de rapportage, dan beweegt die mee met de correctie.
Waarom een venster? Een rapportage is een momentopname. Kort erna een typefout herstellen is gezond; weken later nog schaven doet afbreuk aan de waarde van het dossier.
Veel begeleiding is ritme: elke dinsdag om 10:00 bij dezelfde cliënt. Dat plan je één keer.
Een herhaling loopt altijd per week, op de dagen die je kiest. Om de week of maandelijks herhalen kan niet. Een reeks telt hoogstens 200 afspraken en reikt hoogstens ongeveer twee jaar vooruit, ook als je een latere einddatum kiest; plan de rest dan als nieuwe reeks.
Elke afspraak uit de reeks staat los in de agenda. Annuleer je er één, dan blijft de rest van het ritme staan. Verzetten kan niet: annuleer de afspraak en plan een nieuwe op het juiste moment.
Niet alles in je agenda is cliëntgebonden. Voor teamoverleg, intervisie of casuïstiek gebruik je de afspraak-soort niet-cliëntgebonden.
Zo blijft je urenoverzicht compleet (ook overleg is werk) zonder dat er per ongeluk zorgtijd op een cliënt belandt.
Is een teamoverleg of casuïstiekbespreking afgerond dat er niet had moeten staan, bijvoorbeeld een overleg dat alleen als test was ingepland? Dan kan de beheerder de afronding intrekken. Dat staat standaard uit; je zet het alleen aan voor de correctie.
Twee afspraken tegelijk op dezelfde medewerker: in veel systemen kan het gewoon, en het valt pas op als de declaratie wordt afgekeurd. Zonote blokkeert het op het moment van plannen.
Plan je een afspraak die overlapt met een bestaande, dan weigert Zonote de boeking en toont hij met welke afspraak het botst. Je kiest zelf: verschuiven, inkorten of de andere afspraak aanpassen.
Deze afspraak overlapt met S. de Boer, 10:00–11:00. Kies een andere tijd of pas de bestaande afspraak aan.
Omdat de agenda de bron is van de uren- en declaratieketen. Eén bezoek is één keer tijd — een overlap zou verderop in de keten dubbele zorgtijd betekenen, en die fout wil je niet in je administratie laten sluipen. Bij een retour van de gemeente is "we hadden per ongeluk dubbel geboekt" een vervelend gesprek; dit slot voorkomt dat het gesprek überhaupt nodig is.
Sommige overlap is echt — een teamlid dat tijdens een groepsactiviteit even apart met iemand zit bijvoorbeeld. Daarvoor gebruik je groepszorg (één afspraak, meerdere cliënten) in plaats van twee losse afspraken over elkaar heen; zo blijft de tijdregistratie kloppend.
Afronden is het scharnier van de keten: op dat moment wordt van je afspraak zorgtijd gemaakt.
Je gewerkte uren staan klaar als concept, gekoppeld aan de afspraak. Na fiattering stromen ze door naar de declaratie — zonder dat iemand iets overtypt.
Wie je als afwezig vastlegt, krijgt geen zorgtijd op zijn naam; zijn deelname blijft wél staan, want het bezoek stond in zijn dossier gepland. De reden lees je daarna terug op twee plekken: in het cliëntdossier onder de afspraak (Niet aanwezig · Ziek) en in de agenda in het detailvenster, achter de naam van de deelnemer. Wijzigen kan niet — wil je iets toelichten, doe dat in een rapportage.
Annuleer je een afspraak in de agenda, dan legt het systeem géén reden vast. Dat is iets anders dan afronden met een afwezige.
De registratieketen van Zonote is één doorlopende lijn: afspraak → afronden → uren → fiatteren → declaratie. Elke stap voedt de volgende; niets wordt twee keer ingevoerd.
Wie mag fiatteren volgt uit de rol. Na fiattering zijn de uren declarabel en pakt de maandrun ze automatisch mee.
Is de VECOZO-koppeling voor jullie organisatie ingericht (zie De VECOZO-koppeling inrichten), dan verstuurt Zonote Wmo- en Jeugdwet-declaraties rechtstreeks via het VECOZO-berichtenverkeer van de gemeenten. Je hoeft daarvoor geen bestanden te slepen of aparte portalen te bezoeken. Zonder actieve koppeling verstuur je via het gemeenteportaal en markeer je het bericht daarna in Zonote als verstuurd.
De Wlz-maanddeclaratie gaat niet langs deze weg: Zonote zet hem klaar, maar verstuurt hem niet en geeft er geen bestand voor mee. Je dient hem zelf in via het VECOZO-portaal en markeert hem daarna in Zonote als verstuurd. Lees daarover Wlz declareren: hoe het verschilt.
Tarieven staan bij je producten en prestaties, met periodes en zo nodig afspraken per gemeente. Declaraties rekenen daarmee. Is er voor een regel geen tarief ingericht, dan zet Zonote de declaratie niet klaar en zegt de melding welk tarief er ontbreekt; leg het vast onder Instellingen → Tarieven en declareer opnieuw. Een terugvaltarief bestaat niet.
Na het indienen van een declaratie komt er een retourbericht terug. Zonote zet dat automatisch op de juiste declaratieregel — je hoeft niets te matchen. Per regel zie je één van drie uitkomsten:
Retourcode 9307 — de begindatum van de prestatie valt buiten de periode van de toewijzing. De toewijzing van M. Jansen liep tot 31 juli; deze zorg is van augustus.
Herstel: lees het nieuwe toewijzingsbericht in (of leg de verlenging handmatig vast) en dien de regel opnieuw in.
De codes komen uit de landelijke standaardlijsten van iWmo, iJw en iWlz. Een veelvoorkomend voorbeeld: valt de begindatum van je prestatie buiten de periode van de toewijzing, dan krijg je code 9307; ligt de einddatum erbuiten, dan 9308. In beide gevallen is de oplossing meestal een correctie van de datum, of een toewijzing die de periode wél dekt.
Krijg je een code die niet in de standaardlijsten staat? Dan toont Zonote de code precies zoals hij binnenkwam, zonder er een eigen betekenis bij te verzinnen. Werkt jouw financier met eigen codes, dan kan je beheerder die zelf vastleggen onder Instellingen → Integraties → Retourcodes, inclusief betekenis en de bijbehorende oplosactie. Vanaf dat moment ziet iedereen die uitleg bij de regel.
De volledige historie — eerste indiening, retour, herindiening — blijft aan de regel hangen, zodat je later altijd kunt terugzien wat er is gebeurd.
Dagbesteding declareer je niet per uur maar per dagdeel. De eenheid (iWmo-eenheidcode 16) zit vast aan de prestatie, dus je kunt een dagbestedingsproduct niet per ongeluk als uren declareren. Toch zijn er twee dingen die je scherp moet hebben: hoe dagdelen worden geteld, en hoe je omgaat met een afwezige deelnemer.
Zonote rekent de geregistreerde tijd om naar dagdelen, naar boven afgerond per blok van 240 minuten. Vier uur is één dagdeel. Maar let op: een bezoek van 4 uur en 15 minuten telt als twee dagdelen — die 15 minuten tikken een nieuw blok aan.
Wil je één dagdeel declareren? Registreer dan de werkelijke bloktijd, bijvoorbeeld 09.00–13.00 uur. De afronding werkt altijd naar boven; er is geen marge.
Bij het afronden van een groepsafspraak vraagt Zonote in het blok Aanwezigheid wie er was. Iedereen staat aangevinkt.
Wie uitgevinkt staat, krijgt geen zorgtijd op zijn naam, en dus ook geen dagdeel en geen vervoer. Zijn deelname blijft wél staan, en de reden lees je terug in zijn dossier. Meer daarover in Een afspraak afronden.
Haal een afwezige deelnemer niet eerst uit de afspraak. Met Deelname beëindigen in het dossier van de cliënt gaat hij uit de groep, en dan wordt er niets vastgelegd: niet dat hij er niet was, en ook niet waarom.
Na het afronden staat de deelname vast en is de aanwezigheid niet meer te wijzigen, ook de reden niet. Wil je iets toelichten, doe dat in een rapportage. Kreeg iemand die er niet was toch zorgtijd, dan kan een beheerder of zorgcoördinator die uren verwijderen in Zorgregels corrigeren, zolang ze nog niet zijn ingediend of op een vastgestelde PGB-factuur staan.
Per aanwezige deelnemer ontstaat zo een regel op de eigen toewijzing, met het eigen tarief. Vandaaruit volgt alles de normale declaratieketen.
Vervoer van en naar de dagbesteding declareer je als één etmaal-prestatie: de heenreis en de terugreis samen vormen één vervoersdag. Het is een dagtarief — per cliënt per dag ontstaat er hooguit één vervoeretmaal, hoe vaak er ook gereden is.
Er is precies één plek waar een vervoeretmaal ontstaat: bij het afronden van de afspraak. Kies je bij een dagbestedingsafspraak voor Afronden, dan stelt Zonote de vervoersvraag. Er is geen aparte aanwezigheids- of vervoersstap vooraf; sla je het afronden over, dan is er ook geen vervoer vastgelegd.
De afronddialoog toont alle deelnemers van het bezoek met vervoerrecht — ook als je de afspraak opent vanuit het dossier van één cliënt. Wie een groepsbezoek afrondt, legt dus in één keer het vervoer van de hele groep vast. Standaard staan heen én retour aangevinkt; reisde iemand maar één kant mee, dan pas je dat in de dialoog aan (het blijft overigens één etmaal).
Het vervoeretmaal wordt daarna een gewone declaratieregel die dezelfde keten volgt als de dagbesteding zelf: fiatteren, indienen, retour verwerken.
Bij groepszorg staat één afspraak in je agenda met meerdere deelnemers erop. Zonote splitst de administratie automatisch goed uit.
Stroomt iemand uit de groep, dan beëindig je de deelname vanaf een datum; de historie blijft intact en de toekomstige afspraken tellen die cliënt niet meer mee.
Cliënten (of hun wettelijk vertegenwoordigers) kunnen meelezen in hun eigen dossier via het cliëntportaal. De toegang begint altijd met een uitnodiging vanuit jullie kant — niemand kan zichzelf toegang geven. De uitnodiging gaat uit naam van jullie organisatie: de mail en de brief noemen jullie naam en de link opent op jullie eigen adres (bijvoorbeeld jullienaam.zonote.nl). Er zijn drie wegen, en ze staan alle drie open tot de cliënt er één heeft gebruikt.
Een brief kan per post gaan, en post kan bij de verkeerde terechtkomen. De geboortedatum beschermt daar niet tegen: het is een koppeling — de controle dat de code bij dit dossier hoort — en geen geheim; wie de brief in handen heeft, weet of raadt de geboortedatum vaak ook. Daarom komt er bij de brief een tweede kanaal bij: de code gaat naar het e-mailadres dat al in het dossier staat, en alleen wie ook dát adres kan lezen, kan de toegang inrichten. De schermcode (weg 2) vraagt er niet om: die toon je terwijl je erbij zit, en hij leeft maar tien minuten.
Zodra het portaal is geactiveerd — via de schermcode of via de brief — krijgt de cliënt automatisch een mail: zijn portaal bij jullie organisatie is op die datum en tijd geactiveerd, en was hij dat niet, dan neemt hij direct contact met jullie op. Het telefoonnummer en e-mailadres in die mail komen uit de organisatie-instellingen; vul ze daar in, anders staat er alleen jullie naam. Komt de mail niet aan, dan blijft de activering gewoon geldig — het is een melding, geen grendel — en staat dat in het logboek.
Het cliëntportaal is in deze versie bewust alleen-lezen en begint met smalle deuren: de cliënt leest mee, maar het dossier blijft het werkinstrument van het team.
Schrijf ervoor: wat je rapporteert kan meegelezen worden. Dat is geen beperking maar een kwaliteitsimpuls — respectvol rapporteren is goed rapporteren.
Portaaltoegang is geen abonnement voor het leven: je kunt hem op elk moment sluiten, en in sommige situaties sluit Zonote hem zelf.
Na het overlijden van een cliënt gaat het portaal dicht. Inzage voor nabestaanden loopt daarna via de organisatie, volgens de wettelijke regels die daarvoor gelden — niet via een doorlopend account.
Nieuwe collega? Als beheerder nodig je medewerkers uit; zij maken met de uitnodiging hun eigen account aan en kiezen hun eigen wachtwoord — jij hoeft (en kunt) nooit wachtwoorden van anderen te kennen.
In Zonote bepaalt je rol wat je ziet en kunt — niet alleen welke knoppen, maar ook welke schermen überhaupt bestaan.
Minder zien is veiliger én rustiger werken: wie geen declaraties hoeft te doen, wordt er ook niet mee lastiggevallen. De toegangsgrenzen worden centraal afgedwongen — ook als iemand een adres rechtstreeks intypt.
Declareren kan alleen op een geldige toewijzing (Wmo/Jeugdwet) of indicatie (Wlz). Die komen bij voorkeur automatisch binnen via het berichtenverkeer.
Stuurt de gemeente een toewijzingsbericht, dan verwerkt Zonote dat en hangt de zorglegitimatie aan de juiste cliënt — inclusief periode, product en omvang. Je ziet in het dossier precies waarop gedeclareerd mag worden.
Komt er (nog) niets via berichten — bijvoorbeeld bij een nieuwe gemeente — dan leg je de toewijzing handmatig vast met dezelfde velden. Zonote bewaakt ook dan de grenzen: buiten de periode of boven de omvang declareren wordt tegengehouden vóór het versturen.
Onder Instellingen richt de beheerder de organisatie in. Alles wat je daar verandert, geldt alleen voor jullie eigen omgeving.
Wijzigingen in de inrichting worden vastgelegd in een eigen logboek, zodat achteraf te zien is wat wanneer veranderd is — en door wie.
Met tweestapsverificatie is een gestolen wachtwoord alleen niet genoeg om in te loggen: er is ook een code van je telefoon nodig.
Tweestapsverificatie is standaard verplicht voor alle rollen: beheerder, zorgcoördinator en zorgmedewerker. Heb je nog geen authenticator-app gekoppeld, dan brengt het inloggen je eerst naar die stap; zonder app kom je niet bij de gegevens. Een beheerder kan de plicht per rol uitzetten onder Instellingen → Privacy & beveiliging. Voor een omgeving met zorgdata raden we aan hem voor iedereen aan te laten.
Vergrendeld scherm? Na de automatische schermvergrendeling volstaat je wachtwoord — de tweede stap is alleen nodig bij echt opnieuw inloggen.
Wat er met zorgdata gebeurt, staat in het logboek: wie wat inzag, wijzigde of verstuurde, wanneer en in welke rol. Gebruikers en beheerders kunnen regels in het logboek niet wijzigen en niet met de hand verwijderen. Staat opruimen aan (Instellingen → Privacy & beveiliging), dan ruimt het systeem regels op zodra ze buiten de bewaartermijn vallen.
De zorgnorm NEN 7513 vraagt een sluitende logging van dossiertoegang. Maar belangrijker: het beschermt cliënt én medewerker. Bij een vraag ("wie heeft dit gezien?") is er een feitelijk antwoord, zolang de regel binnen de bewaartermijn valt.
Jouw gegevens zijn van jouw organisatie, niet van Zonote. Daarom kan een beheerder op elk moment een export van jullie gegevens starten, zonder toestemming te vragen aan de leverancier. Wel gelden er twee grenzen: je vult altijd een aanleiding in (bij een leeg veld blijft de startknop uitgeschakeld, melding ZE001) en je kunt hoogstens drie exportrondes per etmaal starten (ZE002). Elke ronde wordt vastgelegd in het logboek, zodat achteraf te zien is wie wanneer exporteerde en waarom.
Ronde gestart · downloads 24 uur geldig · vastgelegd in het logboek
De bestanden zijn in NDJSON: een open, regelgebaseerd formaat dat elke ontwikkelaar of importtool kan lezen. Je zit dus nergens aan vast.
De NDJSON-export bevat de metadata van je documenten (naam, type, datum, bij welke cliënt), maar niet de bestanden zelf. Voor de bestanden zelf — pdf's, foto's, gescande beschikkingen — komt een aparte bijlagen-export die ze één voor één ophaalt; die staat op de planning maar is er nog niet. Tot die tijd open en bewaar je bestanden per dossier via Documenten. Plan je een migratie, controleer dan met de documentenlijst uit de export of je alles hebt.
BSN zit er niet in. Burgerservicenummers staan versleuteld opgeslagen en zitten niet in de export. Een aparte, gelogde stap om ze per cliënt mee te geven staat op de planning, maar is er nog niet. Houd daar rekening mee als je een overstap voorbereidt.
Twijfel je of je alles hebt? Loop na de export de onderdelenlijst langs en vink af wat je hebt binnengehaald. Zo stap je over — of maak je een reservekopie — zonder verrassingen achteraf.
Zonote is ingericht op de AVG en de zorgnormen (NEN 7510/7513), met alle gegevens binnen de EU. Maar privacy is ook werkwijze. De gewoontes die het verschil maken:
Met je organisatie sluiten we een verwerkersovereenkomst. Daarin staat wat wij als leverancier wél en niet mogen. Zorginhoud, zoals de tekst van een rapportage, lezen wij alleen tijdens een supportsessie. De dossierinzagen die wij tijdens die sessie doen, staan in jullie logboek, net als het begin en het einde van de sessie. Tijdens een sessie zien wij ook de gegevens voor registratie en declaratie, zoals de cliëntenlijst, afspraken en berichten. Die staan niet per regel in het logboek. De supporttoegang staat standaard aan; je beheerder kan hem uitzetten (zie Supporttoegang van de leverancier). Het technisch beheer van de databank doen wij onder de verwerkersovereenkomst.
Welkom op het supportportaal van Zonote. Dit is de plek waar je antwoorden vindt, ziet hoe het platform ervoor staat en terugleest wat er is gebeurd. Het portaal bestaat uit vier delen.
Is de ECD-omgeving dicht voor onderhoud, dan verwijst die dichte deur zelf naar dit portaal. Dit is dus dé plek waar je kijkt als je er even niet in kunt.
Huisregel: zet nooit cliëntnamen of BSN's in een supportbericht. Omschrijf de situatie; samen komen we er zonder persoonsgegevens ook uit.
Gemeenten en het zorgkantoor communiceren niet per e-mail met je, maar via het beveiligde berichtenverkeer van VECOZO. Daarlangs komen bijvoorbeeld toewijzingen en retouren binnen. Zonote haalt die berichten voor je op, zodat je er zelf niet achteraan hoeft.
Het grootste deel van dit werk gebeurt automatisch. Jij merkt er vooral iets van als er iets is dat aandacht vraagt.
Tip: kijk na een declaratieronde even in de werkvoorraad. Wat daar staat, is precies het lijstje dat menselijke aandacht nodig heeft — de rest is al gedaan.
Wlz-zorg declareer je niet bij de gemeente, maar bij het zorgkantoor. Dat brengt eigen spelregels mee, die net wat strakker zijn dan je misschien gewend bent vanuit de Wmo of Jeugdwet. Zonote kent die regels en controleert ze als je de declaratie aanmaakt.
Het uitgangspunt is steeds de indicatie en de toewijzing van de cliënt: wat daarin staat, bepaalt wat je mag declareren.
De Wlz-maanddeclaratie verstuurt Zonote niet via VECOZO. Zonote zet hem klaar, maar geeft er geen bestand voor mee: je dient hem zelf in via het VECOZO-portaal en klikt daarna in Zonote op Markeer als verstuurd (zie Versturen buiten VECOZO om en markeren als verstuurd). Toewijzingen en zorgmeldingen, zoals de MAZ, lopen wél via VECOZO, als de koppeling voor jullie organisatie is ingericht.
Goed om te weten: je hoeft de verschillen niet uit je hoofd te kennen. Kies je werkwijze zoals altijd; Zonote past per cliënt vanzelf de Wlz-regels toe.
Elke declaratieregel die naar een gemeente of het zorgkantoor gaat, draagt een prestatie- of productcode. Die code komt uit het contract dat je met die financier hebt en vertelt precies wélke zorg je declareert. Voor de ontvanger is de code de taal waarin jullie afspraken zijn vastgelegd.
Klinkt technisch — en dat is het ook. Daarom is Zonote zo ingericht dat je er in de dagelijkse praktijk niet over hoeft na te denken.
Tip: zie je een code die je niet herkent, kijk dan eerst in de toewijzing van de cliënt. Daar staat waar de code vandaan komt en voor welke periode die geldt.
Zo blijft het codewerk waar het hoort — in de inrichting — en kan het team zich richten op de zorg zelf.
Wat een uur, dagdeel of etmaal zorg kost, verschilt per contract en soms per cliënt. Om te voorkomen dat die kennis in hoofden of losse lijstjes leeft, staan alle tarieven in Zonote op één plek: bij de producten en prestaties zelf, elk met een eigen geldigheidsperiode.
Declaraties rekenen altijd met deze tarievenmodule. Er is dus nooit een regel die "zomaar" een bedrag krijgt.
Tip: loop bij een nieuw contractjaar de geldigheidsperiodes even na. Een tarief zonder geldige periode valt op vóór de declaratieronde, niet erna.
Soms blijkt een declaratieregel achteraf niet te kloppen, terwijl de financier hem al heeft toegekend. Misschien is er te veel tijd geschreven, of stond de regel op de verkeerde prestatie. Dan draai je de regel netjes terug met een creditregel.
Crediteren voelt misschien als iets beladens, maar het is gewoon onderdeel van zorgvuldig declareren: fouten herstellen langs de officiële weg, zodat jouw administratie en die van de financier gelijk blijven lopen.
Tip: dien de verbeterde regel pas opnieuw in nadat de credit is verstuurd. Zo voorkom je dat dezelfde zorg twee keer tegelijk bij de financier openstaat.
Declareren wordt een stuk rustiger als het een vaste routine is in plaats van een maandelijkse klus die "er nog bij moet". Begin van de maand sluit je de vorige maand af: je declareert een afgeronde periode, niet een lopende.
De routine bestaat uit vier stappen die steeds in dezelfde volgorde terugkomen.
Tip: prik een vast moment in de eerste week van de maand voor deze vier stappen. Een routine die op de kalender staat, schuift niet door.
Soms wil je niet alleen vrij rapporteren, maar juist gestructureerd uitvragen hoe het met een cliënt gaat. Daarvoor zijn er vragenlijsten in Zonote: gestandaardiseerde lijsten die je bij een cliënt invult, bijvoorbeeld bij de intake, bij een evaluatie of als je iets wilt signaleren.
Omdat iedereen dezelfde vragen beantwoordt, kun je antwoorden van verschillende momenten naast elkaar leggen. Zo zie je niet alleen hoe het vandaag gaat, maar ook hoe dat zich verhoudt tot een paar maanden geleden.
Tip: vul een vragenlijst zo veel mogelijk samen met de cliënt in. De antwoorden worden er eerlijker van, en het gesprek erover is vaak minstens zo waardevol als de lijst zelf.
Niet alles wat je over een cliënt wilt onthouden, hoort in de formele rapportage. Dat de reservesleutel bij de buren ligt, of dat de cliënt liever 's middags gebeld wordt: het is belangrijk om te weten, maar het is geen zorginhoudelijk verslag. Daarvoor zijn er notities.
Een notitie is een korte werkaantekening bij een cliënt, apart van de rapportage. Zo blijft de rapportage schoon en inhoudelijk, terwijl praktische weetjes toch vindbaar zijn voor het hele team.
Let op: schrijf ook in een notitie alsof de cliënt meeleest. Het blijft onderdeel van het dossier, dus houd het feitelijk en respectvol.
Als begeleider wil je weten welke medicatie een cliënt gebruikt. Niet om die voor te schrijven — dat doet de arts — maar om goed te kunnen begeleiden: signaleren als iets niet klopt, herinneren als dat is afgesproken, en weten waar je op moet letten.
Daarom kun je in Zonote per cliënt een medicatieoverzicht vastleggen en actueel houden. Per middel noteer je de naam, de dosering en de voorschrijver. Iedereen in het team die met de cliënt werkt, ziet zo in één oogopslag wat er gebruikt wordt.
Let op: twijfel je of het overzicht nog klopt? Vraag het na bij de huisarts of apotheek en werk het daarna bij. Een verouderd overzicht is verraderlijker dan een leeg overzicht.
Gewicht, bloeddruk, temperatuur: losse waarden zeggen weinig, maar het verloop vertelt een verhaal. Daarom verzamelt Zonote alle metingen van een cliënt op één plek, zodat je ziet hoe waarden zich in de tijd ontwikkelen.
Je vindt de metingen in het dossier onder Medisch → Metingen. Daar staan zowel metingen die uit de rapportage komen als metingen die handmatig zijn toegevoegd.
Tip: meet je iets tijdens een bezoek, noem de waarde dan gewoon in je rapportage. Zonote pikt de meting op en jij hoeft alleen nog te bevestigen — zo blijft het overzicht vanzelf bij.
Om iemand goed te begeleiden, helpt het om de medische achtergrond te kennen: welke diagnoses er zijn, of er allergieën spelen en waar je in het dagelijks contact rekening mee houdt. In Zonote leg je dat beknopt vast in de medische voorgeschiedenis van de cliënt.
Het gaat nadrukkelijk om een samenvatting voor de begeleiding, niet om een compleet medisch dossier. De huisarts houdt het volledige beeld bij; jij noteert alleen wat het team nodig heeft om goed werk te leveren.
Tip: loop de voorgeschiedenis even na bij een evaluatiemoment. Zo voorkom je dat er verouderde aandachtspunten blijven staan waar niemand meer naar handelt.
Waar zorg wordt verleend, gaat soms iets mis: een cliënt valt, er wordt een fout gemaakt met medicatie, of er is een agressie-incident. Zulke gebeurtenissen meld je in Zonote als MIC-melding: melding incidenten cliëntenzorg.
Melden voelt soms als jezelf of een collega aanwijzen, maar zo is het niet bedoeld. Een MIC-melding is er om als organisatie te leren: waarom kon dit gebeuren, en wat kunnen we doen om het een volgende keer te voorkomen? Melden is leren, geen afrekenen.
Tip: twijfel je of iets een MIC-melding waard is? Meld het dan. Juist de bijna-missers en kleine incidenten leren een organisatie het meest.
Mag je informatie over een cliënt delen met de huisarts? Mag er een foto worden gemaakt tijdens een activiteit? Dat bepaalt de cliënt zelf. In Zonote leg je per cliënt vast welke toestemmingen er zijn gegeven, zodat het hele team weet waar het aan toe is.
Zo hoeft niemand te gokken of iets "vast wel goed" is: je kijkt in het dossier en ziet de actuele stand.
Tip: bespreek toestemmingen niet alleen bij de intake, maar sta er ook bij evaluaties even bij stil. Wat iemand een jaar geleden prima vond, kan inmiddels anders liggen.
Je eigen agenda laat zien wat jíj vandaag en deze week doet. Maar zorg is teamwerk: wie werkt er morgen, welke bezoeken staan er bij collega's gepland, en wie kan bijspringen als iemand uitvalt? Daarvoor heeft Zonote naast de persoonlijke agenda een teamweergave: de weekplanning.
In één overzicht zie je wie er wanneer werkt en welke bezoeken er die week op de planning staan. Dat maakt de overdracht rustiger en het opvangen van uitval een stuk minder puzzelwerk.
Tip: valt een collega onverwacht uit? Kijk in de weekplanning welke bezoeken er voor die dag stonden. Je ziet dan meteen wat er opgevangen moet worden én wie er die dag nog meer werken, zodat je gericht kunt schuiven in plaats van rond te bellen.
Een zorgorganisatie draait niet alleen op cliëntdossiers, maar ook op de mensen die de zorg leveren. Daarom kun je in Zonote per medewerker basisgegevens bijhouden: contactgegevens, functie en informatie over het dienstverband. Zo staat wat je over je team wilt vastleggen op één plek, in plaats van verspreid over losse lijstjes en mapjes.
Klopt er iets niet? Zie je in je eigen gegevens een verouderd telefoonnummer of een functie die niet meer klopt, geef het dan door aan de beheerder van je organisatie. Die past het voor je aan, en jij kunt daarna meteen nakijken of het goed staat.
Niet iedereen met een Zonote-account kan zomaar elk cliëntdossier openen. Toegang tot een dossier wordt bepaald door betrokkenheid: het behandelteam rondom een cliënt — de collega's die daadwerkelijk bij de zorg voor die cliënt betrokken zijn — kan erin, de rest niet.
Dat is geen wantrouwen richting collega's, maar een kernprincipe van het systeem: een dossier gaat over iemands persoonlijke leven en gezondheid, en alleen wie er voor de zorg iets in te zoeken heeft, hoort erin te kijken.
Let op: gebruik een gemotiveerde inzage alleen als er echt een zorginhoudelijke reden is om in het dossier te kijken. De motivering die je opgeeft, blijft bewaard en moet achteraf uit te leggen zijn.
Zonote is één systeem, maar jouw organisatie is niet zomaar "een organisatie". Daarom krijgt elke organisatie een eigen omgeving op een eigen adres: jouwnaam.zonote.nl. Die omgeving draagt je eigen logo en je eigen kleuren — tot op het inlogscherm aan toe.
Medewerkers loggen dus niet in op een generiek, grijs systeem, maar op de omgeving van hún organisatie. Dat oogt vertrouwd, zeker voor collega's die net beginnen, en het maakt in één oogopslag duidelijk waar je bent.
Tip: zet het adres van jullie eigen omgeving (jouwnaam.zonote.nl) als favoriet in je browser. Dan kom je altijd direct op het juiste inlogscherm uit, herkenbaar aan jullie eigen logo en kleuren.
De beste manier om Zonote te leren kennen is er gewoon in werken: een rapportage schrijven, een afspraak plannen, door een dossier klikken. Maar oefenen in echte dossiers is geen goed idee — daar staat echte zorgdata in. Daarom heeft Zonote een demo-modus: een oefenomgeving met verzonnen personen, waarin je vrijuit kunt proberen zonder iets echts te raken.
Tip voor het inwerken: laat een nieuwe collega de eerste dagen eerst in de demo-omgeving werken. Zo went iemand aan de schermen en de werkwijze, en stapt daarna met veel meer rust over naar het echte werk.
Zonote factureert € 29,50 ex btw per medewerker per maand, achteraf. Op de factuur staat een specificatie waarmee je het bedrag zelf kunt narekenen. Hier lees je precies wie er meetelt — dat is soms anders dan je verwacht.
De telling is een dienstverbandtelling, geen gebruikstelling. Iedereen die ergens in de maand bij jullie in dienst was, telt voor die maand mee. Dus ook:
Zonote stelt het bedrag pas vast als de maand is afgesloten, en bevriest op dat moment de telling. Dat is bewust: de status van accounts kan met terugwerkende kracht veranderen, en een bevroren telling voorkomt dat je factuur achteraf nog verschuift. Je ontvangt dus nooit een factuur over de lopende maand.
Klopt het bedrag niet met je verwachting? Kijk eerst in de specificatie op de factuur welke medewerkers zijn geteld. Negen van de tien keer zit het verschil in iemand die kort in dienst was of van wie de uitdiensttreding nog niet was vastgelegd. Kom je er dan niet uit, neem contact op met support.
Een mailtje naar de verkeerde ontvanger, een verloren telefoon, een inlogpoging die je niet thuis kunt brengen: een (mogelijk) datalek is meestal geen kwade opzet, maar wel iets waar je meteen mee aan de slag moet. Snelheid telt hier echt. De AVG verplicht de verwerkingsverantwoordelijke — jouw organisatie — om een meldplichtig datalek waar mogelijk binnen 72 uur na ontdekking te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Je hoeft niet zeker te weten dat het een datalek is. Twijfel je? Meld het toch. Beter tien keer loos alarm dan één keer te laat.
Tip: zet het mailadres van je privacycontactpersoon ergens waar je het zó terugvindt. Op het moment dat je het nodig hebt, wil je niet hoeven zoeken.
Jouw organisatie vertrouwt cliëntgegevens toe aan Zonote. De AVG regelt netjes hoe die verhouding zit: jouw organisatie is verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt waarom en hoe er gegevens worden verwerkt; Zonote is verwerker en doet dat uitsluitend in opdracht van jou. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst.
Die overeenkomst is geen formaliteit voor in de la. Het is het document dat vastlegt wat Zonote wél en niet met de gegevens mag — en het hoort vanaf dag één bij het contract.
Tip: vraagt een gemeente, zorgkantoor of auditor naar jullie afspraken met de ECD-leverancier? De verwerkersovereenkomst is dan het document dat je laat zien.
Hoe lang je een dossier moet bewaren, hangt af van de wet waaronder de zorg valt. Zonote rekent dit per dossier voor je uit en bewaakt de datum, maar het helpt om te weten wat erachter zit.
De termijn loopt vanaf de laatste wijziging in het dossier — niet vanaf het moment dat de zorg eindigde. Voeg je een half jaar na uitschrijving nog een document toe, dan schuift de vernietigingsdatum mee. Wie rekent vanaf het einde van de zorg, komt op een te vroege datum uit en vernietigt mogelijk te vroeg.
Een dossier kun je niet half vernietigen. Kreeg een cliënt zorg onder de Jeugdwet én de Wmo, dan houdt Zonote voor het hele dossier de langste termijn aan: twintig jaar.
Let op: een vernietigingsverzoek van de cliënt gaat vóór de bewaartermijn. De termijn is een plicht om te bewaren, geen recht om een verzoek te weigeren. Zie daarvoor het artikel over dossiers vernietigen.
Een cliënt kan vragen om vernietiging van het dossier, of van delen ervan. Dat is een serieus recht, en Zonote ondersteunt het proces van verzoek tot afronding. Maar het is geen knop die iedereen zomaar kan indrukken: vernietiging is definitief, dus zorgvuldigheid gaat hier vóór snelheid.
Let op: neem bij twijfel over een weigeringsgrond altijd contact op met je privacycontactpersoon voordat je iets vernietigt. Vernietigd is vernietigd.
Soms staat er een dossier in de lijst dat nooit over een echt mens ging: aangemaakt om het systeem uit te proberen, of om iemand de weg te wijzen. Zo'n dossier kun je als beheerder helemaal weghalen, met naam, adres en BSN. Het is geen gewone vernietiging: een echt dossier valt onder een bewaartermijn en gaat alleen weg op verzoek van de cliënt of na afloop van die termijn. Daarom weigert Zonote zodra er iets in het dossier staat dat op een echte cliënt wijst.
Een verkeerde geboortedatum, een verwisselde naam, een adres dat nooit heeft geklopt: feitelijke onjuistheden horen niet in een dossier thuis. Een cliënt heeft het recht om rectificatie van zulke fouten te vragen, en dat is in Zonote goed te regelen — zonder dat de geschiedenis van het dossier zoekraakt.
Tip: leg bij een afgewezen rectificatieverzoek kort vast waarom het om een professioneel oordeel gaat, en wijs de cliënt actief op de mogelijkheid van een eigen verklaring.
Het dossier gaat over de cliënt — en de cliënt heeft dan ook het recht om erin te kijken én er een afschrift van te krijgen. In Zonote zijn beide goed geregeld, elk langs een eigen route.
Voor het dagelijkse meelezen is er het cliëntportaal: daar kan de cliënt zelf meekijken. Vraagt een cliënt om een volledig afschrift van het dossier, dan is dat een formeler verzoek, dat de organisatie zorgvuldig afhandelt.
Tip: spreek binnen je organisatie af wie afschriftverzoeken afhandelt, zodat een verzoek nooit tussen wal en schip belandt.
Zonote houdt op één plek bij wat er aandacht vraagt. Eén signalenstelsel voedt de bel in de topbalk, de badges in het menu en het paneel op je dashboard. Waar je ook kijkt, je ziet dus dezelfde stand van zaken.
De signalen zijn ingedeeld in categorieën: zorglegitimaties die verlopen, te fiatteren zorg, zorgplan-evaluaties die eraan komen, incidenten, berichtenverkeer, taken, verouderde rapportages en medicatie. Per categorie zie je wat er openstaat.
Meldingen 3
Alles opgelost — zo hoort de bel eruit te zien aan het einde van de dag.
Begin je dag met een blik op de bel: eerst de verstreken termijnen, dan wat eraan komt. Zo loop je nooit achter de feiten aan.
Met taken leg je werk bij een collega neer zonder losse briefjes of appjes. Een coördinator of beheerder zet een taak uit bij een medewerker; die ziet de taak vanzelf terug in Zonote en vinkt hem af zodra het klaar is.
Zo blijft voor iedereen zichtbaar wat er nog moet gebeuren en wat al gedaan is.
Formuleer een taak zo dat de ontvanger hem zonder toelichting kan oppakken: wat moet er gebeuren, voor wie en voor wanneer.
Naast het officiële berichtenverkeer met gemeenten heeft Zonote een eigen postbus voor collega's onderling. Daarmee stuur je een bericht aan één collega of aan een heel team, gewoon binnen de omgeving waar je toch al werkt.
Zo blijft werkoverleg over cliënten binnen het systeem, in plaats van verspreid over mail en telefoons.
Twijfel je of iets een bericht of een taak moet zijn? Vuistregel: moet er iets gebeuren, zet dan een taak uit; wil je iets weten of delen, stuur dan een bericht.
In de rapporten-module vind je kerncijfers van de lopende maand en een reeks kant-en-klare rapporten. Handig voor de maandafsluiting, een teamoverleg of een vraag van een financier: je hoeft niets zelf te bouwen.
Bewaar exports niet langer dan nodig en deel ze alleen met wie ze nodig heeft. Het rapport is altijd opnieuw te draaien; een oud bestand is snel verouderd.
Je leest nu het publieke supportportaal van Zonote, maar je hoeft er tijdens het werk niet voor uit de app. In Zonote zelf zit namelijk ook een kennisbank met werkinstructies, bedoeld voor snelle hulp op het moment dat je ergens vastloopt.
Het grote verschil met dit portaal: de kennisbank in de app is gefilterd op jouw rol. Een zorgmedewerker ziet alleen artikelen die over het eigen werk gaan, en wordt niet afgeleid door uitleg over bijvoorbeeld declaraties of beheer.
Wijs nieuwe collega's in hun eerste week meteen op de kennisbank in de app: zo vinden ze antwoorden op het moment dat de vraag ontstaat, midden in het werk.
Onder Mijn account regel je alles rond je eigen inlog: je wachtwoord, je e-mailadres en de koppeling met je authenticator-app. Je vindt er ook wat er over jou is vastgelegd.
Krijg je een nieuw werkadres van je organisatie? Wijzig je e-mailadres dan zelf onder Mijn account en bevestig de mail op het nieuwe adres vóór het oude adres wordt opgeheven.
Open je een cliëntdossier voor het eerst, dan wil je snel kunnen zien waar alles staat. De opbouw is overal hetzelfde, dus wat je in het ene dossier leert, geldt ook voor het volgende.
Elk dossier opent met een overzicht. Bovenaan staan kopsignalen: de punten die op dit moment aandacht vragen. Daaronder vind je een tijdlijn met gebeurtenissen, zodat je in één oogopslag ziet wat er recent is gebeurd.
Tip: maak er een gewoonte van om bij het openen van een dossier eerst de kopsignalen en de tijdlijn te bekijken. Zo stap je een gesprek of huisbezoek in met het actuele beeld.
In het zorgplan zie je hoeveel tijd er per levensdomein en per doel is gegeven. Zo laat je zien dat de zorg aansluit op de doelen in het plan, bijvoorbeeld bij een evaluatie of een vraag van een financier.
Tip: staat er veel tijd onder Niet aan een doel gekoppeld? Spreek dan met het team af dat je bij elk verslag het doel aanvinkt, of vraag de beheerder om Doelkoppeling verplicht aan te zetten.
Een zorgplan is pas klaar als het formeel is vastgesteld. In Zonote heet dat accorderen: het moment waarop het plan van concept overgaat in het geldende plan.
Hoe dat accorderen eruitziet, bepaalt je organisatie. Het kan mét digitale ondertekening, maar een organisatie kan er ook voor kiezen om zonder ondertekening te werken. In dat geval geldt het accorderen zelf als de vaststelling.
Tip: de PDF met ondertekenvak is een prettige vorm om het plan samen met de cliënt door te nemen. Zo heeft de cliënt iets tastbaars, ook als jullie digitaal accorderen.
Als beheerder of zorgcoördinator zet je in Zorgregels corrigeren de uren van elke collega goed, ook die van jezelf. Een vergeten bezoek, een doorgebeld uur of een urenbriefje voeg je toe, een verkeerde tijd wijzig je, en een regel die er niet hoort verwijder je. Je hoeft geen reden op te geven en de collega hoeft niets te bevestigen.
Heb je veel uren van één collega bij één cliënt, bijvoorbeeld uit een eigen lijst of uit Excel, dan zet je ze in één keer in Zonote met Uren importeren, naast Uren toevoegen. Elke regel gaat langs dezelfde controles als Uren toevoegen en komt op naam van de collega, als concept, met jouw naam als ingevoerd door. Je ziet eerst een voorbeeld; er wordt pas iets vastgelegd als je op Importeren klikt.
Het bestand. Een CSV-bestand (in Excel: Opslaan als → CSV, gescheiden door lijstscheidingsteken). De eerste regel noemt de kolommen datum, soort, begin en eind; duur in minuten mag erbij. Een datum als 18-05-2026 of 2026-05-18, een tijd als 16:40. Een dienst over middernacht splits je in twee regels. Hooguit 1000 regels per keer.
Een voorbeeld van drie regels:
datum;soort;begin;eind;duur (min)18-05-2026;Begeleiding individueel (BG);16:40;17:27;4718-05-2026;Persoonlijke verzorging (PV);17:30;18:22;52Wat niet meegaat krijgt in het voorbeeld een reden: de maand staat al op een PGB-factuur, de regel ligt in de toekomst, hij botst met andere uren van de collega, de zorgsoort liep die dag niet, of de uren staan er al. Hetzelfde bestand twee keer importeren geeft dus geen dubbele uren. Overlappen twee regels in het bestand, dan gaan ze allebei niet mee, want Zonote weet niet welke klopt. Een import gaat alleen in zijn geheel terug; is er al een regel van ingediend of gefactureerd, dan kan dat niet meer.
Let op: een regel op naam van een collega geeft die collega toegang tot het dossier van de cliënt, zoals bij een gewoon bezoek. Zet uren alleen op de naam van wie de zorg echt gaf.
Bij outputgerichte financiering betaalt de gemeente niet per geleverd uur, maar voor een afgesproken resultaat. In Zonote bepaalt de prestatie de route: sommige prestaties declareer je per uur, andere per dagdeel, en bij outputgericht werken hoort vaak een vast bedrag per maand. Bij een maandtarief declareer je per kalendermaand één vast bedrag, ongeacht hoeveel uur er die maand geleverd is; het tarief volgt uit de prestatie op de toewijzing.
Start of eindigt de zorg halverwege een maand, dan is de vraag wat je die maand factureert. Zonote rekent dat niet eigenhandig naar rato uit: de gebroken maand is een afspraak die per organisatie wordt vastgelegd, in drie smaken — volle maand, naar rato of niet. Alleen de beheerder legt die afspraak vast, en de vindplaats is verplicht: noteer in welk artikel van de overeenkomst de afspraak staat. Zonder vindplaats is het een aanname, en dan is de factuur betwistbaar.
Kies je 'niet', dan meldt Zonote bij instroom dat er over de instroommaand volgens de afspraak niets in rekening wordt gebracht.
Dat de gemeente per maand betaalt, maakt registreren niet zinloos. Je uren en rapportages houden hun waarde voor het dossier, voor de kwaliteit van zorg en voor het gesprek met de gemeente over wat er werkelijk geleverd is.
Soms is een cliënt het oneens met een professioneel oordeel in het dossier. Denk aan een conclusie in een rapportage of een inschatting in een evaluatie. Het oordeel zelf hoeft dan niet te worden aangepast — een professionele weging mag blijven staan — maar de cliënt heeft het recht om er een eigen verklaring naast te laten opnemen. Dat recht is wettelijk vastgelegd in de Wgbo.
De eigen verklaring is het weerwoord van de cliënt: zijn of haar eigen lezing, naast die van de professional. Wie het dossier later leest, ziet beide kanten.
Een cliënt kan vragen dat een specifieke medewerker zijn of haar dossier niet inziet. Bijvoorbeeld omdat cliënt en medewerker elkaar privé kennen. Zonote legt zo'n uitsluiting vast én dwingt hem af: de uitgesloten medewerker komt het dossier niet in.
Tegelijk kan zorg niet altijd wachten op wie er toevallig beschikbaar is. Voor situaties van levensbelang bestaat daarom de noodknop.
Je staat niet in het behandelteam van M. Jansen, maar er is een acute situatie.
Let op: gebruik de noodknop alleen bij echt levensbelang. Je motivering wordt vastgelegd en nagelopen — schrijf dus op wat er aan de hand was, zodat je keuze achteraf navolgbaar is.
Een financier wil niet alleen declaraties ontvangen, maar ook weten wanneer de zorg feitelijk start en stopt. Daarvoor bestaan de zorgmeldingen: korte berichten in het berichtenverkeer die de werkelijkheid van de levering doorgeven.
Wat je precies meldt, verschilt per wet. Bij de Wmo en de Jeugdwet meld je de aanvang van de levering en later het einde ervan. Bij de Wlz heten de meldingen anders: de aanvang meld je met een Melding Aanvang Zorg (MAZ), een wijziging in de lopende zorg met een mutatie, en het einde met een Melding Einde Zorg (MEZ).
Bij de Wlz staat declareren op slot totdat de aanvang gemeld is — precies zoals het zorgkantoor het verwacht.
Twijfel je of er al gemeld is? Kijk op het detailscherm van de toewijzing: daar zie je welke meldingen verstuurd zijn en welke handeling er nu aan de beurt is.
Een toewijzing is geen statisch document: de zorg begint, verandert soms van plek en eindigt op een dag. Op het detailscherm van een toewijzing staan daarom de handelingen klaar waarmee je de keten met de werkelijkheid laat meebewegen.
Zonote toont per toewijzing welke handelingen op dat moment kunnen, en in welke volgorde. Zo hoef je niet zelf te onthouden wat er eerst moet; het scherm leidt je erdoorheen.
Klopt de werkelijkheid niet meer met wat er gemeld is, begin dan bij het detailscherm van de toewijzing: daar zie je in één oogopslag welke handeling nog openstaat.
Een tikfout in een datum, een melding op de verkeerde cliënt: het overkomt iedereen weleens dat er een verkeerd bericht de deur uit gaat. Gelukkig hoef je zo'n bericht niet te laten staan. Je trekt het in via het officiële intrekkingsverzoek, waarna je het juiste bericht opnieuw kunt versturen.
Intrekken is een net zo formeel proces als het versturen zelf. De tegenpartij moet de intrekking bevestigen voordat het foute bericht echt van tafel is.
Kom je erachter dat een bericht fout was terwijl de tegenpartij nog niet heeft gereageerd? Start dan toch gewoon het intrekkingsverzoek; de bevestiging volgt vanzelf in het retourverkeer.
Het berichtenverkeer met gemeenten en zorgkantoren loopt via VECOZO. Voordat Zonote berichten kan versturen en ophalen, richt de beheerder de koppeling eenmalig in. Daarna loopt het verkeer automatisch en heb je er in het dagelijks werk geen omkijken meer naar.
Twijfel je hoe je het certificaat veilig aanlevert? Neem contact op met de leverancier; die wijst je de beveiligde route. Stuur het bestand in geen geval mee met een gewoon ticket.
Bij een persoonsgebonden budget is er geen financier die meekijkt of het geld nog toereikend is; dat moet je zelf in de gaten houden. Vervelend wordt het pas echt als de zorg al geleverd is en het budget op blijkt. Daarom kun je in Zonote het toegekende budget van een cliënt vastleggen en bewaken.
Zonote zet naast het toegekende bedrag wat er door jullie organisatie gefactureerd is, en rekent uit hoeveel er nog resteert. Een knellend budget valt zo op tijd op, terwijl er nog ruimte is om met de cliënt en diens vertegenwoordiger in gesprek te gaan.
PGB-budget S. de Boer · 2026
Gefactureerd: € 3.600Resteert: € 8.400 van € 12.000
Let op: het budget knelt — bij dit tempo is het vóór het einde van het jaar op. Bespreek een verlenging of ophoging ruim op tijd.
Zorg uit een persoonsgebonden budget declareer je niet via VECOZO. Je maakt een factuur voor de budgethouder: de cliënt zelf of diens vertegenwoordiger. Meestal voer je die als declaratie in het PGB Portaal van de SVB in (mijnpgb.nl); de budgethouder of vertegenwoordiger keurt hem daar goed en dient hem zo in bij de SVB, die de betaling uit het budget verzorgt. Je kunt de factuur ook per e-mail of per post aan de budgethouder geven; die dient hem dan zelf in.
Zonote neemt het factuurwerk uit handen. Per cliënt en per maand maakt het systeem een nette PDF-factuur tegen het tarief dat jullie met de budgethouder hebben afgesproken, voorzien van de eigen gegevens, het logo en de kleuren van je organisatie.
Een uitgereikte factuur verandert niet meer. Klopt hij niet, dan neem je hem terug met een creditfactuur en maak je een nieuwe. Zonote doet dat in één stap.
Gebundeld downloaden is handig aan het einde van de maand: je haalt in één keer de facturen van al je PGB-cliënten op.
Een factuur is vaak het enige papier dat een budgethouder van je organisatie in handen krijgt. Dan is het prettig als hij er verzorgd uitziet en alle gegevens klopt: wie stuurt hem, waar kan de ontvanger terecht en op welke rekening moet er betaald worden.
Daarom richt de beheerder de factuurafzender eenmalig in. Daarna dragen alle cliëntfacturen automatisch de juiste identiteit; je hoeft er per factuur niet meer naar om te kijken.
Meestal begint een dossier zodra er een toewijzingsbericht binnenkomt. Maar soms ben je eerder: de zorg start al, of je wilt het dossier vast klaarzetten terwijl het bericht nog onderweg is. In Zonote kun je daarom ook handmatig een cliënt aanmaken, nog vóórdat er iets van de gemeente of het zorgkantoor is ontvangen.
Je hebt daarvoor maar een paar gegevens nodig: de naam, de geboortedatum en de grond van de zorg. De rest vul je aan wanneer je het weet — een dossier hoeft niet in één keer compleet te zijn.
De cliëntenlijst is je startpunt: hier vind je alle cliënten van je organisatie terug. Bij een handvol cliënten scan je de lijst zo door, maar zodra het er meer worden, wil je snel kunnen zoeken en filteren. Dat kan op twee manieren: via de filters op de lijst zelf, en via de zoekbalk in de topbalk.
De persoonsgegevens van een cliënt — naam, adres, geboortedatum en contactgegevens — bewerk je gewoon in het dossier. Voor het BSN geldt iets extra's: dat is een bijzonder gevoelig gegeven, en Zonote gaat er daarom bewust voorzichtig mee om.
Tip: gebruik in gesprekken, e-mails en supporttickets altijd het cliëntnummer in plaats van het BSN. Het cliëntnummer identificeert de cliënt binnen Zonote net zo goed, zonder dat er een gevoelig gegeven rondzwerft.
Valt er een collega in die de cliënt niet kent, dan heeft die geen tijd om eerst het hele dossier door te lezen. Daarom heeft elk dossier in Zonote een kort profiel met wat je meteen moet weten: hoe benader je deze cliënt, welke afspraken gelden er, en waar moet je op letten?
Zie het als een deurmat: het eerste wat je tegenkomt als je binnenstapt. Het is nadrukkelijk géén tweede dossier — de volledige informatie staat gewoon in de rest van het dossier.
Om een cliënt heen staat bijna altijd een kring van mensen: familie, mantelzorgers, een goede buur. In Zonote leg je deze persoonlijke contactpersonen vast in het dossier, elk met hun eigen rol. Zo weet iedereen in het team wie je waarvoor kunt bellen.
Eén status verdient bijzondere aandacht: die van wettelijk vertegenwoordiger. Denk aan een mentor, een curator of een gezaghebbende ouder. Die markeer je expliciet, want die status heeft echte gevolgen in het systeem.
Aan elk zorgtraject komt een einde: de cliënt stroomt uit, verhuist, of gaat verder bij een andere aanbieder. En soms is de reden verdrietiger — een overlijden. In beide gevallen wil je het dossier netjes afsluiten, zodat de administratie klopt en er niets blijft doorlopen.
Steeds vaker staat er bij een cliënt thuis technologie die de zorg ondersteunt: een medicijndispenser, een sensor, personenalarmering. Handig — maar alleen als het team wéét wat er in huis staat en waarom. Daarom leg je zorgtechnologie in Zonote vast in het dossier van de cliënt.
Je registreert niet alleen wát er gebruikt wordt, maar ook sinds wanneer en met welk doel. Zo begrijpt ook een collega die de cliënt minder goed kent meteen waarom die dispenser er staat, en wat er van het team wordt verwacht.
Soms kan een medewerker plotseling niet meer inloggen, en soms neemt iemand echt afscheid van de organisatie. Dat lijkt op elkaar, maar het zijn twee verschillende situaties met elk een eigen oplossing.
Een account dat vastzit na te veel mislukte inlogpogingen is geen storing: de inlogrem is een beveiligingsmaatregel die het gissen naar wachtwoorden afremt. Vertrekt een medewerker, dan zet je het account niet op slot, maar op niet-actief.
P. van Dam kan niet meer inloggen; rapportages en uren blijven op naam staan — en het account telt niet meer mee voor de maandfactuur.
Tip: zet een account op niet-actief zodra de laatste werkdag voorbij is. Zo houd je de toegang tot cliëntgegevens beperkt tot wie er nu werkt, en klopt de maandfactuur vanzelf.
Elke organisatie rapporteert net even anders. De één werkt met korte dagelijkse notities, de ander met uitgebreide begeleidingsverslagen. Daarom bepaal je als beheerder zelf hoe het rapporteren in Zonote eruitziet.
Je richt het rapportagebeleid per rapportagesoort in, zodat medewerkers precies de soorten zien die bij jullie manier van werken passen.
Tip: loop het rapportagebeleid samen met een paar medewerkers door voordat je het vastzet. Zij weten het best welke velden in de praktijk echt nodig zijn.
Een zorgplan is pas waardevol als het actueel blijft. Met het zorgplanbeleid bepaal je als beheerder het ritme: wanneer wordt er geëvalueerd, wie krijgt daar wanneer een seintje van, en hoe wordt een plan vastgesteld.
Tip: controleer na het instellen even een bestaand dossier. Zo zie je meteen of de signalering "zorgplan te evalueren" verschijnt op het moment dat jij verwacht.
Signalen zijn er om je te helpen: ze wijzen je op werk dat aandacht vraagt voordat het gaat knellen. Maar een signalering die niet bij jullie werkwijze past, went snel — en dan kijkt niemand er meer naar. Daarom stem je de signalering als beheerder zelf af.
Let op: twijfel je of een signaal uit kan? Laat het dan aanstaan. Een signaal te veel is hooguit onhandig; een gemist einde van een indicatie raakt de cliënt én de financiering.
Intakevragen, tevredenheidsmetingen, checklists: veel organisaties hebben eigen vragenlijsten die medewerkers in het dossier invullen. In Zonote bouw je die zelf, zonder dat er een leverancier aan te pas komt.
Als beheerder vind je de sjablonen onder Instellingen, bij Formulieren.
Tip: laat een collega een conceptsjabloon eerst proeflezen. Vragen die voor jou logisch klinken, kunnen in het dossier nét anders vallen.
Een formulier hoeft niet bij één organisatie te blijven. Elk sjabloon kun je uitvoeren als XML-bestand, en zo’n bestand kan een andere organisatie weer inlezen.
Wat je invoert is vanaf dat moment van jou. Er blijft geen koppeling met de bron bestaan, dus je kunt het formulier veranderen zonder dat iemand anders daar iets van merkt — en een wijziging elders raakt jouw versie niet.
Cliënten hebben rechten rond hun gegevens: ze kunnen vragen om inzage, om rectificatie of om vernietiging van (delen van) het dossier. Zulke verzoeken zijn aan wettelijke termijnen gebonden, en juist in een drukke week glipt zoiets makkelijk tussendoor.
Het AVG-verzoekenregister voorkomt dat. Alle verzoeken van cliënten staan er op één scherm bij elkaar, met per verzoek de lopende wettelijke afhandeltermijn.
Tip: kijk wekelijks even in het register. Vijf minuten overzicht voorkomt dat een termijn ongemerkt verstrijkt.
Wie mag wat zien in het dossier? Dat bepaal je niet per geval, maar leg je vooraf vast in beleid. De zorgnorm voor logging (NEN 7513) verwacht dat je organisatie haar toegangsbeleid vastlegt in een autorisatieprotocol: het document waarin staat welke rollen toegang hebben tot welke gegevens, en waarom.
In Zonote registreer je dat protocol, zodat het logboek er altijd naar kan verwijzen.
Tip: pak dit samen op met het inrichten van de rollen. Het protocol beschrijft het beleid, de rollen in Zonote voeren het uit — die twee horen bij elkaar te passen.
Logging heeft alleen waarde als er ook iemand naar kijkt. Daarom vraagt de zorgnorm voor logging (NEN 7513) om een aangewezen functionaris die de logging beheert: iemand die verantwoordelijk is voor het toezicht op wie er in de dossiers kijkt.
In Zonote wijs je daarvoor een medewerker aan als logbeheerder.
Tip: regel dit tegelijk met het vaststellen van het autorisatieprotocol. Beleid zonder toezichthouder en een toezichthouder zonder beleid zijn allebei maar het halve werk.
Soms is het handig als de leverancier even met je meekijkt in de omgeving, bijvoorbeeld om een melding te onderzoeken. Maar het blijven jullie dossiers. Daarom ligt de sleutel bij jullie: de beheerder bepaalt met een schakelaar of de leverancier überhaupt mag meekijken. Die schakelaar staat standaard aan.
Sessie beëindigd — en vastgelegd in het logboek en op de kaart Handelingen van de leverancier, zodat jullie kunnen nazien wat er is gebeurd.
Tip: de schakelaar staat standaard aan. Wil je dat de leverancier alleen kan meekijken als jullie daarom vragen, zet hem dan uit en zet hem pas aan als er een melding loopt waarvoor support echt nodig is.
De noodknop bestaat voor situaties waarin zorg niet kan wachten op de gewone toegangsregels. Dat is een zwaar middel, en daarom hoort er iets tegenover te staan: elke noodtoegang wordt achteraf verantwoord en nagelopen.
In Zonote is dat geen losse administratie, maar een vast onderdeel van het logboek.
Tip: bespreek opvallende noodtoegangen even met de betrokken medewerker. Meestal is er een goede reden — en zo niet, dan wil je dat vroeg weten.
Soms is er groot onderhoud nodig aan het platform. De omgeving gaat dan even helemaal dicht. Dat is een bewuste keuze: liever een korte, duidelijke pauze dan werken in een systeem dat halverwege een wijziging zit.
Onderhoud wordt dagen van tevoren aangekondigd. Op dit supportportaal zie je dan een blauwe chip: Onderhoud aangekondigd, met daarbij wanneer het plaatsvindt en de geruststelling dat alles gewoon werkt. Tot de starttijd sluit er namelijk niets: inloggen, doorwerken en support blijven gewoon mogelijk. Een aangekondigd venster kan ook nog geannuleerd worden; het verdwijnt dan uit de lijst.
Je hoeft niets te doen. De omgeving opent vanzelf weer zodra het onderhoud klaar is; je logt in zoals altijd en al je werk staat er nog.
Tip: zie je een aankondiging staan? Leg je rapportages en registraties vóór de starttijd vast, dan hoef je tijdens het venster nergens op te wachten.
Loop je in Zonote tegen iets aan — een storing, een fout, een vraag of een wens — dan hoef je daarvoor niet naar je mail. Je meldt het rechtstreeks vanuit de app aan de leverancier.
Let op: zet géén cliëntgegevens in een ticket — geen namen, geen inhoud uit rapportages. Het formulier waarschuwt daar terecht voor. Wil je naar een specifiek dossier verwijzen, dan volstaat een cliëntnummer: daarmee kunnen wij de melding herleiden zonder dat er persoonsgegevens in het ticket staan.
Een dossier houdt niet op belangrijk te zijn als een cliënt overlijdt. Nabestaanden kunnen goede redenen hebben om inzage te vragen, en tegelijk blijft het beroepsgeheim ook na een overlijden gelden. Zonote ondersteunt daarom een zorgvuldige route, die al bij leven begint.
Een herindicatie bij de gemeente, een CIZ-aanvraag, een verlenging: zulke aanvragen lopen buiten het berichtenverkeer om, en juist daarom raken ze makkelijk uit beeld — tot de zorglegitimatie ineens verlopen blijkt.
In Zonote registreer je lopende aanvragen daarom gewoon in het dossier, bij de administratie van de cliënt.
Tip: registreer een aanvraag op de dag dat je hem indient. Dan is één blik in het dossier genoeg om te weten waar de verlenging staat.
Een afspraak plan je via 'Afspraak toevoegen' in de agenda, of door in de kalender op een lege dag te klikken — de datum staat dan alvast ingevuld. Plan je vanuit een cliëntdossier, dan ligt de cliënt al vast.
In het plandialoog vul je cliënt, medewerker, titel, datum, begin- en eindtijd in, met desgewenst een korte omschrijving.
De agenda heeft drie weergaven: Maand, Week en Lijst. Met de knop 'Vandaag' spring je terug naar nu en met de pijlen blader je per maand of week; de balk bovenaan toont de periode, inclusief weeknummers.
Elk item in de kalender is een gekleurde chip, zodat je in één oogopslag ziet wat gepland, gedaan of geannuleerd is.
Plannen veranderen, dat hoort erbij. Een geplande afspraak annuleer je met de knop 'Afspraak annuleren'. Die vind je op drie plekken: in de agenda(lijst), in het detailvenster en op de agendatab van het dossier.
De knop staat alleen op afspraken met de status 'gepland'. Een afspraak die al is uitgevoerd of geannuleerd kun je niet meer annuleren.
Na een bezoek leg je vast wat er gebeurd is. Dat doe je in het dossier met de knop 'Rapporteren over …' (op een telefoon de ronde knop '+ Rapportage' onderin), of via Rapportage → nieuw. Kom je uit het dossier, dan staat de cliënt al vast; anders kies je er een uit de lijst met actieve cliënten.
SOEP is een gestructureerde manier van rapporteren: je haalt uit elkaar wat de cliënt vertelt, wat jij waarneemt, wat je daarvan vindt en wat er nu gaat gebeuren. Zo blijft het verslag ook voor collega's die later meelezen helder.
Je kiest SOEP in het formulier 'Rapportage schrijven', in de soortenrij, aan het herkenbare vak met de vier letters.
Soms lukt rapporteren niet meteen: het bezoek was vrijdag, de verwerking volgt maandag. Normaal staat bij 'Datum zorgmoment' vandaag. Heeft de leverancier voor jouw organisatie ruimte voor terugwerkend rapporteren ingesteld, dan is die datum aanklikbaar en kies je zelf een eerdere dag. De rapportage staat dan altijd op de dag die je kiest.
Tussen twee evaluaties in gebeurt er van alles met een doel: het lukt, het stokt, of het blijkt niet meer van toepassing. Dat hoef je niet op te sparen tot het evaluatiemoment — je legt het tussentijds vast op de doelkaart zelf.
Op elke doelkaart van een actief zorgplan staat rechtsonder de knop Stand van zaken vastleggen. Bij een plan dat niet actief is, zie je die knop niet.
Een zorgplan dat is afgerond hoeft niet eeuwig in de hoofdlijst te staan, en soms wil je juist een nette afdruk voor de cliënt of een ketenpartner. Allebei regel je vanuit de Plan-weergave van het dossier.
De PDF-export wordt eerst in het logboek vastgelegd. Lukt dat vastleggen niet, dan wordt de PDF niet gemaakt en legt een melding uit wat je kunt doen.
Een valrisico, een middel dat de cliënt beslist niet mag hebben, een verhoogde kans op ontregeling: dat soort dingen moet elke collega zien vóórdat hij aan de deur staat. Daarvoor is de kaart Waarschuwingen, bovenaan het tabblad Medisch van het cliëntdossier.
Staat er niets vastgelegd? Dat is niet hetzelfde als "er zijn geen risico's". Vraag het na bij de vorige begeleider of de huisarts, en leg vast wat je hoort.
Bij het aftekenen van medicatie of vlak voor een huisbezoek wil een collega in één oogopslag zien waar de cliënt allergisch of overgevoelig voor is. Daarvoor is de kaart Allergieën & overgevoeligheden op het tabblad Medisch.
Of een cliënt wel of niet gereanimeerd wil worden, is geen besluit van de zorgorganisatie. De cliënt neemt het zelf, of zijn arts of wettelijk vertegenwoordiger doet dat namens hem. Wat jij hier doet, is vastleggen wát er besloten is, zodat een collega het weet op het moment dat er geen tijd is om iets uit te zoeken. Dat gaat op de kaart Reanimatiebeleid, bovenaan het tabblad Medisch van het cliëntdossier.
Twijfel je of de verklaring nog geldt, of ontbreekt het papier? Leg dan niets vast en overleg met de zorgcoördinator of de behandelend arts. Een verkeerd ingevuld fiche is gevaarlijker dan een leeg fiche.
Sommige zorg hoort bij een periode: een revalidatie na een heupfractuur, een traject na een opname. Met de kaart Episodes op het tabblad Medisch houd je die zorgperiodes bij, zodat je latere rapportages en gebeurtenissen in hun verband kunt lezen.
Zo ziet ook een invaller of een nieuwe collega meteen in welke fase de cliënt zit — en wat er al achter de rug is.
De toedienlijst is het hart van het tabblad Medicatie: één dag, alle geplande momenten onder elkaar. Met de pijlknoppen blader je naar een vorige of volgende dag, en zo-nodig-middelen staan erop met "z.n." in plaats van een tijd.
In de sectie Documenten van het dossier heeft elk bestand een plek: het tabblad Actueel voor wat je dagelijks nodig hebt, Archief voor wat afgerond is en Prullenbak voor wat weg mag. Via het rijmenu (⋯) achter een document verplaats je het naar het archief of de prullenbak — en vanuit die tabbladen zet je het net zo makkelijk weer terug.
Verplaatsen is dus omkeerbaar. Vernietigen niet: dan is het bestand echt weg. Daarom kan dat alleen de beheerder, en nooit zonder onderbouwing.
De meeste besluiten komen elektronisch binnen via een bericht. Maar soms ligt er gewoon papier op de mat: een gemeente die niet elektronisch aanlevert, een CIZ-besluit per post, een herstelde beschikking na bezwaar, of een cliënt die overkomt met een lopend besluit. Voor die situaties is de dialoog Beschikking vastleggen.
Je vindt de knop + Beschikking op de kaart Zorglegitimatie, op het tabblad Administratie van het dossier. Alleen een beheerder of zorgcoördinator kan hem gebruiken, en alleen in de databaseomgeving.
Met het vastleggen van een beschikking ontstaat er geen toewijzing. Die opdracht komt van de gemeente of het zorgkantoor, met een nummer dat zij uitgeven. Zolang dat bericht er niet is, kun je op deze beschikking niet declareren.
Bij een Wlz-pakket bepaalt niet alleen het zorgprofiel op welke prestatiecode je declareert. Ook de leveringsvorm telt mee, en of het pakket dagbesteding en behandeling omvat. Dat laatste staat níet in het zorgprofiel, en het zorgkantoor stuurt het ook niet mee — dus leg je het zelf vast.
Je vindt het blok Pakketinhoud en prestatiecode onder de Wlz-indicatie op de kaart Zorglegitimatie.
Voordat zorg declarabel is, moet er iets onder liggen: een indicatie, beschikking of toewijzing. De kaart Zorglegitimatie op het tabblad Overzicht van het dossier zet dat per cliënt op een rij, zodat je in één oogopslag ziet waar de zorg op rust.
Bovenaan het tabblad Administratie van het dossier staat de kaart Weekplanning: het vaste zorgpatroon van deze ene cliënt. Je ziet dagcellen van maandag tot en met zondag met de tijd per dag (uu:mm), en rechts daarvan de geïndiceerde omvang per week. Die twee mogen van elkaar verschillen.
Let op: dit is een andere weergave dan de teamweekplanning in de agenda. Hier gaat het om één cliënt.
Soms is een cliënt geen onbekende: een eigen medewerker die zorg ontvangt, of iemand die in de omgeving bekend is. Zo'n dossier trekt eerder bekijks, en juist dan wil je achteraf kunnen laten zien wie erin keek. Daarvoor is de kaart Verhoogd inzagerisico op het persoonsgegevens-scherm van de cliënt.
Soms gaat het bij het versturen via VECOZO mis op het lastigste moment: de aflevering is begonnen, maar er kwam nooit een bevestiging terug. Zonote weet dan niet of je declaratie is aangekomen. Het berichtenscherm opent in dat geval de dialoog "Aflevering met onbekende uitkomst", met daarin woordelijk de melding die het systeem terugkreeg.
Die blokkade verloopt met opzet niet vanzelf. Zou dat wel gebeuren, dan werd dezelfde declaratie na een paar minuten een tweede keer afgeleverd — met dezelfde identificatie en hetzelfde bedrag.
Twijfel je? Geef dan niet vrij, maar kijk nog een keer in het VECOZO-portaal. Eén keer extra controleren is altijd goedkoper dan een dubbel ingediende declaratie.
Niet elk bericht verlaat Zonote via een VECOZO-koppeling. De outbox op het berichtenscherm toont alle klaargezette uitgaande berichten — het 302-retour aan de gemeente, zorgmeldingen en declaraties — en vertelt per rij hoe het bericht de deur uit moet.
Onderaan het berichtenscherm houdt het berichtenlogboek bij wat er in en uit is gegaan. Per bericht zie je de richting (inkomend of uitgaand), het type, de wet, de bron (VECOZO of upload) en de status met tijdstip. Met de knop Inzien open je de bijbehorende XML.
Het financieel dashboard geeft beheerders en zorgcoördinatoren in één oogopslag zicht op wat er is geleverd, gedeclareerd en betaald. Met de filterbalk kies je een maand, een financieringsstroom (Wmo, Jeugdwet of Wlz) en een status, of je zoekt op cliëntnaam.
Fiatteren is het moment waarop geregistreerde zorg definitief wordt: gefiatteerde regels gaan mee in de declaratie. In Zonote doe je dat per team, in drie stappen.
Wil je weten waar je tijd is gebleven? Het uren-scherm heet voor een zorgmedewerker 'Mijn uren' en toont uitsluitend je eigen zorgregels. Coördinatie- en beheerrollen zien alle zorgregels, plus de tegels Gedeclareerd (ingediend of geaccepteerd, vergrendeld) en Concept (nog te fiatteren).
Wil je weten hoe je cliëntenbestand ervoor staat, dan hoef je niet dossier voor dossier door te klikken. Onder Rapporten → Cliënt staan vier rapporten die dat werk voor je doen.
Het gaat om het Cliëntenoverzicht (alle cliënten met status, locatie, wet en of de zorglegitimatie op de peildatum geldig is), Zorglegitimatie (elke indicatie met periode en geldigheid — verlopen legitimaties staan bovenaan), Geleverde zorg (zorgregels en uren per cliënt over een periode, met het aantal dat nog niet is gerapporteerd) en Zorgplannen (lopende zorgplannen met hun evaluatiedatum; wat al verlopen is staat bovenaan).
Onder Rapporten → Medewerker vind je vier rapporten over je team. Ze beantwoorden vragen die je anders alleen met veel doorklikken beantwoordt: is de caseload eerlijk verdeeld, en is alle geleverde zorg ook verantwoord?
Caseload en contact laat zien hoe de caseload over het team verdeeld is en welke toegewezen cliënt in zorg deze periode geen enkel contact had. Rapportagedekking toont welke geleverde zorgmomenten niet met een rapportage zijn verantwoord, en of daar al gedeclareerde zorg bij zit. Het Personeelsoverzicht laat zien wie er op de peildatum in dienst is, met welk contract en of de accountstatus in orde is. Beroepsregistraties toont of de zorg is geleverd door medewerkers met een vastgelegde BIG-, SKJ- of AGB-registratie.
Zie je zorgmomenten zonder rapportage, schrik dan niet meteen: dat is meestal een registratieachterstand, geen onterechte declaratie. Het verantwoordingsblad in de export waarschuwt daar ook voor.
Onder Rapporten → Overige staan vier organisatiebrede rapporten. Ze kijken niet naar één cliënt of één medewerker, maar naar hoe de organisatie er als geheel voor staat.
Zorgplannen toont welke cliënt in zorg geen plan heeft, geen ondertekend document of een verlopen evaluatie — en hoe lang dat al openstaat. Het MIC-register laat zien welke incidenten zijn gemeld, van welke soort en ernst, hoe snel ze werden gemeld en hoe lang ze open liggen. De Omzetstaat toont de omzet per maand, cliënt en zorgproduct, en welk deel daarvan al gedeclareerd is. Berichtenverkeer laat zien welke ketenberichten zijn verstuurd en ontvangen, met welke status en retourcode — en welke zijn blijven hangen.
Loopt er een klacht of een procedure rond een dossier, dan mag dat dossier niet worden opgeruimd — ook niet als de bewaartermijn verstreken is. Daarvoor is de bewaarblokkade: een blokkade gaat vóór de bewaartermijn.
Je vindt de kaart Bewaarblokkades in Instellingen → Privacy & beveiliging. Alleen een beheerder kan een blokkade zetten of opheffen.
Hef een blokkade op zodra de klacht of procedure is afgehandeld. Doe je dat niet, dan blijft het dossier eeuwig buiten de opruiming — het scherm herinnert je daar niet voor niets aan.
Probeert iemand te vaak een verkeerd wachtwoord, dan zet de aanmeldrem het account tijdelijk op slot: minstens een kwartier, soms een uur. Vervelend als je collega gewoon aan het werk moet. Als beheerder kun je die rem opheffen, zodat ze direct weer verder kan.
Medewerkers die er al waren voordat het inloggen met een gebruikersnaam erbij kwam, loggen nog in met hun e-mailadres. Een inlognaam wordt verder alleen bij een nieuwe uitnodiging uitgedeeld — maar voor deze bestaande collega's kun je dat als beheerder alsnog doen.
Het intranet is de eigen plek van je organisatie in Zonote: mededelingen voor het hele team, Wie bel ik met de nummers die ertoe doen, snelle links naar bijvoorbeeld het salarisportaal en een overzicht van je collega's. Het staat standaard uit; de beheerder van je organisatie kiest zelf of jullie het gebruiken.
Uitzetten verbergt het intranet voor iedereen; de inhoud blijft bewaard en komt terug als je het weer aanzet.
Het intranet is een eigen omgeving: zonder de balk van het ECD, zonder cliëntzoeker en zonder “Nieuwe rapportage”, met dezelfde inlog. In het ECD staat linksboven naast Dashboard de knop Intranet. Op het intranet staat linksboven Dashboard: daarmee ga je in één klik terug naar je dashboard. Een stip op een knop betekent dat daar iets nieuws is: nieuwe mededelingen op het intranet, of ongelezen berichten in het ECD. Op de telefoon staan de knoppen in de rij bovenaan.
Beheerder en zorgcoördinator houden de lijst bij via Bewerken bij Wie bel ik: tot 12 nummers (met een korte toelichting, zoals “werkdagen 8.30–17.00”) en 12 links. Het alarmnummer 112 staat er altijd bovenaan, in rood. Zet er alleen zakelijke nummers in, geen privénummers van collega's.
Iedere actieve medewerker van je organisatie, per team, met functie, rol, werk-e-mail en telefoon. Geen foto en geen verjaardag.
Geen cliëntgegevens op het intranet. Iedereen in de organisatie leest mee. Zorginformatie over een cliënt hoort in het dossier. Schrijf je een naam uit je cliëntenlijst of een BSN-achtig nummer in een mededeling, dan waarschuwt Zonote je vóór het plaatsen.
Onder de tab Documenten op het intranet staat het handboek van je organisatie: protocollen, beleid, werkinstructies, regelingen, lege formulieren en verwijzingen naar documenten van anderen, zoals de RI&E van de arbodienst. Iedereen in de organisatie leest de geldende versie, op het scherm of als PDF. Documenten horen bij het intranet: ze werken zodra de beheerder het intranet heeft aangezet.
Na vaststellen verandert een versie nooit meer. Een nieuwe versie begin je met Nieuwe versie: 3.0 wordt 4.0 bij een inhoudelijke wijziging, of 3.1 bij alleen redactie. Oude versies blijven bewaard. Vóór de herzieningsdatum komt er een melding in de bel; een document verloopt nooit vanzelf.
Een calamiteitenkaart lees je niet als lopende tekst, maar als: wat doe ik meteen, wie bel ik, wat meld ik waar. Daarvoor heeft het schrijfscherm drie beeldblokken, achter Blok toevoegen onder aan de tekst. Ook Let op en Regel zijn nu kaarten met een icoon: Let op met het gevaar-icoon, Regel met een weegschaal en de bron klein eronder.
Op elke pagina staan het logo en de naam van je organisatie, het nummer, de versie en de stand. De eerste pagina toont de gegevens: opgesteld door en op, vastgesteld door en op, geldig vanaf, laatst herzien en volgende herziening. Onderaan elke pagina staan “Afgedrukt op … door …”, een inhoudscode en het paginanummer. Een concept krijgt het watermerk CONCEPT.
Wil je vastleggen wie een nieuwe versie heeft gelezen, dan kan de beheerder de leesbevestiging aanzetten. Medewerkers krijgen dan bij elke nieuwe versie de knop “Gelezen en begrepen”. Ze staat standaard uit. Heeft je organisatie een ondernemingsraad, dan heeft die instemmingsrecht over zo’n regeling (WOR art. 27); Zonote vraagt daarom eerst naar de instemming.
Geen cliëntgegevens in documenten. Iedereen in de organisatie leest mee. Staat er na vaststellen toch per ongeluk een cliëntgegeven in, dan kan de beheerder dat stuk tekst schonen.
Onder de tab Vergaderingen leg je vaste overleggen vast: teamoverleg, casuïstiekbespreking, intervisie, multidisciplinair overleg, MT, cliëntenraad, raad van toezicht, ondernemingsraad en andere. Elk vast overleg is een kring met eigen leden, een eigen manier van vaststellen en een eigen besluitenlijst.
Zonote kent veertien soorten kring, altijd in dezelfde volgorde: Teamoverleg, Casuïstiekbespreking, Intervisie, Multidisciplinair overleg, MT / directieoverleg, Cliëntenraad, Overleg cliëntenraad – bestuurder, Raad van toezicht, Overleg raad van toezicht – cliëntenraad, Ondernemingsraad of PVT, Overlegvergadering ondernemer – OR/PVT, Personeelsvergadering, Klankbordgroep / cliëntenoverleg en Eigen kring. De beheerder kiest welke daarvan zijn organisatie gebruikt.
Bij Nieuwe kring sta je zelf vooraf ingevuld als eerste secretaris: alleen de secretaris plant vergaderingen en notuleert, de beheerder leest anders alleen mee. Lees je als beheerder mee in een kring, dan staat op de kringpagina de knop Mijzelf als secretaris toevoegen.
Het overzicht Vergaderingen toont per soort overleg een kop, ook als er nog geen kring is; de beheerder maakt er met Maak aan direct een kring van die soort. Een uitgezette soort met nog een lopende kring houdt zijn kop.
Zet je een soort uit waarvan al een kring bestaat, dan blijft die kring gewoon werken: lezen, notuleren, vaststellen en opheffen gaan door. Alleen een nieuwe kring van die soort aanmaken kan dan niet meer. Zolang de beheerder niets heeft ingesteld, staan alle soorten aan.
Casuïstiekbespreking, intervisie en multidisciplinair overleg zijn er voor overleg waarin het werk met cliënten aan bod komt, alle drie met dezelfde waarborg: geen cliëntnamen in het verslag.
Verslagen worden standaard 7 jaar bewaard (per kring aan te passen). Voor elke PDF legt Zonote een regel vast in het logboek, zonder inhoud.
Geen cliëntgegevens in een verslag. Bij Cliëntbespreking vul je alleen het aantal besproken cliënten in; afspraken over een cliënt horen in zijn dossier. Staat er toch iets in, dan kan de secretaris of de beheerder dat stuk tekst schonen.
Soms doet de leverancier van het platform iets in jouw omgeving — bijvoorbeeld naar aanleiding van een supportvraag of een technische ingreep. Als beheerder wil je dan kunnen nalezen wat er precies is gebeurd. Daarvoor is de kaart Handelingen van de leverancier, te vinden onder Instellingen → Privacy & beveiliging.
De kaart toont de ingrepen van de leverancier in déze omgeving, zoals een supportsessie starten of de inrichting wijzigen. Wat de leverancier tijdens een sessie alleen bekijkt, staat er niet op; de dossierinzagen staan in het logboek. Elke regel heeft een actielabel, een korte samenvatting, een tijdstip en de naam van de leveranciersmedewerker die de handeling uitvoerde.
Mislukt het ophalen, dan zegt het scherm uitdrukkelijk dat niet bekend is wat de leverancier deed, met een knop Opnieuw proberen. Een lege lijst betekent dat er in dit spoor geen handelingen van de leverancier in jouw omgeving staan.
Een Wlz-declaratie (AW319) draagt het UZOVI-nummer van het zorgkantoor dat betaalt. Dat is een ander nummer dan de zorgkantoorcode uit de toewijzing: de code zegt wélk zorgkantoor het is, het UZOVI-nummer welke verzekeraar de uitvoering doet.
Je legt het nummer vast in Instellingen → Integraties, op de kaart Zorgkantoren en UZOVI-nummers. Daar staan alleen de zorgkantoren waarvoor jouw organisatie werkelijk Wlz-toewijzingen heeft — je hoeft dus niets op te zoeken dat er voor jullie niet toe doet.
Het cliëntzoekscherm werkt het prettigst als er alleen filters staan die bij jouw organisatie ook echt iets opleveren. Een filter met maar één mogelijke uitkomst voegt immers niets toe. Daarom bepaal je zelf welke filters de cliëntenlijst toont.
Je vindt dit in Instellingen, onder de categorie Cliëntenoverzicht.
De leverancier levert de productcatalogus; jouw organisatie kiest welke zorgproducten jullie voeren en onder welke naam. Zo staat op facturen en in overzichten de taal die jullie zelf gebruiken, in plaats van een catalogusnaam die niemand herkent.
Je regelt dit in Instellingen → Zorgproducten. Per product staat een vinkje (voeren ja/nee) en een veld voor een eigen naam van maximaal 40 tekens.
De cockpit is het stuurscherm bij de Zorg-onderdelen: één plek waar je in een oogopslag ziet hoe de organisatie ervoor staat en waar aandacht nodig is.
Bovenaan staan vier kerncijfers: geleverde zorg (totale uren plus het aantal zorgregels), het aantal te fiatteren concept-regels, cliënten in zorg (met het aantal medewerkers als subregel) en open MIC-meldingen ter afhandeling.
Een MIC-melding is pas echt afgerond als er iets mee is gedaan. Op de pagina MIC-meldingen zien beheerders en zorgcoördinatoren het centrale overzicht van de hele organisatie; een zorgmedewerker ziet daar alleen zijn eigen meldingen.
Bovenaan staan drie tellers — Nieuw, In behandeling en Totaal dit kwartaal (de basis voor de kwartaalanalyse) — en de lijst is te filteren op status, categorie en ernst.
Word je uitgenodigd voor Zonote, dan krijg je een uitnodigingsmail met een persoonlijke link. Die link brengt je op een welkomstscherm waar je al bent aangemeld met je e-mailadres. Je hoeft nog precies één ding te doen: een wachtwoord kiezen.
Dit scherm is voor iedereen hetzelfde. De eerste beheerder van een nieuwe organisatie (uitgenodigd door de leverancier) doorloopt dezelfde stap als elke collega die de organisatie er daarna zelf bij vraagt.
Gedeelde computer? Onder het welkomstbericht staat 'Ben jij dit niet? Meld af.' Gebruik die knop als er nog een sessie van iemand anders openstaat — anders zou je diens wachtwoord wijzigen.
Wachtwoord kwijt? Dat is zo opgelost. Via het inlogscherm vraag je een herstellink aan, en daarmee kies je een nieuw wachtwoord. Je hebt er niemand anders voor nodig.
Bovenaan dit supportportaal staat een live statuschip. Die vertelt in één oogopslag hoe het platform ervoor staat — zonder dat je hoeft in te loggen, want de informatie komt uit een publieke statusdeur van het platform zelf.
Alles wat niet groen is, escaleert van vorm: er verschijnt dan een site-brede balk op het portaal, in de rubrieken én in de artikelweergave. Zo zie je het ook als je midden in een handleiding zit. Zolang er iets aan de hand is, ververst de pagina de status elke minuut zelf.
De sectie Berichten is het archief: de laatste twintig onderhouds- en storingsberichten, elk met een label — Gepland, Bezig, Afgerond of Opgelost — en de bijbehorende tijden. Bewust zonder namen van wie er startte of opleverde; het gaat om wat er gebeurde, niet om wie.
Wát een verstoring veroorzaakte, staat niet in dit archief maar in het updateregister. Een storingsmelding kan gekoppeld worden aan het updatenummer dat hem veroorzaakte — de rubriek Updates op dit portaal. Dat koppelen gebeurt met de hand en meestal pas nádat de storing is opgelost, want de oorzaak ken je zelden meteen. Onbekend blijft daarbij een geldig antwoord: een storing twee uur na een update hoeft daar niet door te komen, en een register dat dat suggereert is erger dan geen register.
Kan de status niet worden opgehaald, dan zegt het portaal dat eerlijk: je ziet een grijze balk met een verwijzing naar support@zonote.nl. Liever dat dan vals groen.
Een storing is iets anders dan onderhoud. Bij onderhoud gaat de omgeving even bewust dicht; bij een storing blijft alles gewoon open. Een storingsmelding is uitsluitend communicatie: wij weten het, we werken eraan. Er gaat geen deur op slot.
Op dit portaal kleurt de statusregel rood en verschijnt een site-brede rode balk: er is een verstoring bekend sinds een bepaald tijdstip en er wordt aan een oplossing gewerkt. Het bericht dat je leest is de publieke aankondiging, bewust geschreven in klantentaal — geen technische logregels, maar wat het voor jou betekent.
Bij het oplossen kan een slotbericht meekomen. In het berichtenarchief staat de storing daarna als Opgelost, met dat slotbericht erbij — zo lees je terug wat er aan de hand was en hoe het is verholpen. Blijkt bij het oplossen dat een bepaalde update de storing veroorzaakte, dan wordt de melding aan dát updatenummer gekoppeld; de updates zelf lees je terug in de rubriek Updates.
Er staat altijd hooguit één storing tegelijk open. Wordt een bericht inhoudelijk bijgewerkt, dan gebeurt dat door de melding op te lossen en opnieuw te melden; in het archief zie je dat als twee regels. Dat is dus geen dubbele storing.
Zonote weigert soms een planactie, altijd met een melding die uitlegt waarom. Hieronder de meldingen die je bij het plannen en afronden kunt tegenkomen, en wat je dan doet. De overlapmelding (deze medewerker heeft al een afspraak die overlapt) heeft een eigen artikel: zie dubbelboeking.
"Dit zorgmoment ligt verder terug dan je organisatie mag rapporteren" — er zit een grens op terugwerkend rapporteren. Die grens verruimt alleen de leverancier, niet je eigen beheerder; loop je ertegenaan, dan gaat dat dus via support.
De declaratieketen bewaakt zichzelf streng: wat is ingediend, ligt vast. De meldingen hieronder zijn dus geen fouten van jou, maar vangrails. Per melding lees je wat hij betekent en wat je doet.
"Het maandbedrag begint met de eerstvolgende hele maand" — liep de toewijzing niet op de eerste dag van de maand, dan weigert Zonote de maandregel. De melding citeert zelf de regel uit het landelijke facturatieprotocol iWmo, inclusief het overnamegeval: een gebroken maand betaalt de gemeente aan de vorige aanbieder.
Tarieven: is er op een tarief al gedeclareerd, dan liggen bedrag, eenheid en ingangsdatum vast. Leg een nieuwe tariefperiode vast vanaf de datum waarop het andere bedrag geldt.
Zonote trapt op een paar plekken bewust op de rem. Niet om je te vertragen, maar omdat een grens soms het verschil is tussen mensenwerk en een script dat op hol slaat. Dit zijn de remmen die je kunt tegenkomen — en wat je doet als je ertegenaan loopt.
Per account kun je zestig keer per uur op een burgerservicenummer zoeken. Zestig per uur is ruim voor mensenwerk en krap voor een script; precies daarom staat die grens er. Kom je eroverheen, dan meldt Zonote: 'Er is in het afgelopen uur te vaak op burgerservicenummer gezocht met dit account. Wacht even; blijft dit gebeuren, meld het dan bij de beheerder.' Elke afgeremde poging blijft gewoon in het logboek staan, zoals de norm voor logging in de zorg (NEN 7513) vraagt.
Boven het opslagplafond van je organisatie (standaard 10 GB) weigert Zonote nieuwe uploads. De melding vertelt je hoeveel er gebruikt is en verwijst je door: 'De documentopslag van deze organisatie is vol. Neem contact op met de leverancier.' Opruimen helpt, maar het plafond zelf kan alleen de leverancier verzetten — dat loopt via je beheerder.
Ook uitnodigen kent een uurrem. Zie je 'Te veel uitnodigingen in het afgelopen uur. Probeer het later opnieuw', dan is even wachten genoeg; er is verder niets mis.
De aanmeldrem is hoogstens vijf keer per etmaal per account op te heffen. Daarna zegt Zonote: 'De rem van dit account is vandaag al vijf keer opgeheven. Neem contact op met de leverancier als dit vaker nodig is.' Vijf keer op één dag is geen pech meer, maar een signaal dat er iets anders speelt.
Blijft een rem knellen? Meld het bij je beheerder. Die ziet in het logboek wat er gebeurde en schakelt zo nodig de leverancier in.
Het overkomt iedereen weleens: je legt een verslag vast en ziet daarna dat het in het dossier van de verkeerde cliënt staat. Het potlood helpt je hier niet — en dat is expres.
Met corrigeren pas je de tekst van een verslag aan, maar nooit de cliënt, de datum of de tijd. Die weg bestaat bewust niet: een verslag dat stilletjes naar een ander dossier verhuist, laat in beide dossiers een gat achter dat niemand meer kan navertellen.
Hangt er ingediende of al gedeclareerde tijd aan het verslag of aan de bijbehorende afspraak, dan weigert de vernietigingsroute. Je krijgt de aanwijzing de declaratie eerst vrij te geven of te crediteren; daarna kan het verslag alsnog worden vernietigd. Zonote kijkt daarbij ook naar de afspraak, omdat de koppeling tussen tijd en verslag in de gewone werkgang via de afspraak loopt.
Let op de terugwerkgrens. Ligt het zorgmoment verder terug dan de terugwerkgrens van je organisatie, dan geldt die grens ook bij het opnieuw vastleggen. Zie het artikel over rapporteren achteraf.
Verhuist een cliënt naar een andere gemeente, dan verandert er administratief het nodige — maar de zorg loopt gewoon door. Je zet de cliënt dus níét uit zorg. Wat je wel doet, regel je per toewijzing.
Je meldt het einde per toewijzing, met een einddatum en een reden. Voor de Wmo bestaat hiervoor een eigen redencode: 31, 'Verhuizing naar een andere gemeente'. Let op bij de Jeugdwet: daar betekent code 31 iets heel anders ('Levering is volgens plan beëindigd'). Het meldingsvenster toont daarom per wet zijn eigen redenlijst, zodat je niet per ongeluk de verkeerde kiest.
De toewijzing (het 301-bericht) van de nieuwe gemeente lees je gewoon in. Toewijzingen van twee gemeenten kunnen naast elkaar in één dossier bestaan; Zonote houdt daar rekening mee. Op de nieuwe toewijzing meld je vervolgens de aanvang van de zorg. De meldstand wordt chronologisch bepaald, dus een eerdere einde-melding op de oude toewijzing zit de nieuwe niet in de weg.
Elke declaratie volgt de gemeente van de toewijzing waar ze bij hoort: de gemeentecode van de toewijzing komt op het bericht. Zorg die je nog onder de oude toewijzing leverde, declareer je dus bij de oude gemeente; alles daarna bij de nieuwe. Je hoeft daar zelf niets voor om te zetten.
Kortom: einde melden op de oude toewijzing, de nieuwe 301 inlezen, aanvang melden — en de cliënt blijft gewoon in zorg.
Soms vertrekt een cliënt naar een andere zorgaanbieder, en soms komt er juist een cliënt van een collega-organisatie naar jou. Beide kanten hebben hun eigen route.
Maak eerst het dossierafschrift voor de overdracht. Daarbij kies je de aanleiding 'Overdracht naar een andere zorgaanbieder'; die aanleiding is verplicht en komt — samen met het aantal regels, niet de inhoud — in het logboek. Daarna meld je het einde van de zorg:
De afsluitcontrole laat zien wat er nog openstaat: niet-gedeclareerde uren, ontbrekende meldingen, toekomstige afspraken. Ze blokkeert het afsluiten bewust niet; jij bepaalt wanneer alles is afgerond. Het dossier blijft daarna gewoon in je omgeving staan. De exit-export is hier niet voor bedoeld: dat is een export van de hele organisatie bij vertrek van het platform, geen overdrachtsbestand per cliënt.
Komt een cliënt halverwege de maand van een andere aanbieder en werkt de gemeente met een maandbedrag? Zolang de overname niet als zodanig is gemarkeerd, behandelt Zonote dit als gewone instroom: instroom halverwege de maand levert het volle maandtarief, volgens het facturatieprotocol iWmo (§5.1.1). De overname-uitzondering van §5.6.3 — waarbij de instroommaand aan de vorige aanbieder toevalt — heeft op dit moment geen eigen vinkje in het scherm en staat standaard uit. Stem in zo'n geval met de gemeente af wat er over de instroommaand gefactureerd wordt.
Soms komt een cliënt na een tijd terug in zorg. Dat is geen nieuwe aanmelding: het dossier, het netwerk en de hele geschiedenis staan er nog. Je hoeft dus niets opnieuw op te bouwen.
Bij het hervatten kijkt Zonote naar de toewijzingen. Staat er op een toewijzing geen geldige aanvangsmelding meer — omdat er bij het beëindigen een stop is gemeld — dan wordt opnieuw een aanvang gemeld. Een nieuwe start op dezelfde toewijzing is binnen het berichtenverkeer gewoon toegestaan; de meldstand kijkt naar wat er als laatste geldig is gemeld, niet naar wat er ooit gemeld is.
Medicatie die bij het beëindigen is gestopt, wordt niet automatisch hervat. Dat is bewust: opnieuw starten met medicatie is een medisch besluit, geen administratieve stap. Loop na het hervatten dus het tabblad Medicatie langs en zet daar terug wat weer nodig is.
Uit de status 'overleden' is er geen weg terug in het scherm. Is een cliënt per vergissing op overleden gezet, dan kan alleen de leverancier dat herstellen — neem contact op met support.
Rond de jaarwissel komen er nieuwe contracttarieven binnen van gemeenten en zorgkantoren. De verleiding is groot om het oude tarief gewoon aan te passen, maar zo werkt het niet — en dat is maar goed ook.
Elk tarief geldt met een geldigheidsperiode. Een nieuw contracttarief leg je daarom vast als nieuwe periode met een eigen ingangsdatum; bij een contract per kalenderjaar is dat 1 januari, met 31 december als einddatum. Een lege einddatum mag ook: het tarief loopt dan door tot er een nieuw tarief overheen komt. Bij een indexering leg je dus altijd een nieuwe periode vast in plaats van de oude te wijzigen.
Wat al gedeclareerd is, verandert niet mee. Een declaratieregel draagt haar eigen bedrag, en een tarief waarop al is gedeclareerd laat zich niet meer bewerken — de database weigert dat. Bij het declareren geldt bovendien het tarief van de zorgdatum, niet van vandaag. Een tariefwijziging per 1 januari herwaardeert december dus niet: zorg uit december wordt tegen het decembertarief gedeclareerd, ook als je die pas in januari indient.
Een nieuwe periode moet ná de lopende beginnen, maar mag gerust in de toekomst liggen. Je kunt in augustus al een contract per 1 januari klaarzetten; tot die datum rekent Zonote gewoon met het huidige tarief.
Krijg je het nieuwe contract pas ná 1 januari binnen? Leg de periode dan alsnog vast met 1 januari als ingangsdatum vóórdat je de eerste maand declareert — dan rekent de declaratie meteen met het juiste bedrag.
Een materiële controle van de gemeente of het zorgkantoor klinkt spannender dan hij is. Als je administratie op orde is, laat Zonote precies zien wat je nodig hebt om je te verantwoorden.
Geleverde zorg druk je af via de afdrukpagina van de zorgregels. Je kiest zelf de selectie en de filters; knoppen en schermelementen worden niet meegeprint, zodat er een net overzicht uitkomt dat je zo kunt overhandigen.
Achter gedeclareerde tijd hoort een verslag, en Zonote bewaakt dat die onderbouwing er blijft: een verslag waaraan ingediende of gedeclareerde tijd hangt, kan niet worden vernietigd. De vastgelegde grond daarvoor is precies deze situatie — je moet je bij een materiële controle over dat bedrag kunnen verantwoorden.
Van elk verzonden en ontvangen bericht is de oorspronkelijke XML in te zien in het berichtenlogboek, inclusief de tegenpartij: de gemeente of het zorgkantoor staat als vastgelegd gegeven op het bericht én op de auditregel. En in de registratieketen geldt: één bezoek is één keer tijd. Afspraak en verslag worden ontdubbeld, zodat er geen dubbele uren in je verantwoording kunnen sluipen.
Zet dan een bewaarblokkade op de betrokken dossiers. Daarmee staat het dossier vast en wordt er niets vernietigd zolang het onderzoek loopt — ook niet als een bewaartermijn intussen verstrijkt.
Wacht niet op een controle om dit na te lopen. Wie maandelijks fiatteert en declareert volgens de vaste routine, heeft bij een controle vrijwel alles al klaarstaan.
Een nieuwe Zonote-omgeving richt je het prettigst in één vaste volgorde in. Elke stap bouwt op de vorige — wie tarieven vóór producten probeert vast te leggen, loopt vast. Dit is de route voor de beheerder; voor medewerkers is er het artikel Je eerste week met Zonote.
Twijfel je bij een stap? Oefen eerst in de demo-omgeving — daar kun je niets stukmaken. Zie Veilig oefenen in de demo-omgeving.
Naast de financiële maandafsluiting — fiatteren, declareren, retouren, herstellen, zie De maand afsluiten: een vaste routine — is er beheerwerk dat maandelijks aandacht verdient. Zonote signaleert het meeste vanzelf, maar iemand moet er wél naar kijken. Deze checklist bundelt het.
De meldingenbel in de topbalk en het dashboard putten uit dezelfde lijst signaleringen, met categorieën als Zorglegitimatie, Zorgplannen en evaluaties, Te fiatteren zorg, Incidenten (MIC), AVG-verzoeken en Onvolledige gegevens. Eén rondje langs die lijst laat zien waar werk ligt. Zie De meldingenbel en signaleringen.
Noodtoegangen verschijnen op een eigen kaart bij het logboek. Beoordeel ze kort na gebruik: was de doorbraak terecht, en is er opvolging nodig? Zie Noodtoegangen verantwoorden.
Een AVG-verzoek moet binnen één maand beantwoord zijn; bij een complex verzoek mag die termijn met ten hoogste twee maanden worden verlengd, mits je de cliënt daarover binnen de eerste maand informeert. Het scherm sorteert open verzoeken met de kortste termijn bovenaan — begin dus gewoon bovenaan. Zie Het AVG-verzoekenregister.
De MIC-pagina telt meldingen per kwartaal, als basis voor de kwartaalanalyse. Loop maandelijks de open meldingen na en plan elk kwartaal het analysemoment in. Zie MIC-meldingen opvolgen en afhandelen.
Kijk tot slot even na wat de leverancier in jouw omgeving heeft gedaan (Nalezen wat de leverancier in jouw omgeving deed) en controleer je maandfactuur (Je maandfactuur van Zonote).
Sommige beheertaken komen maar één keer per jaar langs — en juist daarom schieten ze er makkelijk bij in. Plan er een vast moment voor, bijvoorbeeld rond de jaarwissel, en loop deze drie onderwerpen langs.
Het autorisatieprotocol kent versies met een vaststeldatum en een einddatum. Het geldende protocol is de versie met de nieuwste vaststeldatum die vóór of op vandaag ligt en waarvan de einddatum niet is verstreken. Elke auditregel verwijst ernaar; zonder vastgesteld protocol staat er 'geen-vastgesteld' in het spoor — óók op het afschrift dat een cliënt krijgt. Herzien betekent dus: een nieuwe versie vaststellen. De oude blijft als historie staan. Zie Het autorisatieprotocol vaststellen.
Tarieven werken net zo: elk tarief geldt met een geldigheidsperiode, en een nieuwe prijsafspraak gaat in per datum zonder oudere perioden te raken. De jaarwissel, met nieuwe gemeente- en NZa-tarieven, is het natuurlijke moment om nieuwe perioden klaar te zetten. Zie Tarieven en prijsafspraken beheren.
Het bewaartermijnenscherm is werk van de beheerder. Het toont welke dossiers hun bewaartermijn voorbij zijn — of meldt geruststellend dat geen enkel dossier zijn termijn voorbij is — en biedt per dossier een vernietigingsdialoog. Een jaarlijkse ronde langs dat scherm hoort in deze routine. Zie Bewaartermijnen van dossiers en Een dossier vernietigen op verzoek.
Kijk in dezelfde ronde ook even naar de rollen: klopt de rolverdeling nog met wie er daadwerkelijk werkt? Zie Rollen en rechten uitgelegd.
Herstel
Stond een uur of vervoerdag op een zorgsoort die op die dag niet liep (vóór de ingangsdatum of na de einddatum van het zorgproduct), dan ging die zonder melding mee op de PGB-maandfactuur. Nu staat er op Export bij de regel 'liep niet op die dag', zegt Financieel 'Zorgsoort liep niet', en noemt het PGB-budgetblok in het dossier hoeveel regels het zijn. Vaststellen weigert zo'n factuur tot de regel klopt. Elk scherm zegt de weg: de beschikking corrigeren, het uur op Zorgregels corrigeren de zorgsoort van die dag geven, of de leverancier de vervoerdag laten omzetten of weghalen. Ligt er over die maand al een factuur, dan eerst crediteren en pas als laatste opnieuw vaststellen.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/export/financieel/clientenHerstel
Leest Zonote een nieuwe versie van een toewijzing in (een 301 van de gemeente of een AW33 van het zorgkantoor), dan gaan de uren en vervoerdagen die nog niet zijn ingediend mee naar de nieuwe versie. Een gefiatteerd uur staat daarna weer op concept en moet opnieuw gefiatteerd worden. Het importscherm zegt wat er meeging en wat bleef staan, en Declareer houdt een maand tegen zolang er nog zorg op een vervangen versie staat. Een eenmalige inhaalslag vond niets dat nog verplaatst moest worden. Een intern bericht aan een collega die uit dienst is, wordt geweigerd, en een reactie op een intern bericht komt bij de anderen weer als ongelezen binnen. 'Wie keek' in het cliëntportaal toont geen geweigerde pogingen meer en bladert verder terug. Een verklaring van vandaag kort na middernacht wordt niet meer geweigerd. Het loskoppelen van een authenticator-app komt pas in het logboek als het gelukt is. Een beschikking waaraan nog zorg hangt, gaat niet weg.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/berichten/financieel/intern/portaal/inzage/account/clientenHerstel
Rapporten, agenda, dashboard, cockpit en signalen gaan na middernacht vanzelf mee naar de nieuwe dag, ook als het tabblad openbleef. Een uur op een zorgsoort per etmaal, per stuk of in euro's krijgt overal dezelfde zin: onder de keuzelijst, op Financieel, bij de factuur en bij het declareren. Bij een Wlz-verblijfpakket zegt die zin alleen 'via de maanddeclaratie' op een dag waarop het pakket loopt, en een Wlz-uur op een pakket dat die dag niet loopt, valt bij het declareren niet meer stil weg. Heeft een cliënt alleen dagbesteding naast vervoer, dan zet de agenda de dagbestedingscode zelf op de afspraak, zodat het afronden het vervoer aanbiedt. Een rapport met een periode die achteruitloopt, gaat niet naar Excel. Valt bij het datalekregister of de AVG-verzoeken de verbinding weg, dan staat er 'Misschien vastgelegd.' en laadt het register eerst opnieuw. Uren importeren leest de zorgsoort uit de eenheidcode, en een afgerond bezoek boekt op het product dat het venster noemt, ook naast vervoer.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/rapporten/agenda/dashboard/financieel/export/zorgregels/corrigeren/datalekken/avg-verzoeken/instellingenHerstel
Een tabblad dat gisteren openging, stelt nu de dag van vandaag voor bij een nieuwe cliënt, een nieuwe medewerker, een melding aan de gemeente, een nieuw tarief, het datalekregister en de AVG-verzoeken. Na een nieuw wachtwoord, een uitnodiging of het koppelen van je app volgt niet meer meteen het slotscherm. Bij Support zegt de kaart van een melding zelf dat afsluiten of heropenen niet lukte. Een beschikking waaraan nog uren of vervoer hangen, zegt bij verwijderen wat eraan hangt en wat je kunt doen. Zorg beëindigen zonder keuzelijst vraagt om een reden, en een verklaring kort na middernacht zegt waarom hij nog niet kan. Het cliëntportaal zegt beter welke verslagen en inzagen er staan. Verder kloppen tijden op vier kaarten met de Amsterdamse klok en staat de focus na een venster weer op de knop.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/clienten/medewerkers/instellingen/datalekken/avg-verzoeken/support/agenda/rapportage/nieuw/mic/intern/portaalNieuw
Is een teamoverleg of casuïstiekbespreking afgerond dat er niet had moeten staan, bijvoorbeeld een test? Dan kan de beheerder de afronding intrekken, met een reden die in het logboek komt. Het overleg staat daarna als geannuleerd in de agenda en telt niet meer als gewerkte tijd. Het staat standaard uit: zet het aan bij Instellingen, Planning & uren, onder Correcties in de agenda, en na de correctie weer uit.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/agenda/instellingenWijziging
“Maatwerk (niet gekoppeld)” betekende twee dingen en is gesplitst. Een uur zonder zorgsoort heet nu overal “Geen zorgsoort”; een zorgproduct buiten de vaste lijst heet naar zichzelf, bijvoorbeeld “Zorgzwaartepakket 6VV” of “Verpleging (H104)”. Rekent een zorgsoort per etmaal of per stuk af, dan zegt een zin onder het veld Zorgsoort wat een uur daarop doet, en zo’n zorgsoort staat in het koppelvenster nooit al klaar. Instellingen → Tarieven noemt de code niet meer twee keer. PGB-facturen die al zijn vastgesteld, blijven zoals ze zijn en wijken door de nieuwe naam niet af.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/zorgregels/corrigeren/financieel/export/instellingenNieuw
Op Zorgregels corrigeren staat boven de lijst een melding als er regels zonder zorgsoort zijn, met de knop “Koppelen…”. In het venster kies je per cliënt één zorgsoort; liep er maar één, dan staat die al klaar. Wat niet kan, blijft staan en het venster zegt waarom. Daarna zegt één melding wat er is gekoppeld en wat er nog zonder zorgsoort staat. Een gefiatteerde regel staat na het koppelen weer op concept.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/zorgregels/corrigerenHerstel
Een uur zonder zorgsoort staat als “Maatwerk (niet gekoppeld)” voor € 0,00. Het financieel dashboard zette er “Niet declarabel” bij, met de opdracht een tarief in te richten, en dat hielp niet. Nu staat er “geen zorgsoort” en “Eerst koppelen”, en geeft een melding boven de tabel per cliënt en maand een link naar Zorgregels corrigeren, waar je het uur met Wijzigen aan de zorgsoort van de beschikking koppelt. Heeft de cliënt op die dag nog geen zorgsoort, dan zegt het scherm waar die vandaan moet komen. Het dossier, de export en de declaratie zeggen hetzelfde. Bij een Wlz-indicatie met leveringsvorm PGB vraagt de zorglegitimatie niet meer om een prestatiecode.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/financieel/zorgregels/corrigeren/clienten/rapportage/nieuw/exportWijzigingLet op: dit verandert hoe je werkt
Een PGB-uur krijgt zijn tarief nu alleen nog uit de afspraak met de cliënt (Instellingen → Tarieven → Cliëntafspraken). Het standaardtarief van de organisatie geldt niet meer voor PGB per uur. Mist een cliënt de afspraak voor een maand die nog gefactureerd moet worden, dan zie je dat bij de cliënt, op het financieel dashboard, bij Instellingen en bij de export; die maand vaststellen kan pas als de afspraak er is. Facturen die al vaststaan blijven zoals ze zijn.
Let op: Een PGB-cliënt zonder eigen tariefafspraak valt niet meer terug op het standaardtarief: leg eerst de afspraak vast voordat je die maand factureert.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/export/financieel/instellingen/clientenWijziging
Kies je bij Rapportage schrijven een dag, dan toont Hoort bij afspraak je afspraken van die dag, en de rapportage staat altijd op de dag die je kiest. Kies je een andere dag, dan gaat een gekoppelde afspraak van een andere dag eraf. De datum blijft aanklikbaar, ook als er een bezoek gekoppeld is. In de rapportagelijst, de tijdlijn en het overzicht van het dossier staat geen label Achteraf vastgelegd meer; de cliënt ziet in het portaal nog wel Later toegevoegd. Verder toetst het formulier dubbele tijd en de zorgsoort op de gekozen dag.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/rapportage/nieuwHerstel
Bij Rapportage schrijven verscheen de aanklikbare datum niet, ook niet als je organisatie rapporteren achteraf had aangezet: het scherm las de instelling van je organisatie verkeerd en viel daardoor altijd terug op alleen vandaag. Dat is hersteld. Staat rapporteren achteraf aan, dan klik je op de datum en kies je de dag in de kalender.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/rapportage/nieuwWijziging
Bij Rapportage schrijven is de datum van het zorgmoment nu aanklikbaar: één klik opent een kleine kalender waarin je de dag kiest, ook met het toetsenbord. Hoe ver je terug kunt, blijft de grens die de leverancier voor je organisatie heeft ingesteld. Een reden opgeven hoeft niet meer; in het dossier staat zo'n rapportage op de dag van de zorg, met Achteraf vastgelegd en het moment waarop hij is vastgelegd. Na Nog een rapportage staat de datum weer op vandaag, of op de dag van het bezoek als dat gekoppeld blijft.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/rapportage/nieuwWijziging
Rekent een deel van de regels op Export met het standaardtarief, dan noemt de melding nu welke zorgsoort dat is en waarom: er is voor die zorgsoort geen afspraak, of hij gaat later in, liep af of geldt per dagdeel. Een afspraak die deze maand wel geldt voor een andere zorgsoort staat erbij. Staat de maand al op een factuur, dan is de melding informatie: vastleggen verandert die factuur niet, en als het tarief niet klopt is crediteren de weg.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/exportNieuw
Keurt de budgethouder of vertegenwoordiger een PGB-declaratie in het PGB Portaal af, dan registreer je dat op Export met Afgekeurd… en de reden. De factuur staat daarna rood, op Export en op het financieel dashboard, en telt mee in de tegel Afgekeurd. De rode band zegt hoe je herstelt: eerst crediteren, dan aanpassen en opnieuw vaststellen. Was het een vergissing, dan trek je de afkeuring in.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/export/financieelWijziging
Het financieel dashboard laat nu in één kleurtaal zien hoe het met het geld staat, voor zorg in natura én PGB: oranje is ingediend en wacht op beoordeling of betaling, groen is geaccepteerd of betaald, rood is afgekeurd. Bovenaan staan vijf tegels in die kleuren, en de nieuwe kaart Stand per cliënt en maand zet elke cliënt per maand op één regel, bij PGB met het factuurnummer en de datum van indienen of betalen. Het statusfilter neemt PGB nu mee: onder Geaccepteerd of betaald staat ook een betaalde PGB-factuur.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/financieel/exportWijziging
Op Export heet de knop bij een vastgestelde PGB-factuur nu Ingediend… en vraagt hij niet meer naar een e-mailadres, maar hoe de factuur bij de budgethouder kwam: via het PGB Portaal (mijnpgb.nl), per e-mail, per post of overhandigd. De manier van de vorige keer staat al klaar, dus bij indienen via het portaal is het één klik. Op de kaart en op het financieel dashboard staat daarna Ingediend, met PGB Portaal en de datum ernaast.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/export/financieelWijziging
Boven de facturen op Export staat nu per maand wat er buiten de PGB-factuur valt en waarom: uren op concept zolang fiattering verplicht is, cliënten zonder beschikking of zonder PGB-beschikking, een zorgsoort in natura, een vast maandbedrag. De naam brengt je naar het dossier of naar Zorgregels corrigeren. Een maand waarin alles nog op concept staat, is nu wél te kiezen. Staan er op een factuur regels zonder zorgsoort, dan zegt de kaart dat in één melding en kan de factuur niet worden vastgesteld tot je ze op Zorgregels corrigeren aan de zorgsoort hebt gekoppeld.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/exportWijziging
Bij een cliëntafspraak kun je de ingangsdatum nu in een eerdere maand zetten, zolang die maand voor de cliënt nog niet op een vastgestelde factuur staat. Onder het datumveld zie je de ondergrens met de reden, en vooraf wat er gebeurt: de nieuwe afspraak loopt door, eindigt vóór een bestaande afspraak, of splitst een oude. Staat de maand al op een factuur, dan crediteer je die eerst op Export en stel je hem opnieuw vast. Het organisatie-standaardtarief houdt de lopende maand als grens.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/instellingen/clientenWijziging
Bovenaan Zorgregels corrigeren kies je bij Periode nu Week of Maand. In de maandstand zie je alle uren van een maand onder elkaar, bladeren de pijlen per maand en heet de knop onderaan Verwijderd in met de maand erbij. De keuze staat in het adres, dus met Terug kom je er weer op uit, ook vanuit Uren importeren. Vanuit een gecrediteerde factuur op Export opent de band het werkblad meteen op die maand.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/zorgregels/corrigeren/exportWijziging
Heb je een PGB-factuur gecrediteerd omdat er nog uren ontbraken? De gele band op de kaart brengt je nu rechtstreeks naar Zorgregels corrigeren, en als je terugkomt staat de maand nog gekozen en zijn de uren vers. Bij Vaststellen vraagt Zonote in een venster of de oude factuur naar de budgethouder is gegaan; die keuze gaat niet meer verloren. De melding na Crediteren zegt nu ook wanneer de creditfactuur in je eigen administratie blijft.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/export/zorgregels/corrigerenWijziging
Een factuur die al is uitgereikt komt bij opnieuw downloaden (PDF in het factuurregister, de creditfactuur) weer precies zo uit Zonote als bij het uitreiken: de plek van het logo wordt nu samen met de kleuren en de logomaat vastgelegd bij het vaststellen. Zonote vergelijkt bij elke download uit het register de bytes met de vastgelegde vingerafdruk en meldt het als die afwijken. Vaststellen, Corrigeren en downloaden wachten tot het logo geladen is; lukt dat niet, dan staat er een melding met Opnieuw proberen, net als bij de huisstijlkleuren.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/exportWijziging
Onder Geleverde uren in het cliëntdossier staat het overzicht per week nu ingeklapt. De kop zegt meteen hoeveel afgesloten weken onder of boven de geïndiceerde omvang zitten; met de knop 'weken tonen' klap je de weken uit. De link naar het financieel dashboard blijft staan.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/clientenHerstel
Het logo op de PGB-factuur staat nu met het zichtbare beeld precies op de lijn van de tekst. Kan Zonote de kleuren van je huisstijl niet laden, dan zegt de exportpagina dat nu, met een knop om het opnieuw te proberen. In het dossier van een PGB-cliënt met Wlz-zorg staat niet meer 'Nog te regelen: afgiftedatum — AW33 opnieuw inlezen': een budgethouder krijgt geen AW33. Verder zijn een paar uitlegteksten rechtgezet, onder meer bij Tarieven en in de kennisbank over frequentiecodes.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/export/clientenWijziging
Het logo van je organisatie staat groter op de PGB-factuur en de bijlage. Facturen die al eerder zijn uitgereikt, houden het logo zoals ze zijn uitgereikt. Ververs een open exportpagina voordat je factureert; een tabblad met de vorige versie vraagt daar zelf om.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/exportWijziging
De PGB-factuur heeft een nieuw, rustig en zakelijk uiterlijk: wit papier, één lettertype, het logo linksboven en uw gegevens rechts. Per zorgsoort één regel met aantal, tarief en bedrag, en de uren per datum in de bijlage. De tekst over betaling en ondertekening en de voetnoot in de bijlage zijn weg. Facturen die al eerder zijn uitgereikt, blijven er precies zo uitzien als toen. Belangrijk: ververs na deze update een open exportpagina voordat u factureert; een tabblad dat nog de vorige versie draait, vraagt u voortaan zelf om te verversen.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/exportWijziging
Is de oude PGB-factuur nooit naar de budgethouder gegaan, vink dat dan aan bij Corrigeren. De nieuwe factuur noemt de oude dan niet, en je geeft de budgethouder alleen de nieuwe. De creditfactuur blijft in het systeem, voor je eigen administratie: een uitgereikte factuur wordt nooit verwijderd. Staat de oude factuur als verzonden of betaald, dan kan dit niet en verwijst de nieuwe factuur wel naar de oude.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/exportNieuw
Klopt een uitgereikte PGB-factuur niet meer, bijvoorbeeld omdat hij nog per zorgmoment is afgerond en een paar cent afwijkt van het PGB-portaal, dan klik je in de kaart van de cliënt op Corrigeren. Zonote maakt een creditfactuur die de oude factuur terugneemt, en stelt meteen een nieuwe factuur vast met het juiste bedrag. De nieuwe factuur zegt op papier welke factuur hij vervangt. De creditfactuur is nu ook als PDF te downloaden, met de reden erop. Onder Eerder over deze maand staan de oude factuur en de creditfactuur, elk met een PDF. Facturen van dit jaar die per zorgmoment zijn afgerond, staan bovenaan de exportpagina.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/exportWijziging
De PGB-factuur is opnieuw opgemaakt. Op de eerste pagina staat per zorgsoort het aantal uren, het tarief en het bedrag, bijvoorbeeld Persoonlijke verzorging en Huishoudelijke hulp, met het totaal. De uren per datum staan in een bijlage achter de factuur, zonder tijdstippen per bezoek. De factuur heeft de kleuren van je eigen huisstijl. Een conceptfactuur staat duidelijk als concept op papier, zonder nummer en datum, zodat die niet per ongeluk wordt ingediend. Bij het vaststellen gaan de opmaak en de kleuren mee: opnieuw downloaden geeft altijd hetzelfde document. Een factuur die al eerder is vastgesteld houdt zijn oude opmaak.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/exportHerstel
Een PGB-factuur kon een cent afwijken van het PGB-portaal, omdat elk zorgmoment apart werd afgerond. Nu telt Zonote de minuten per zorgsoort op (per wet en per budget) en rondt het bedrag één keer af, net als het portaal. De regels tellen precies op tot dat bedrag. De tijd staat als uren:minuten (0:47 uur is 47 minuten). Financieel en het budgetblok rekenen met dezelfde bedragen, en een factuur die al is vastgesteld toont precies wat erop staat.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/export/financieelWijziging
Na een controle van elk bedrag dat Zonote toont of verstuurt rekent alles nu zoals de factuur. Een Wlz-declaratie (MPT) gaat niet meer de deur uit als factuur en bericht een andere eenheid gebruiken (eerst werd een uur als 60 minuten maal het uurtarief verstuurd), kiest de indicatie van het pakket zelf, en na het declareren zie je het bedrag dat in het bericht staat. Een traject per stuk wordt niet meer elke maand als vol maandbedrag gerekend, en uren op zo'n product blokkeren de declaratie niet. Een contracttarief van een gemeente op een productgroep telt mee bij zorg in natura. In het dossier staan bij zorg in natura het bedrag en de eenheid van het eigen zorgproduct, een weekbudget alleen bij een omvang per week, en een open punt als er geen zorgproduct of toewijzing is. Financieel, de omzetstaat, het PGB-budget en de cliëntafspraken in Instellingen tellen nu hetzelfde als de factuur.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/clienten/financieel/instellingen/exportWijziging
PGB-zorg die al op een PGB-factuur staat, telt nu ook als gedeclareerd bij het afsluiten van de zorg (Voordat je afsluit), in het rapport Geleverde zorg en in de rapportagedekking per medewerker — dezelfde regel als op Financieel. Zolang niet bekend is of een uur op een factuur staat, beweert geen scherm meer dat het nog niet gedeclareerd is. Een rol die het factuurregister niet mag inzien, krijgt de vraag het een zorgcoördinator of beheerder te laten nagaan. Maandbedragen worden bij het afsluiten niet nagekeken; dat staat er nu bij.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/clienten/rapporten/client/rapporten/medewerkerWijziging
Op de kaart Zorglegitimatie staat bij een PGB-beschikking die met de hand is vastgelegd nu per zorgproduct het bedrag dat de factuur rekent, met de herkomst erachter, en de knop Tarief aanpassen waar een eigen uurtarief telt. Het weekbudget rekent per product. Ontbreekt er een zorgproduct, of telt de eenheid niet in de urenregistratie, dan staat dat bij Nog te regelen. Verder: de PGB-factuur onder Export bevat alleen nog PGB-zorg (geen zorg in natura van iemand die beide heeft), het PGB-budget telt hetzelfde, een product per minuut krijgt geen uurbedrag meer, en een nieuw cliënttarief gaat standaard in op de 1e van de maand.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/clienten/instellingen/exportWijziging
In Instellingen → Tarieven kun je nu per PGB-cliënt een eigen uurtarief vastleggen, ook als er op dat product nog geen enkele afspraak is: klik in de kolom Cliëntafspraken op “geen · toevoegen”. De lijst toont de cliënten in zorg met een PGB-beschikking en iedereen die al een afspraak heeft; zonder eigen afspraak zie je het bedrag dat nu geldt en waar het vandaan komt. Het tariefvenster toont het tarief dat vandaag geldt. Een nieuw tarief gaat op zijn vroegst in op de 1e van de lopende maand.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/instellingenWijziging
Uren die je in Zorgregels corrigeren toevoegt of importeert, ook voor een collega, staan nu in de agenda: op de dag en de tijd van de zorg, als zorgmoment met de woorden 'Uren toegevoegd'. Meer cliënten op hetzelfde moment staan daar als één groep. Klik het aan om te zien wie de uren invoerde en om een rapportage van de collega over precies dat moment te lezen; met 'Openen in Zorgregels corrigeren' ga je terug naar het werkblad. Op de telefoon telt de dag afspraken en zorgmomenten apart.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/agenda/zorgregels/corrigerenWijziging
In het dossier staan de zorgmomenten van de Weekplanning nu van maandag tot zondag, en binnen een dag op begintijd; ze stonden in een willekeurige volgorde. De Tijdlijn en 'Recent in dit dossier' laten nu zien dat een verslag achteraf is vastgelegd: met de woorden 'achteraf vastgelegd' op de regel en, uitgeklapt, wanneer en waarom het is vastgelegd, zoals op het tabblad Rapportages.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/clientenWijziging
In het tabblad Rapportages van het dossier staat een verslag dat later is vastgelegd dan de dag van de zorg, nu op de datum en tijden van dat zorgmoment, en daar wordt het ook op gesorteerd en gefilterd. Een gewoon verslag blijft staan op het moment dat het is geschreven. Wanneer een verslag is vastgelegd, zie je bij de markering Achteraf vastgelegd: op de computer als je erop gaat staan of er met Tab naartoe gaat, op de telefoon als regel eronder. Ook de laatste rapportage op het Overzicht volgt deze regel.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/clientenWijziging
Een verslag dat later is vastgelegd dan de dag van de zorg, krijgt in het dossier al de markering Achteraf vastgelegd. Die markering zie je nu ook op twee andere plekken. In het cliëntportaal staat bij zo'n verslag Later toegevoegd, zonder namen. In het dossierafschrift (pdf) staat erbij op welke datum het is vastgelegd. In het logboek heet een import van verslagen Import van rapportages.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/portaal/clienten/audit-logHerstel
Bij het vastleggen van een PGB-beschikking met zorgproducten kon het opslaan van de zorgproducten mislukken, met alleen de zin dat de beschikking niet kon worden vastgelegd. Dat is opgelost: de zorgproducten worden nu goed vastgelegd. Klopt er iets niet, dan zegt Zonote bij het veld wat er mis is, nog vóór er iets is opgeslagen: elke zorgsoort heeft een omvang als getal nodig (zoals 3 of 2,5), een zorgsoort mag er maar één keer in staan, en een PGB-beschikking heeft minstens één zorgproduct. Lukt het opslaan toch niet, dan blijft het venster open met de echte reden, en kun je de zorgproducten verbeteren zonder een tweede beschikking te maken.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/clientenNieuw
Als beheerder of zorgcoördinator zet je nu veel uren van één collega bij één cliënt in één keer in Zonote, met Uren importeren naast Uren toevoegen in Zorgregels corrigeren. Je kiest een CSV-bestand en per soort in het bestand, bijvoorbeeld BG en PV, de zorgsoort uit de toewijzing van de cliënt. Een voorbeeld laat per regel zien of hij kan, met de reden als het niet kan, en per maand en per zorgsoort het totaal. Pas als je op Importeren klikt, wordt er iets vastgelegd, en met Import ongedaan maken gaat de hele import in één keer terug.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/zorgregels/corrigeren/zorgregels/corrigeren/importerenNieuw
Als beheerder of zorgcoördinator voeg je in Zorgregels corrigeren uren toe voor elke collega, en wijzig of verwijder je ze, zonder reden en zonder dat de collega iets hoeft te bevestigen. Verwijderd per ongeluk? Met Ongedaan maken staat de regel er weer. Bij elke regel staat wie hem invoerde of wijzigde, ook in Mijn uren, en het logboek legt vast op wiens naam de uren staan. Uren die al gedeclareerd zijn of in een maand met een vastgestelde PGB-factuur vallen, staan op slot; een rapportage in zo'n maand wordt wel bewaard, alleen de tijd telt dan niet mee.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/zorgregels/corrigeren/urenWijziging
Bij Zo nodig geven op de toedienlijst noemt het aftekenformulier nu het middel dat je aftekent, met de sterkte, de dosering, de vorm en de instructie, en de knop van dat middel staat gemarkeerd. Op de knoppen staat ook de sterkte, zodat twee middelen met dezelfde naam niet meer te verwarren zijn. Zolang de gegevens van de middelen nog worden opgehaald of tijdens het opslaan staan de zo-nodig-knoppen uit, zodat je nooit een ander middel aftekent dan het formulier noemt.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/clientenNieuw
De Cockpit is een stuurscherm: cijfers per week, maand of vorig kwartaal, vergeleken met de vorige periode en met het verloop van acht weken. Nieuw daaronder: Indicatie en levering, per cliënt een balk die laat zien wie boven of onder de indicatie zit. Op het dashboard open je een bezoek met één tik, en Openstaand werk begint met Vandaag nog te rapporteren. De knop Nieuwe rapportage brengt je naar Rapportage schrijven met bovenaan Vandaag bij jou; heb je precies één bezoek zonder rapportage, dan is die cliënt al gekozen. Bij het aftekenen van medicatie staan naam en geboortedatum van de cliënt bovenaan. En je kunt Zonote op het beginscherm van je telefoon zetten.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/cockpit/dashboard/rapportage/nieuw/clientenWijziging
Wordt je wachtwoord gewijzigd of een authenticator gekoppeld terwijl Zonote op slot staat, dan gaat het slot niet meer open: je logt opnieuw in, met de code uit je app, en er komt een regel in het logboek. Elke nieuw gekoppelde authenticator komt in het logboek van de organisatie, en het account krijgt een mail. Bij Financieel telt PGB-zorg die op een PGB-factuur staat nu als gedeclareerd, en een storing in de rapportages houdt declareren niet meer tegen. Verder: In zorg sinds vóór de geboortedatum wordt ook in de databank geweigerd, een paar foutmeldingen zijn in gewone taal, en er is een kennisbankartikel over AI-geletterdheid.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/vergrendeld/financieel/clienten/nieuwNieuw
Meld je een nieuwe cliënt aan met dezelfde naam en geboortedatum als iemand die er al is, ook in het archief, dan waarschuwt Zonote meteen, met het dossiernummer als link. Een nieuw dossier maak je dan alleen aan als je aanvinkt dat het echt een andere persoon is. Verder: In zorg sinds vóór de geboortedatum wordt geweigerd met een duidelijke melding, het rapport Zorgplannen bij Rapporten toont weer de juiste cliënten, en de Cockpit, Rapporten en het archief tellen cliënten nu op dezelfde manier.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/clienten/nieuw/rapporten/cockpitWijziging
Na een grondig beveiligingsonderzoek zijn een aantal deuren dichtgezet. Wachtwoord wijzigen bij Mijn account werkt weer als je tweestapsverificatie gebruikt. Na het ontgrendelen stuurt Zonote je alleen nog naar een eigen pagina, nooit naar een andere website. Een zorgmedewerker maakt en verplaatst afspraken alleen in de eigen agenda. Organisatiegegevens wijzigen en een cliënt verwijderen kan alleen nog langs de vaste wegen in Zonote, met een regel in het logboek. Zonote draait op een bijgewerkte versie van Next.js, en de kennisbank is op een paar punten rechtgezet.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/account/agendaHerstel
Het scherm Rapportage schrijven gaf een foutpagina zodra je een eigen afspraak met de cliënt had binnen de terugwerkgrens, bijvoorbeeld een bezoek van vanochtend. Dat is hersteld: het formulier opent weer en koppelt het bezoek zoals bedoeld. Er gingen geen gegevens verloren; de fout trad op vóór het opslaan. Een nieuwe controle vangt dit soort fout voortaan vóór een update live gaat.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/rapportage/nieuwNieuw
In het zorgplan zie je nu per levensdomein en per doel hoeveel tijd er is gegeven, vanaf de ingang van het plan tot vandaag. Een bezoek met doelen in meer domeinen wordt gelijk verdeeld, en tijd zonder doel staat apart onder Niet aan een doel gekoppeld. Op elke doelkaart zie je de zorgmomenten, en de PDF krijgt een eigen bijlage ná de handtekeningen. Samen is gelijk aan Geleverde uren op het Overzicht.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/clientenNieuw
Als beheerder kun je nu een dossier dat alleen is aangemaakt om te oefenen of te testen helemaal weghalen, met naam, adres en BSN. Je vindt de knop onderaan de kaart Status & diensten in het dossier. Zonote weigert zodra er iets in het dossier staat dat op een echte cliënt wijst, zoals een bericht van de gemeente, een declaratie of een gebruikt portaal. Het logboek blijft bewaard en het dossiernummer wordt nooit opnieuw uitgedeeld.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/clientenHerstel
Een SOEP-rapportage staat weer onder elkaar, over de volle breedte van het dossier. In twee kolommen bleef er een groot leeg vak staan als het ene onderdeel veel langer was dan het andere. Tekst die uit een ander programma is geplakt, breekt niet meer om de paar woorden af: losse regeleinden lopen door, witregels, lijstjes en opsommingen blijven staan. Dat geldt ook voor gewone rapportages en in het cliëntportaal, en zoeken vindt nu ook een zin die over zo'n regeleinde heen loopt.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/clienten/portaalWijziging
Een rapportage loopt nu door over de hele breedte van het dossier, zodat er rechts geen lege strook meer staat. Een SOEP-rapportage staat op een breed scherm in twee kolommen: Subjectief en Objectief naast elkaar, Evaluatie en Plan eronder. Op een smaller scherm en op de telefoon staan de onderdelen onder elkaar, zoals altijd.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/clientenNieuw
Bij Cliënten staan nu twee tabbladen: Actief en Archief. In het archief staat wie overleden is, of uit zorg met een einddatum die voorbij is. Wie nog tot een latere datum zorg krijgt, blijft onder Actief staan met het label ‘Uit zorg per’ en de datum, en staat de dag erna in het archief. Zoek je iemand, dan vind je ook wie in het andere tabblad staat, in een eigen groep onder de treffers.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/clientenWijziging
Als gegevens nog worden opgehaald, zie je nu de kolommen van de tabel met grijze balken of een rustige regel. Komt iets niet binnen, dan staat er bovenin de kaart een band met wat er mis is en de knop Opnieuw proberen; een lege lijst zegt in een grijze band wat je kunt doen. Meldingen staan voortaan in de kaart waar ze over gaan. Op de telefoon staan lijsten als uren, zorgregels, declaraties, berichten, rapporten en het logboek als regels onder elkaar: naam en duur of bedrag bovenaan, datum en medewerker eronder, en een knop met het woord erbij. Cijfers staan op de telefoon in een kaart met regels en het totaal onderaan; op een computer blijven de tabellen zoals ze waren.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/uren/zorgregels/corrigeren/zorgregels/fiatteren/financieel/export/berichten/rapporten/audit-log/clienten/dashboard/instellingenWijziging
Op het dashboard betekent amber nu alleen nog iets doen. Naast Openstaand werk staat een kortere kaart Uren met de sneltegels eronder. Als zorgmedewerker zie je zorgregels die op je coördinator wachten alleen nog bij Uren; ze tellen niet meer mee in je openstaande werk, de bel of Signaleringen. Op de telefoon worden namen niet meer afgekapt en klapt het menu per groep open. Alle schermen rond het inloggen hebben dezelfde vormgeving, en in het cliëntportaal hebben de etiketten een eigen betekenis en staat Klopt er iets niet? onderaan. Keuzevragen staan als knoppen naast elkaar, de omzet per maand als liggende balken en het vakje bij een MIC-melding toont de ernst. Een knop die niets kan is grijs; een knop die bezig is houdt zijn kleur. Bij Afspraak afronden kun je een afwezige cliënt niet meer zonder reden afronden, en een MIC-melding gaat niet meer dubbel.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/dashboard/portaal/wachtwoord-vergeten/vragenlijst/financieel/mic/agenda/instellingen/platformWijziging
Op een paar schermen stond tijdens het laden al Geen meldingen, Geen cliënten gevonden of Geen regels in dit rapport, en een toewijzing gaf even een foutpagina. Nu staat daar dat de gegevens worden opgehaald. Lukt het ophalen niet, dan zegt het scherm dat het om een storing gaat en niet om een lege lijst, met een knop Opnieuw proberen. Dit geldt voor MIC-meldingen, Zorgregels invoeren, de toewijzing en alle rapporten. Een rapport kun je pas naar Excel zetten als alles binnen is. Voor de leverancier hebben de velden bij Organisatie aansluiten nu een duidelijke rand.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/mic/zorgregels/invoeren/rapporten/platform/aansluitenWijziging
Boven Rapporten en Mijn account stond in de bovenbalk de naam Zonote. Nu staat daar de naam van het scherm, net als bij de andere schermen. De drie kaarten op het Rapportenoverzicht noemden rapporten die niet bestaan, zoals instroom en uitstroom. Ze zeggen nu hetzelfde als de pagina waar ze naartoe leiden. Voor de leverancier: bij het kiezen van een thema staat per thema nu één kleurstip, de hoofdkleur die de organisatie echt krijgt.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/rapporten/account/platformWijziging
Als zorgmedewerker fiatteer je niet zelf. Zorgregels die op je coördinator wachten, stonden toch onder Te fiatteren zorg en in de bel als zorgregels te fiatteren, alsof jij nog iets moest doen. Nu heet die groep Wacht op je coördinator, in de bel, bij Signaleringen en in Openstaand werk. Op het dashboard staat het als een rustige melding in grijs, zonder link. Voor coördinatoren en beheerders verandert er niets. De aantallen blijven voorlopig gelijk.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/dashboardWijziging
Deze update gaat over het portaal waarmee de leverancier de organisaties beheert; in uw eigen omgeving verandert er niets. Alle keuzelijsten en invoervelden daar hebben dezelfde vorm en een duidelijke rand, en labels staan in gewone letters. Elke pagina begint op dezelfde plek, op één lijn met de tabbladen. Het tarief staat altijd met twee cijfers achter de komma, bedragen breken niet meer af en elke organisatie heeft overal hetzelfde sobere kenmerk. Het updateregister is compacter, en de kleuren bij de thema's zijn de kleuren die een organisatie ook echt krijgt.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/platformWijziging
In het cliëntportaal staan koppen en datums in gewone letters in plaats van hoofdletters. Een zorgverlener zonder naam, zoals Zorgverlener A, staat als tekst en niet meer met een letter in een rondje, zodat die letter niet aan een echte begeleider doet denken. Bij Wie keek staat niet in uw team, keek via functie, met een uitleg eronder, en een verslag heet gewoon Verslag. In Mijn zorgplan staat de titel van een doel direct boven wat u en uw begeleider doen. Onder Geweest staat geen vinkje meer, en op een breed scherm is de rechterkolom breder. Op de inlogpagina is de gloed 's avonds warm en ook op de telefoon te zien, en de tekst is bij het laden meteen goed leesbaar. Op Wachtwoord vergeten is de merknaam altijd te lezen.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/portaal/Wijziging
De welkomstbrief spreekt aan met De heer of Mevrouw, en bij geslacht x met de volledige naam. De tekst op de toegangskaart is groter en het adres op de kaart breekt niet meer midden in de code; de scheurlijn zegt alleen Hier afscheuren. Bij een toewijzing noemt elke knop wat hij doet, zoals Aanvang melden… of Opnieuw verzenden; drie puntjes betekent dat er eerst een venster opent. Bij Wmo en Jeugdwet heet het veld Product. Verhoogd inzagerisico staat onderaan de persoonsgegevens en bovenin als het aan staat. Bij Rapportage schrijven staat de datum als gewone regel, met Hoort bij afspraak er direct onder, en de inspreekknop zonder kader. De stappen van het zorgplan zijn beter te zien, en op de telefoon staat de naam van de stap erbij. Zorgplan bewerken en Ondertekenen houden in elke stand dezelfde opmaak.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/rapportage/nieuw/zorgplan/nieuwWijziging
Bij Collega's staat het aantal met een woord erbij, zoals 2 collega's, en bij elk telefoonnummer een hoorn. Op de pagina van een kring staat de stand van een vergadering alleen nog in de kop van de groep; Ter vaststelling heeft daar een stip. Op de telefoon begint een regel in de documentenlijst nooit meer met een losse stip, blijven datums heel en staan de tabbladen vast in twee rijen, met het streepje alleen onder het gekozen woord. Knoppen, velden en vlakken hebben in het intranet overal dezelfde ronding, ook in vensters, en in de thema's Linnen en Aardewerk blijven de lijnen en de tekst koel. Kring opheffen staat in rood, omdat het niet terug te draaien is. Bij een extern document staat de eigen toelichting van de organisatie als kop, en de uitleg over externe documenten klein eronder.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/intranet/collegas/intranet/documenten/intranet/vergaderingenWijziging
Bewaartermijnen en het Datalekregister hebben dezelfde marges en kop als de andere schermen, en Bewaartermijnen en Support hebben een titel bovenin. Bij Berichtenverkeer staat het werk dat wacht bovenaan: klaar om te verwerken en de berichten die nog verstuurd moeten worden. Bij Vergaderingen zegt een soort overleg zonder kring dat één keer, en Maak aan staat ook op de telefoon in de kop van elke soort. Een kring maak je voortaan via Maak aan bij de soort overleg; de losse knop Nieuwe kring is weg. Op het Datalekregister hebben de blokken een gewone kop. In de filters bij Cliënten zijn keuzes zonder cliënten lichter, en tijdens het laden staan er geen nullen. In het cliëntportaal staat bij de gegevens Status: In zorg.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/bewaartermijnen/datalekken/berichten/intranet/vergaderingen/clienten/supportWijziging
Lange uitleg loopt niet meer over de volle breedte, en er blijft geen los woord op de laatste regel staan. In de kennisbank staat het zoekveld bovenaan; het nieuws eronder geeft per update de eerste zin, met een link naar het hele bericht. Een artikel noemt zijn onderwerp in de regel terug naar de kennisbank. Kaarten en rijen waarop je kunt klikken, hebben rechts een pijltje. Een uitgezette schakelaar en de keuzes bij het rapporteren hebben een rand die je goed ziet. Bij de uren staat de herkomst als gewone tekst en het slotje in het label. In het logboek valt alleen nog op wat aandacht vraagt: exporteren, zoeken en verwijderen. Collega's hebben overal hetzelfde rondje met hun initialen, en een ongelezen bericht heeft een stip op dat rondje.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/kennisbank/uren/audit-log/intern/medewerkers/instellingenWijziging
Op de telefoon staan de knoppen onderaan een kaart naast elkaar en zijn ze groot genoeg om te tikken; Wijzigingen opslaan heet daar kort Opslaan. Bij Cliënten staan zoeken en Filters in één strook. In het zorgplan groeien de velden voor doelen en acties mee met de tekst, en de prullenbak is makkelijker te raken. Bij Export en Formulieren staan de knoppen onder de naam. Interne berichten toont op de telefoon ook de teams, en de drie mappen passen naast elkaar. Bij Signaleringen zie je de uitleg pas als je een rij openklapt. Rijen die je opzij schuift, zoals de categorieën van Instellingen, laten aan de rand zien dat er meer is, en de gekozen plek staat in beeld. In het cliëntportaal is Wie keek gemarkeerd als je op die pagina bent. Kleine links en tabs zijn makkelijker aan te tikken.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/clienten/instellingen/intern/dashboard/export/zorgplan/nieuwWijziging
De link terug bovenaan een pagina ziet er overal hetzelfde uit en noemt waar je heen gaat, zoals Dossier of Cliënten; op de telefoon is hij groot genoeg om te tikken. Waar een tabblad of de zijbalk al de weg terug is, staat geen tweede link meer. Op de pagina's onder een dossier staat de cliëntnaam niet meer twee keer. Bij het opstellen van een zorgplan is Terug op de eerste stap de enige uitgang, en daarna heet de knop Vorige stap. Interne berichten heeft één knop Nieuw bericht. Voor de zorgmedewerker heet de menukolom met Kennisbank en Support nu Hulp. Bij Berichtenverkeer breken de knoppen netjes af op de telefoon, en bij het Datalekregister, Support en Taken staat de eigen knop rechts bovenaan.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/clienten/medewerkers/intern/berichten/datalekken/support/taken/zorgplan/nieuwWijziging
Bij lange instellingen blijft de balk met Wijzigingen opslaan onderaan in beeld, zodat je ziet dat er nog iets op te slaan valt. Alle instellingen gebruiken dezelfde balk, en op de telefoon passen Ongedaan maken en Wijzigingen opslaan op één regel. Bij Privacy en beveiliging staat bovenaan wat nu geldt, en daaronder wat je kunt aanpassen.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/instellingenWijziging
In de instellingen zijn tussenkoppen duidelijk anders dan de veldlabels eronder. Getalvelden zijn kort, met de eenheid erachter, zoals minuten of dagen. Zorgproducten, rapportagesoorten en plantypes staan als rustige rijen met een kolomkop, en de naamvelden zijn even hoog als andere velden. Optionele velden heten overal op dezelfde manier (optioneel), en ook Huidig wachtwoord en Welke zorg heb je geleverd krijgen het sterretje van een verplicht veld. De filters op MIC en in het logboek hebben een zichtbaar label, en zoekvelden een loep. Cliënt aanmelden en het MIC-formulier zijn even breed als de andere formulieren.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/instellingen/mic/audit-log/clienten/nieuw/mic/nieuw/financieel/zorgregels/invoeren/accountWijziging
Bij een nieuwe MIC-melding beginnen categorie en ernst leeg, zodat je ze bewust kiest. In het MIC-overzicht reageert een melding op aanwijzen, en Markeer als afgehandeld is een rustige tekstknop zolang er nog geen opvolging is. Elke MIC-tegel heeft een toelichting. Kerncijfertegels hebben geen grijs icoon meer, en losse kopiconen zijn weg op Beheer, het platformoverzicht, Tijd en uren en Wat is er nieuw. Bij het cliëntenoverzicht in Rapporten staat wat aandacht vraagt in de telregel in plaats van in vier tegels.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/mic/mic/nieuw/rapporten/client/cockpit/uren/financieel/export/rapporten/beheer/rapportage/nieuwWijziging
De tarieventabel heeft geen stip meer achter bedragen; een streepje onder een gemeente of zorgkantoor betekent alleen dat die geen eigen tarief heeft, en in de kolom Organisatie staat geen tarief als daar niets is vastgelegd. Hetzelfde product staat onder één kop. De knop Contracttarief toevoegen staat rechts naast de titel. Op Financieel en Export is een ontbrekend tarief een waarschuwing in plaats van een fout, en aan het notitie-icoon zie je of er een notitie is. Bij Export staan de kolommen op elke factuur op dezelfde plek. In de rapporten werkt Cliënt hetzelfde als Medewerker en Overige, en Naar Excel staat op één vaste plek.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/instellingen?categorie=tarieven/financieel/export/rapporten/client/rapporten/medewerker/rapporten/overigeWijziging
Tabellen met zorgregels sluiten aan: naam, tijd en duur staan bij elkaar en het wit valt aan het eind van de rij; bij lange namen breekt de naam gewoon af. Rijacties zoals Corrigeren, Inzien en melden hebben één rustige vorm, en rijen zijn weer even hoog. De telling en de knop Afdrukken of Fiatteren staan in de kop van de tabel. Bij het corrigeren heet de knop voor de zorgsoort Zorgsoort bijwerken. De staafjes bij Declaratiebasis per cliënt staan in verhouding. Zorg vastleggen en de teamkeuze bij fiatteren zijn eenvoudige lijsten. Op Financieel staat Declaratie versturen één keer in de kop, alleen als er iets klaarstaat.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/zorgregels/inzien/zorgregels/corrigeren/zorgregels/afdrukken/zorgregels/fiatteren/zorgregels/invoeren/uren/financieel/berichtenWijziging
Eén woord voor één ding: urenregels heten nu overal zorgregels en 'goedkeuren' heet overal fiatteren, op het dashboard, bij Uren en in de belmelding. De status 'In afwachting' heet in Financieel nu 'Ingediend'. De stand van tweefactor-aanmelding ziet er op Beheer, Medewerkers, Mijn account en de tweestapskaart hetzelfde uit: ingesteld als rustige regel, nog instellen als waarschuwing. Het rooster op het dashboard zegt nu of je je eigen afspraken of die van het team ziet.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/uren/dashboard/financieel/beheer/account/medewerkers/zorgregels/fiatterenWijziging
Het register van wie wat inzag of wijzigde heet nu overal Logboek, ook in het menu; het register van berichten heet voluit berichtenlogboek. Op de schermen voor medewerkers staat rapportage in plaats van verslag, zoals de knop Rapportage schrijven in de agenda; bij vergaderingen, op het intranet en in het cliëntportaal blijft het verslag. De instellingenkaarten zeggen allemaal hetzelfde: wijzigingen gelden pas na Wijzigingen opslaan en komen in het logboek.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/audit-log/instellingen/rapportage/nieuw/agenda/berichten/medewerkers/[id]Wijziging
Het logboek toont acties en onderdelen nu in gewone woorden, bijvoorbeeld Inzien en MIC-melding in plaats van read en mic_melding, en de rol van wie het deed. De VECOZO-kaart zegt Oefenstand en uitleg zonder technische namen; de knop heet Voorbeeld. Statuslabels beginnen overal met een hoofdletter; een aantal of datum staat ernaast als gewone tekst. Datums met een tijd staan als 7 jul 2026, 15:30–16:30, tabellen tonen het jaar, en een periode staat als 1 jun t/m 16 jul 2026. De leveranciersrollen zijn Nederlands.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/audit-log/berichten/instellingen/dashboard/mic/financieel/export/platform/gebruikers/clienten/[id]/persoonsgegevensWijziging
Schermen die cliënten ook zien, zoals inloggen, wachtwoord vergeten en het slotscherm, spreken nu met u aan; schermen die alleen medewerkers zien met je. Opgetelde tijd staat overal als uren en minuten, bijvoorbeeld 52:00, ook op Urenregistratie, het dashboard, de agenda en het rapport per medewerker; een losse regel blijft 1 uur 30 min. Datumvelden heten overal Van en Tot en met. De MIC-knop heet Incident melden, net als het formulier. Op het scherm staat tweefactor in plaats van 2FA. De cliëntzoeker zegt overal Zoek een cliënt…
Op jouwnaam.zonote.nl:
//wachtwoord-vergeten/uren/dashboard/agenda/rapporten/medewerker/mic/zorgregels/inzien/medewerkers/intranet/collegasWijziging
Op een aantal schermen zei de tekst iets anders dan wat er stond, of stond hetzelfde er twee keer. Op Urenregistratie heet het eerste cijfer nu Totaal, met eronder het echte datumbereik van de registraties. Bij een nieuw zorgplan staat onder de twee datums de zin die bij ondertekening verschijnt, met de datums die je hebt ingevuld. Bij Vergaderingen zegt Te doen wat er in jouw kringen ter vaststelling ligt, en Wie leest noemt nu ook de beheerder, net als de kop. In /datalekken heet de knop Als beoordeeld markeren. Bij Wachtwoord vergeten staat geen voorbeeld van een inlognaam meer in het veld.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/uren/zorgplan/nieuw/intranet/vergaderingen/datalekken/wachtwoord-vergeten/rapporten/overige/dashboardWijziging
Grijze tekst die iets zegt, zoals een reden, een teller, een lege waarde of een voetnoot, staat nu in een donkerder grijs dat overal goed leesbaar is. Rode en oranje meldingen hebben donkere tekst op hun lichte vlak. In een leeg invulveld begint een voorbeeld nu met 'Bijv.', zodat het niet lijkt op een gegeven dat al is ingevuld. In Zorgregels corrigeren staat bij een ingediende regel 'Vergrendeld' met een slotje, op de plek waar anders 'Corrigeren' staat. In de grafiek Omzet per maand is het nog niet gedeclareerde deel nu omlijnd, zodat het niet meer wegvalt tegen het wit.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/financieel/zorgregels/corrigeren/clienten/[id]/persoonsgegevens/dashboardWijziging
De uitleg onder de titel van een venster stopte na één regel met puntjes, ook vlak vóór een stap die je niet terug kunt draaien; nu staat de hele uitleg er. In een cliëntdossier lag de zijbalk over het geopende Medewerkerportaal-menu, waardoor de kolom Cliënten onzichtbaar en niet aan te klikken was; het menu ligt nu bovenop. Bij het invullen van een vragenlijst en bij het maken of bewerken van een zorgplan staat de knop Nieuwe rapportage niet meer bovenin: die bracht je zonder vraag naar de cliëntenlijst en ingevulde antwoorden waren dan weg. In de cliëntenlijst zie je nu aan een label of een cliënt nog in aanmelding is, uit zorg is of is overleden.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/clienten/vragenlijst/zorgplan/medewerkersHerstel
Het tabblad Overzicht van een cliënt liep op een telefoon sinds 14 oktober rechts het scherm uit; dat is hersteld, en bij een bezoek in Recent in dit dossier staat 'nog niet afgerond' of 'geannuleerd' op een eigen regel zodat het nooit wegvalt. Afdrukken vanuit Zonote stopte na één scherm: van 43 zorgregels kwamen er 15 op papier. Nu komt de hele lijst op papier, met de kolomkoppen op elke pagina en zonder knoppen, vinkjes of de balken van het scherm. Onder een afgedrukt zorgregel-werkblad staat welke periode, cliënt en medewerkers het betreft, de afdrukdatum en de organisatie. Elke afdruk wordt vastgelegd in het auditspoor als 'afdrukvoorbeeld geopend'. Bij Zorgregels fiatteren staan in de keuzelijst Medewerker alleen nog de medewerkers van het gekozen team.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/clienten/zorgregels/afdrukken/zorgregels/fiatteren/uren/audit-logHerstel
Op het verslagformulier stond bij de datum altijd vandaag, ook als je het verslag aan een bezoek van gisteren had gekoppeld. Er werd dan wél de goede dag vastgelegd, maar je las de verkeerde. Nu staat er de dag die ook echt wordt opgeslagen, met de toelichting dat die van het gekoppelde bezoek komt.
Daarnaast bleef de nieuwe knop Verslag schrijven in de agenda de hele dag staan op een bezoek van gisteren, terwijl de terugwerktermijn van je organisatie een rollende termijn is: bij 24 uur mag een bezoek van gisteren 09:00 tot vandaag 10:00 worden vastgelegd, en daarna niet meer. Je kon dus een heel verslag schrijven en bij het opslaan alsnog te horen krijgen dat het niet meer mag. De knop verdwijnt nu op het moment dat de termijn voorbij is.
De keuzelijst Hoort bij afspraak in het formulier rekent nog wel met hele dagen. Kies je daar een bezoek dat net buiten de termijn valt, dan weigert het opslaan met uitleg waarom.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/agenda/rapportage/nieuw/clientenNieuw
Kom je net van een bezoek, dan staat er in de agenda voortaan Verslag schrijven. Je gaat rechtstreeks naar het verslagformulier met de afspraak, de datum en de tijd al ingevuld — je hoeft de cliënt niet opnieuw op te zoeken en de klokstand niet over te tikken. Had je de tijd zelf al bijgesteld omdat het bezoek uitliep, dan blijft jouw tijd staan.
Daarnaast is er een nieuwe melding: Bezoeken zonder registratie. Die wijst op geplande bezoeken die voorbij zijn en waar niets mee is gedaan — niet afgerond en geen verslag. Is er wél over gerapporteerd, of staat de tijd al in de urenregistratie, dan zwijgt de melding. Je beheerder kan hem uitzetten onder Instellingen, Meldingen.
Verder hersteld: koos je een afspraak van gisteren, dan kon het verslag met de bijbehorende uren op vandaag worden geboekt in plaats van op de dag van het bezoek. Dat gold alleen bij organisaties die achteraf rapporteren toestaan.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/agenda/rapportage/nieuw/clientenWijziging
Op het tabblad Overzicht van een cliënt staat voortaan het blok Recent in dit dossier: de drie laatste gebeurtenissen — een rapportage, een bezoek, een melding of een gebeurtenis in het dossier — met de datum en wie het deed. Bij een bezoek zie je of het nog niet is afgerond of is geannuleerd. De tekst van een verslag staat er niet bij; die lees je op Tijdlijn.
Op een computer draagt de kop van het dossier nu dezelfde vier gegevens die hij op een telefoon al had: adres, telefoon, volgend bezoek en BSN. Het adres opent Google Maps, het telefoonnummer kun je aanklikken om te bellen, en Volgend bezoek brengt je naar de Agenda.
Daarbij is een fout hersteld die al langer meeliep: het openen van het adres in Google Maps, het openen van een document en het openen van de welkomstbrief lieten een leeg tabblad achter en meldden ten onrechte dat je pop-ups moest toestaan. Die drie werken nu zoals bedoeld.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/clientenWijziging
Wie documenten schrijft (de beheerder, de zorgcoördinator en iedere beleidsmedewerker) vindt met zoeken nu ook de tekst, de titel en het nummer van een concept of een versie ter vaststelling. Zo'n treffer heeft het label Concept of Ter vaststelling en opent die versie. Staat het woord ook in de geldende versie, dan krijg je die. Collega's die alleen lezen, vinden zoals voorheen alleen vastgestelde documenten.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/intranet/documentenWijziging
Alleen de secretaris van een kring plant vergaderingen en notuleert; de beheerder leest anders alleen mee. Daarom staat bij Nieuwe kring de maker nu vooraf ingevuld als eerste secretaris, met uitleg. Lees je als beheerder mee in een kring, dan staat op de kringpagina de knop Mijzelf als secretaris toevoegen; daarna kun je direct een vergadering plannen.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/intranet/vergaderingen/intranet/vergaderingen/kring/[id]Wijziging
Het overzicht Vergaderingen toont nu per soort overleg een kop (Teamoverleg, Casuïstiekbespreking, Intervisie, Multidisciplinair overleg, Eigen kring …), ook als er nog geen kring is; de beheerder maakt er met Maak aan direct een kring van die soort. In de PDF van een document of verslag staat het logo alleen nog op de eerste pagina; de vervolgpagina's tonen de naam van de organisatie als tekst.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/intranet/vergaderingen/intranet/documenten/[id]Wijziging
In de PDF van een document of vergaderverslag staat het logo van je organisatie nu groter in de kop (18 mm op de eerste pagina, 10 mm daarna). Staat er een logo, dan staat de naam van de organisatie niet meer als tekst ernaast; zonder logo blijft de naam staan. In de voet staat de naam altijd.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/intranet/documenten/[id]/intranet/vergaderingen/[id]Wijziging
Bij Documenten kun je nu actiekaarten met een icoon, beltegels (112 altijd rood; een belbaar nummer wordt op de telefoon een belknop) en een tabel in een document zetten; Regel en Let op zijn kaarten geworden en alles staat ook zo in de PDF. Bij Vergaderingen kiest de beheerder onder Soorten overleg welke soorten zijn organisatie gebruikt. Nieuw zijn Casuïstiekbespreking, Intervisie en Multidisciplinair overleg, alle drie zonder cliëntnamen in het verslag.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/intranet/documenten/intranet/documenten/[id]/schrijven/intranet/vergaderingenNieuw
Op het intranet staat nu de tab Vergaderingen. De beheerder maakt kringen aan, zoals teamoverleg, MT, cliëntenraad of raad van toezicht. De secretaris plant vergaderingen met vaste agendapunten; de notulist typt het verslag met besluiten en acties, en biedt het aan. Vaststellen gaat door de voorzitter, in een volgende vergadering of door twee partijen. Besluiten krijgen een nummer per kring, acties lopen door naar de volgende vergadering, en van agenda en verslag maak je een PDF voor leden zonder account. De beheerder leest alle verslagen; dat staat er eerlijk bij. Geen cliëntnamen in verslagen: alleen het aantal besproken cliënten.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/intranet/vergaderingen/intranet/vergaderingen/kring/[id]/intranet/vergaderingen/[id]/datalekkenNieuw
Onder Documenten kun je een document nu archiveren: het geldt dan niet meer en staat in het Archief onderaan de pagina, met datum en reden. Een beleidsmedewerker kan het terughalen. Een document dat nooit is vastgesteld kan elke schrijver verwijderen. Een vastgesteld document kan alleen de beheerder definitief verwijderen, vanuit het Archief, met een reden en het documentnummer overgetypt; het nummer wordt nooit opnieuw uitgegeven.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/intranet/documenten/intranet/documenten/[id]/intranet/documenten/[id]/schrijvenWijziging
Het intranet gebruikt nu de hele breedte van je scherm in plaats van een smalle strook in het midden. Dat geldt voor Start, Mededelingen, Documenten en Collega's. De tekst van een document vult de hele kolom naast de kantlijn, met een iets grotere letter op grote schermen; op brede schermen is de kantlijn iets breder. Op de telefoon verandert niets.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/intranet/intranet/mededelingen/intranet/documenten/intranet/documenten/[id]/intranet/documenten/[id]/schrijven/intranet/collegasNieuw
Op het intranet staat nu de tab Documenten: het handboek van je organisatie met protocollen, beleid, werkinstructies en regelingen. Schrijf een document in Zonote of plak het uit Word, bied het aan, en een beleidsmedewerker stelt het vast. Daarna verandert die versie niet meer en maakt iedereen er een PDF van, met logo, naam, opgesteld door en op, vastgesteld op, geldig vanaf en volgende herziening op elke pagina. Nieuwe versies krijgen een nieuw nummer; de bel herinnert aan herzieningen. De beheerder wijst beleidsmedewerkers aan en kan een leesbevestiging aanzetten (standaard uit, eerst de vraag naar de ondernemingsraad). Staat het intranet uit, dan leest de beheerder de vastgestelde documenten nog.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/intranet/documenten/intranet/documenten/[id]/intranet/documenten/[id]/schrijven/instellingenWijziging
De wissel ECD | Intranet is vervangen door twee losse knoppen in de vorm van de Dashboard-knop. In het ECD staat linksboven naast Dashboard de knop Intranet (met een stip bij nieuwe mededelingen). Op het intranet staat linksboven Dashboard, waarmee je in één klik terug bent op je dashboard (met een stip bij ongelezen berichten), naast de gevulde knop Intranet. Op de telefoon staan de knoppen in de rij bovenaan.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/dashboard/intranetWijziging
De wissel linksboven heeft nu dezelfde zachte pilvorm, maten en letters als de Dashboard-knop ernaast, met een dunne scheidingslijn. De kant waar je bent is gevuld; wijs je de andere kant aan, dan kleurt die alleen iets op, zodat gevuld altijd 'hier ben je' blijft. Op het intranet dezelfde vorm in de kleuren van de organisatie. Op de telefoon even hoog als de Dashboard-knop.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/dashboard/intranetWijziging
Het intranet staat niet meer binnen het ECD: een eigen scherm zonder ECD-balk, cliëntzoeker of Nieuwe rapportage, met dezelfde inlog en beveiliging. Linksboven wissel je met ECD | Intranet (gevulde kant = waar je bent, stip bij nieuws aan de andere kant); terug naar het ECD kom je uit waar je was. Op de telefoon staat de wissel in een eigen rij bovenaan. Het menu-item Intranet is vervallen. Ook: de AGB-koppeling accepteert het Vektis-token met en zonder het woord Vektis ervoor.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/intranet/dashboardNieuw
Nieuwe module die elke organisatie zelf aanzet (Instellingen → Modules, standaard uit): mededelingen met één vastgeprikte en een einddatum, Wie bel ik met toelichting en altijd 112 bovenaan, snelle links en Collega's per team met werk-e-mail en telefoon. Wit en rustig, in de hoofd- en accentkleur van de organisatie. Waarschuwt bij een cliëntnaam of BSN in een mededeling.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/intranet/intranet/mededelingen/intranet/collegas/instellingenWijzigingLet op: dit verandert hoe je werkt
In het dossier staat per scherm nog één knop om te rapporteren, en bovenin op de telefoon de naam van de cliënt met het onderdeel eronder. De menubalk op de telefoon schuift naar het onderdeel waar je bent. Stoppen met een middel, een waarschuwing beëindigen, een afspraak annuleren en iemand uit het team halen vragen eerst of je het zeker weet, met het gevolg erbij. Badges en labels zijn beter leesbaar, lange teksten lopen niet meer over de hele breedte, en de agenda, tijdlijn, vragenlijsten en cliëntenlijst zijn op de telefoon beter te lezen.
Let op: 'Markeer uitgevoerd' heet nu 'Afronden' en 'Annuleren' bij een afspraak heet 'Afspraak annuleren'. 'Netwerk' in het dossiermenu heet 'Persoonlijk netwerk'. In het dossier staat de knop 'Nieuwe rapportage' niet meer in de topbalk; rapporteer met 'Rapporteren over …' of op de telefoon met '+ Rapportage'.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/clienten/agenda/rapportage/nieuwWijzigingLet op: dit verandert hoe je werkt
Kaarten in het dossier hebben één vaste kopvorm: de naam van een blok begint de eerste regel, gevolgd door de kern (bijvoorbeeld 'Geleverde uren — 4:30 in juli'). In Zorglegitimatie staan de feiten voorop en wat nog moet gebeuren op één regel 'Nog te regelen', met de plek waar je het regelt. De wet (Wlz, Wmo, Jeugdwet) is een omlijnd label, zodat hij niet meer als toestand leest. Signaalmonitoring toont het verloop als turflijst: elk blokje is één rapportage. Documenten staan op de telefoon als leesbare regels onder elkaar, zonder zijwaarts scrollen.
Let op: In Signaalmonitoring zijn de knoppen Aantal en Percentage weg: beide getallen staan er nu altijd. Een regel in Zorglegitimatie is zelf niet meer klikbaar; de toewijzing open je via 'Toewijzing … — handelingen →'.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/clientenWijziging
De keuze 'Zichtbaar voor cliënt/familie' is vervallen: elke rapportage is voortaan altijd zichtbaar voor de cliënt in het portaal, zoals in vergelijkbare systemen. De evaluatie blijft de uitzondering — die geef je zelf. Zet daarom geen informatie over iemand anders in een cliëntverslag.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/rapportage/nieuw/instellingen/clienten/[id]Nieuw
De reden die je bij het afronden kiest — ziek, afgezegd of niet verschenen — staat vanaf nu in het cliëntdossier onder de afspraak en in het agendadetail achter de naam van de deelnemer. Lukt het ophalen niet, dan zegt het scherm dat met zoveel woorden in plaats van te zwijgen.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/clienten/[id]/agendaWijziging
Beschikkingen, toewijzingen, toegewezen producten en declaratieregels zijn voor de app niet meer rechtstreeks uit de databank te lezen. Ze komen langs een deur die onder dezelfde toegangsregels leest (organisatie, caseload, uitsluiting) en elke lading als gebeurtenis in het auditlogboek zet: wie, wanneer, hoeveel rijen — zonder cliëntgegevens, één keer per kwartier. Kijkt de leverancier tijdens een supportsessie mee, dan staat ook dat in uw logboek, op zijn naam. Voor het dagelijks werk verandert er niets: beschikkingen vastleggen, berichten inlezen, melden, declareren en factureren werken als voorheen. Wat wél nieuw is: de schermen zeggen het eerlijk als een bron niet kon worden opgehaald. Het financieel dashboard, de PGB-factuur, de omzetstaat en het berichtenverkeer tonen dan welke bron ontbreekt — de zorgregistratie, de zorglegitimatie, de tarieven of de oordelen van de financier — met een knop Opnieuw proberen. En declareren, een factuur vaststellen en retouren ophalen wachten tot alles binnen is, in plaats van te rekenen met een lege lijst. In het dossier zegt de kaart Zorglegitimatie 'wordt opgehaald' of 'kon niet worden opgehaald' in plaats van 'er is nog geen zorglegitimatie vastgelegd'.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/financieel/export/berichten/rapporten/overige/clienten/[id]Wijziging
De urenregistratie, het vervoer en de correctiehistorie zijn voor de app niet meer rechtstreeks uit de databank te lezen. Ze komen langs een deur die onder dezelfde toegangsregels leest (organisatie, caseload, uitsluiting) en elke lading als gebeurtenis in het auditlogboek zet: wie, wanneer, hoeveel rijen — zonder cliëntgegevens, één keer per kwartier. Ook als de leverancier tijdens een supportsessie meekijkt staat dat in jouw logboek, op zijn naam. Voor het dagelijks werk verandert er niets: rapporteren, afronden, fiatteren, corrigeren en declareren werken als voorheen. Nieuw op het dossieroverzicht: de kaart Geleverde uren zegt het eerlijk als de uren niet konden worden opgehaald, in plaats van 'geen uren' te tonen.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/uren/clienten/[id]/zorgregels/financieelHerstel
Onder Instellingen → Rapportage staat bij Doelkoppeling verplicht nu hoeveel cliënten al een zorgplan hebben dat actief is of ter ondertekening ligt — een concept telt niet mee. Staat de knop aan terwijl er cliënten zonder zo'n plan zijn, dan kleurt de regel amber en zegt hij dat voor die cliënten geen rapportage kan worden opgeslagen; zo zet niemand de knop blind om. Verder: de knop Accorderen op de zorgplankaart staat er alleen nog voor wie het ook mag (beheerder en zorgcoördinator); het uitstroomadvies stuurt een plan dat op ondertekening wacht niet meer naar een evaluatie die niet kan; het rapportageformulier zegt bij een ontbrekende begin- of eindtijd, datum of medewerker in gewone woorden wat er mist in plaats van stil te weigeren; een verslag bij een afgezegde afspraak krijgt de echte uitleg terug; en de demo weigert een verslag zonder doel met dezelfde zin als de databank.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/instellingen/rapportage/nieuw/clienten/[id]NieuwLet op: dit verandert hoe je werkt
Een inhaalbericht: dit register bestaat sinds 6 september, maar de veranderingen erna zijn tot vandaag niet als bericht geplaatst. Hierbij alsnog, per dag. 7 sep: een zorgplan uit een afdruk van het vorige systeem inlezen; een ontbrekend zorgplan, risico-inventarisatie of anamnese verschijnt als signaal en als taak bij de begeleider; het dashboard opent weer op vandaag. 8 sep: een beëindigde koppeling in het behandelteam blijft zichtbaar; de kaart Taken heet Openstaand werk; de aanhef in brieven volgt het geslacht. 9–10 sep: een uitnodiging kan opnieuw worden verstuurd en de uitnodigingslink is 24 uur geldig; persoonlijke contacten zijn te bewerken. 10 sep: een concept-zorgplan kan worden verwijderd, en rapporteren op een doel kan alleen op een vastgesteld plan; het dashboard heeft een nieuwe kop met een zoekveld dat je met Ctrl+K of ⌘K opent; een zorgplan toont wie het heeft opgesteld; een concept-zorgplan is te bewerken; op de telefoon is de kop van het dossier een visitekaartje met bellen, route en volgend bezoek; het Overzicht van het dossier is opgeruimd en het dossiermenu is korter.
Let op: De kaart Afspraken staat niet meer op het Overzicht van het dossier; het eerstvolgende en het laatste bezoek en de knop Afspraak plannen vind je op het tabblad Agenda.
Op jouwnaam.zonote.nl:
/dashboard/clienten/zorgplan/nieuw/medewerkers